Comment créer des formulaires électroniques (rapports de service)?

AlayaCare vous permet de numériser vos documents papier, ce qui permet à votre personnel de remplir plus rapidement et plus facilement les évaluations des clients, les formulaires et autres rapports qui sont actuellement manuels. Pour lancer la création de formulaires électroniques, accédez à Paramètres>Paramètres des rapports

Dans Paramètres des rapports, cliquez sur Nouveau rapport personnalisé pour créer un nouveau formulaire électronique.

La fenêtre suivante s’affiche pour vous permettre de saisir les détails du rapport.

1. Nom : Titre du formulaire (p. ex., « Évaluation en physiothérapie »)
2. Information/Instructions (option) : Notes visibles juste en dessous du titre du formulaire dans la liste des rapports (p. ex., « Doit être rempli lors de la première visite avec tous les clients »)
3. Restreindre la soumission à : Seules ces personnes pourront remplir et soumettre ce formulaire
4. Restreindre l’affichage à: Une fois ce formulaire rempli, seules les personnes suivantes pourront consulter les formulaires complétés
5. Categorie : si des catégories de rapports sont établies, vous pouvez attribuer ce formulaire à l’une d’entre elles
6. Attibuer à : rendre ce formulaire accessible à l’ensemble du personnel « Tous les comptes », à un seul employé ou à personne du tout : « Désactiver (masquer) »
7. Type : Rapport (Normal) : rapport normal. Tâche distribuable : pour joindre ce rapport à une «Tâche » dans AlayaCare
8. Réservé aux administrateurs : une fois le rapport soumis, seul le personnel administratif pourra le consulter (pas de personnel de terrain)
9. Notifier la file d’attente des alertes : chaque fois que ce rapport est complété, une notification sera envoyée aux numéros de téléphone définis dans Paramètres>Notifications>Numéros de téléphone définis dans l’onglet « Alertes/Panique/Rapports importants »
10. Approuver automatiquement : le rapport sera approuvé automatiquement dès sa soumission et sera exclu de l’IRC « Rapports à approuver » du tableau de bord.
11. Exclure du rapport du quart de travail : chaque fois qu’un employé remplit ce formulaire, il ne sera pas visible sous Rapport du quart de travail (dans Profil du patient > Rapports du patient > Rapport du quart de travail)
12. Afficher le rapport dans le tableau de bord du patient : en cochant cette case, ce rapport s’affichera sous la forme d’un onglet bleu dans le profil du client sur mobile
13. Pré-remplir à partir du rapport le plus récent : lorsqu’il remplit ce rapport, l’employé peut consulter les réponses du dernier rapport.
14. Pointage d’arrivée nécessaire : l’employé doit avoir pointé son arrivée à la visite pour pouvoir remplir et soumettre le rapport

Une fois ces paramètres sauvegardés, cliquez sur Configuration des champs.

Pour ajouter le premier élément, cliquez sur Ajouter un champ.

Cliquez sur Sélection unique, et vous verrez apparaître une liste déroulante vous permettant de choisir le type de champ que vous souhaitez créer et le libellé de ce dernier.

• Zone de texte (Normal) = une zone de saisie d’une ligne P. ex., diagnostics
• Zone de commentaire (Zone de texte) = une saisie multilignes P. ex., Notes supplémentaires
• Nombre = sélectionneur de nombre P. ex., nombre de plaies
• Photo = les utilisateurs seront invités à prendre une photo avec leur appareil P. ex., prendre une photo de la plaie
• Case de signature = les utilisateurs peuvent apposer leur signature à l’aide de l’écran tactile de leur appareil ou de leur souris s’ils remplissent le formulaire sur le Web P. ex., Signer ici
• Case à cocher = une case dans laquelle s’affiche une une coche si l’on clique dessus P. ex., Évaluation des risques réalisée
• Sélecteur de liste (Choose One) = une question pour laquelle vous ne pouvez choisir qu’une seule réponse P. ex., Intensité de la douleur (les options de la liste sont les chiffres 1 à 10)
• Sélection multiple = une question à choix multiple où l’utilisateur est autorisé à sélectionner plusieurs options P. ex., Vit avec (les options de la liste peuvent être : conjoint, personnes à charge, chien, chat, etc. L’utilisateur peut sélectionner plus d’une réponse)
• Dessin : Corps = affiche un diagramme de l’avant, du dos et de la tête d’une personne pour que l’utilisateur puisse indiquer les zones du corps en les encerclant P. ex., Indiquer l’emplacement des douleurs
• Dessin : Pieds = similaire à dessin : corps, sauf que les diagrammes représentent des pieds p. ex., Indiquer l’emplacement de l’ulcère
• Séparateur de champ = un titre , par exemple Évaluation de l'état physique
• Sélecteur d’heures = horloge pour sélectionner une heure de la journée p. ex., heure de levée du client
• Sélecteur de dates = calendrier pour sélectionner une date p.ex., date du prochain rendez-vous chez le médecin

Remarque : en survolant chaque élément sur l’écran mobile, vous pouvez le modifier et le réordonner dans la liste des éléments à l’aide du symbole de flèche ou de la case rouge.

Veuillez noter que vous pouvez ajouter autant de formulaires que nécessaire et les modifier, mais vous ne pouvez pas supprimer complètement un rapport d’AlayaCare. Vous pouvez toutefois masquer le rapport en réglant le paramètre « Attribuer à » sur « Désactiver (masquer) ».