Si une visite ou une récurrence sont vacantes, il est possible d’offrir la visite à un employé. Si l’employé accepte l’offre, il est possible de lui attribuer la visite.
Offrir une visite ou une récurrence vacantes à un employé
D’abord, se rendre dans une visite vacante, dans n’importe quelle page de gestion des horaires (l’horaire individuel d’un client, l’horaire de tous les clients ou de tous les employés de l’agence, ou l’horaire des clients sur un profil d’établissement). Les visites vacantes seront affichées en rouge.
Cliquer sur la visite et sélectionner Plus de détails.
Il est également possible d’accéder à la liste de visites vacantes à partir de la page de gestion des effectifs. Se rendre sur Planification > Gestion des effectifs, puis cliquer sur l’onglet Visites vacantes. Cliquer sur le bouton Afficher de la visite à offrir.
Dès que la visite est ouverte, cliquer sur l’onglet Offres.
Dans l’onglet Offre, les états de toutes les offres précédemment envoyées s’afficheront.
Si la visite fait partie d’une récurrence, il faudra sélectionner l’envoi d’une offre pour la visite ou pour la récurrence complète.
Il est possible d’ajouter des commentaires visant à aider les employés sélectionnés à accepter l’offre, et paramétrer une date d’échéance de la réponse (la date et l’heure à laquelle les employés doivent répondre avant que l’offre n’expire).
Deux options s’imposent lors de l’offre d’une visite à un employé. Lorsque le nom de l’employé à qui envoyer une offre est connu, cliquer sur Ajouter.
Ensuite, commencer la saisie du nom de l’employé sélectionné. Une fois le bon employé sélectionné, cliquer sur Sauvegarder.
Cliquer à nouveau sur Ajouter pour envoyer l’offre à plus d’un employé.
Pour utiliser l’outil Trouver un employé afin d’identifier les meilleurs employés pour combler la visite, cliquer sur Trouver.
Une fois l’outil Trouver un employé ouvert, on peut sélectionner plusieurs mode de tri, activer l’affichage du temps de déplacement, ou passer en mode Horaire, pour nous aider à trouver l’employé idéal à qui offrir la visite.
Cliquez sur le bouton Sélectionner situé à côté des employés souhaités. Puis, cliquer sur Sauvegarder.
⚠ Il est impossible d’envoyer une offre de visite à plus de 200 employés. Si plus de 200 employés sont sélectionnés, les boutons +Ajouter et Envoyer l’offre seront désactivés. En survolant les boutons désactivés, l’avertissement suivant s’affiche : Impossible d’ajouter plus de 200 employés à une offre de visite ou de récurrence. (Remarque: Il est possible de sélectionner plus de 200 employés à l’aide de l’outil Trouver un employé, mais il sera impossible d’envoyer l’offre tant que certains des employés ne seront pas supprimés). ⚠
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Lorsque 200 employés sont ajoutés à une offre, le bouton Envoyer l’offre sera activé, mais le bouton +Ajouter sera désactivé pour empêcher l’ajout de plus d’employés.
Si l’organisation utilise les notifications d’offres de visite, une icône d’avertissement jaune accompagnée d’une info-bulle apparaîtra à côté du nom de l’employé si une adresse courriel ou un numéro de téléphone n’est pas configuré pour l’un des employés sélectionné.
Un avertissement apparaîtra également à côté du nom de l’employé si les notifications n’ont pas été configurées pour l’un des employés sélectionnés.
Lorsque tous les employés souhaités sont ajoutés, cliquer sur Envoyer l’offre.
L’état de l’offre passera maintenant à En attente.
L’onglet Offre affichera le nombre de réponses reçues par rapport au nombre d’offres envoyées.
Dans l’onglet Employés sélectionnés, vous pouvez voir les réponses individuelles des employés qui ont reçu des offres.
Dès qu’un employé accepte l’offre, il est possible de lui attribuer la visite en cliquant sur Attribuer.
Relancer une offre
Si les détails de l’offre doivent être modifiés, effectuer les ajustements nécessaires et cliquer sur Relancer l’offre.
Il est alors possible d’envoyer l’offre aux employés nouvellement ajoutés ou à tous les employés sélectionnés et de supprimer les réponses déjà reçues.
Cette option ne sera visible que lors de l’ajout d’un nouvel employé à la liste de l’offre, ou lorsqu’un employé qui a précédemment refusé la tâche est retiré et ajouté à nouveau de la liste.
Lors de l’envoi d’une offre aux employés ajoutés seulement, le système :
- N’enverra l’offre qu’aux employés qui portent la mention N’a pas été envoyée.
- Crée une nouvelle date d’échéance pour toutes les offres actives (les offres expirées passeront à nouveau à l’état En attente).