Selon les paramètres du système de l’agence, les employés sont soit disponibles soit indisponibles par défaut. Les (in)disponibilités peuvent ensuite être ajoutées à l’horaire d’un employé en tant qu’événements uniques ou récurrents.
Il est également possible d’ajouter des congés rémunérés et non rémunérés pour des employés individuels selon les types définis dans les paramètres de comptabilité.
Les (in)disponibilités/congés d’un employé affecteront la planification d’horaire de la manière suivante :
- Si l’employé est affecté à des visites pendant cette période, ces visites seront considérées comme vacantes.
- Si l’employé est ajouté à une récurrence, toutes les visites qui entrent en conflit avec l’indisponibilité/le congé resteront vacantes.
- Dans l’outil de recherche d’employés, la disponibilité de l’employé sera déterminée par les (in)disponibilités/congés dans son horaire.
(In)disponibilité par défaut de tous les employés
Le fait que tous les employés soient disponibles ou indisponibles par défaut est déterminé au niveau du système.
Cliquer pour en apprendre davantage sur la configuration de la programmation au niveau du système.
⚠ Si le paramètre est modifié, seuls les employés créés après la modification hériteront de la nouvelle valeur par défaut. ⚠
(In)disponibilité par défaut pour un seul employé
Indépendamment du paramètre par défaut du système, un employé individuel peut être défini comme disponible ou indisponible par défaut dans son propre profil.
1. Accéder à Profil de l’employé>Emploi>Paramètres d’emploi et cliquer sur Définir/Modifier pour l’option Disponibilité par défaut de l’employé.
2. Dans la fenêtre de dialogue qui s’ensuit, on peut modifier les paramètres de l’employé.
Ajouter une disponibilité à l’horaire d’un employé
La disponibilité peut être ajoutée comme une occurrence unique ou une récurrence dans l’horaire de l’employé.
1. Accéder à Profil de l’employé>Emploi>Disponibilité.
2. Les disponibilités peuvent être triées par Passées, Actuelles et À venir, ou Toutes en cliquant sur l’icône .
3. Cliquer sur + Ajouter une disponibilité.
4. Dans la fenêtre de dialogue qui s’affiche, définir une occurrence unique ou une récurrence pour la disponibilité.
Date de début : La date de début de la période de disponibilité.
Date de fin : S’il s’agit d’un événement unique, elle sera fixée soit au même jour que la date de début, soit au jour suivant pour un événement survenant le lendemain. S’il s’agit d’une disponibilité récurrente, sélectionner la date de fin de la récurrence.
Toute la journée : Cocher la case pour indiquer que l’employé sera disponible pendant toute la journée civile.
Préciser l’heure (heure de début/fin) : Si la disponibilité ne dure pas toute la journée, ces champs sont obligatoires.
Fréquence : S’il s’agit d’une occurrence unique, sélectionnez Quotidienne. Pour une récurrence, on peut choisir entre quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Dans le cas de l’option Hebdomadaire, il faut sélectionner les jours de la semaine. Pour l’option Mensuelle, il faut indiquer le jour du mois (par exemple, le 15).
Répéter tous les : Définir une quantité pour la fréquence de la récurrence.
Aperçu : Si une récurrence est programmée, l’aperçu présente une liste de dates et d’heures pour les occurrences à venir.
5. Cliquer sur Sauvegarder.
Ajout d’une indisponibilité/congé à l’horaire d’un employé
L’indisponibilité/le congé peut être ajouté comme une occurrence unique ou une récurrence dans l’horaire de l’employé.
1. Accéder à Profil de l’employé>Emploi>Indisponibilité.
2. Les indisponibilités/congés peuvent être triés par Passés, Actuels et À venir, ou Tous en cliquant sur l’icône , ainsi que par Type (indisponible/congé). Ils peuvent également être recherchés par description.
3. Cliquer sur + Ajouter une indisponibilité.
4. Dans la fenêtre de dialogue qui s’affiche, définir une occurrence unique ou une récurrence pour l’indisponibilité/le temps libre.
Date de début : La date de début de la période d’indisponibilité.
Date de fin : S’il s’agit d’un événement unique, elle sera fixée soit au même jour que la date de début, soit au jour suivant pour un événement survenant le lendemain. S’il s’agit d’une indisponibilité récurrente, sélectionner la date de fin de la récurrence.
Toute la journée : Cocher la case Toute la journée pour indiquer que l’employé sera indisponible pendant toute la journée civile.
Préciser l’heure (heure de début/fin) : Si l’indisponibilité ne dure pas toute la journée, ces champs sont obligatoires.
Fréquence : S’il s’agit d’une occurrence unique, sélectionnez Quotidienne. Pour une récurrence, on peut choisir entre quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Dans le cas de l’option Hebdomadaire, il faut également sélectionner les jours de la semaine. Pour l’option Mensuelle, il faut également indiquer le jour du mois où la visite doit avoir lieu (par exemple, le 15).
Répéter tous les : Définir une quantité pour la fréquence de la récurrence.
Aperçu : Si une récurrence est programmée, l’aperçu présente une liste de dates et d’heures pour les occurrences à venir.
5. Cliquer sur Sauvegarder.
Congés payés et non payés
Un type de congé peut être programmé pour durer toute la journée ou pour une période fixe pendant la journée.
- L’employé est indisponible toute la journée et manquera toutes les visites prévues ce jour-là : cocher l’option Toute la journée.
- L’employé ne manque que les visites qui débutent ou se terminent entre l’heure de début et de fin prévue du congé : laisser la case Toute la journée non cochée et saisir une heure de début et de fin.
En outre, le type de congé peut être payable ou non. Cela dépend des paramètres du type de congé.
- L’employé peut être rémunéré pour ses visites manquées selon les codes de rémunération des visites.
- L’employé peut être rémunéré pour ses visites manquées selon un code de rémunération défini sur le type de congé.
- L’employé peut être rémunéré pour une durée fixe, selon un code de rémunération configuré sur le type de congé. Il est possible de modifier la longueur de la durée définie par défaut lors de l’ajout d’un congé à l’horaire de l’employé.
- L’employé peut se retrouver sans rémunération.
Planification d’horaire d’un employé indisponible
Lorsqu’une récurrence est créée pour un employé indisponible et que l’employé est indisponible pour une partie ou la totalité des visites, ces visites seront automatiquement définies comme vacantes. Une notification relative aux visites laissées vacantes sera envoyée.
Lorsqu’on tente de programmer des visites uniques qui chevauchent partiellement une indisponibilité, une alerte est émise lors de la création.
En cliquant sur Confirmer, la visite sera toujours programmée pour l’employé.
Supprimer les indisponibilité
On peut supprimer une indisponibilité pour un employé en cliquant sur la flèche vers le bas à côté de Modifier pour l’indisponibilité que l’on souhaite supprimer et en sélectionnant Supprimer.
Pour procéder à la suppression de l’indisponibilité, cliquer sur Confirmer dans la fenêtre de dialogue.
Un avertissement est également émis lorsqu’on tente de supprimer ou de modifier une indisponibilité payable qui a été incluse dans un cycle de paie.