Aperçu de la fonctionnalité : Paie

AlayaCare peut calculer la paie brute et exporter suffisamment d’informations pour qu’un système de paie externe puisse calculer le brut et le net.

Alayacare peut exporter les éléments payables suivants avec les codes de paiement et, s’ils sont configurés, les taux de paiement, pour qu’ils soient traités par votre système de paie externe :

• Visites
• Primes
• Congé

Vous pouvez créer trois types différents de primes pour la paie :

• Primes de la visite
• Primes quotidiennes
• Primes calculées

En outre, il existe quelques options de base pour le calcul de :

• Indemnité de congés payés
• Rémunération des heures supplémentaires

Si vous choisissez de configurer vos codes de paiement avec des taux de paiement dans Alayacare, vous avez la possibilité de modifier les taux aux niveaux suivants :

• Visite
• Employé

Créer une période de paie

La création d’une période de paie constitue la première étape de l’exécution de la paie.

En apprendre davantage :

• Comment créer/modifier/supprimer une période de paie?

Approbation des visites/visites non planifiées

Naviguez vers 1) Approbation des visites>Approbation des visites pour examiner/approuver les visites pour la paie dans l’onglet Approbation des visites.

Naviguez vers Approbation des visites>Visites non planifiées pour examiner/ajoutez des visites non planifiées à approuver dans l’onglet Approbation des visites.

Les visites non planifiées sont des sessions de travail qui se produisent lorsqu’un soignant pointe son arrivée à un service pour un client dans sa charge de travail au lieu d’une visite planifiée. Les visites non planifiées ne peuvent pas être incluses dans une période de paie tant qu’elles n’ont pas été ajoutées au calendrier. Pour en savoir plus sur les visites non planifiées et sur la manière dont elles peuvent être ajoutées au calendrier pour approbation en vue de la facturation et de la paie, voir Comment résoudre mes visites non planifiées?

En apprendre davantage :

• Approbation des visites

Congé

1. Naviguez jusqu’à Approbation des visites>Temp pour examiner tous les congés programmés au cours de la période.
   
   
2.  Les congés peuvent être filtrés par employé, par type de congé, payable ou non payable, ou groupe de client.
   
   
   
   
   
3. Si vous souhaitez ajouter/modifier les congés ou l’indisponibilité d’un employé, vous devez le faire à partir du profil de l’employé.

En apprendre davantage :

• Comment configurer/modifier/supprimer les types de congés?
• Comment puis-je définir/modifier les indisponibilités dans l’horaire de mon employé?

Primes

Il existe de nombreuses façons d’ajouter des primes aux employés.

1. Une prime payable est ajoutée directement à la visite. P. ex. Un employé a fait les courses d’un client et doit être remboursé. La valeur des courses peut être ajoutée à la visite à titre de prime de visite.
2. Une prime est créée pour l’employé. Par exemple, l’employé reçoit un remboursement mensuel pour sa facture de services de téléphonie. Une prime est créée pour l’employé indépendamment de toute visite, que ce soit dans le profil de l’employé ou dans la période de paie.
3. Une règle de prime est mise en place dans la période de paie. Par exemple, tout employé dont les déplacements entre les visites répondent à certains critères recevra une prime en fonction de la quantité de déplacements remboursables.

• Aperçu de la fonctionnalité : Primes

Indemnité de congés payés

En apprendre davantage :

• Comment configurer des Jours fériés?
• Comment payer un taux de jour férié aux employés lors de l’exécution de la paie

Rémunération des heures supplémentaires

Les paramètres d’emploi déterminent la règle relative aux heures supplémentaires pour un employé donné.

Si une partie d’une visite donnée pour cet employé dépasse le temps alloué pour cet employé dans la période donnée, le code de paiement des heures supplémentaires défini pour cette visite s’appliquera à cette partie des heures de l’employé.

Par exemple, supposons qu’un employé soit soumis à la règle des heures supplémentaires « 40 heures/1 semaine » et qu’il ait travaillé 38 heures jusqu’à présent. Leur prochaine visite aura lieu dans 3 heures. Pour cette visite, ils recevront 2 heures du code de paiement normal et 1 heure du code de paiement des heures supplémentaires.

Les heures supplémentaires sont calculées en fonction du paramètre défini dans Paramètres du système > Planification > Premier jour de la semaine.

En apprendre davantage :

• Comment fixer une règle pour les heures supplémentaires au niveau de l’employé?
• Comment dois-je payer les heures supplémentaires de mes employés lorsque j’établis la paie?

Dérogations de paiement au niveau de l’employé

Les primes et les congés ne sont pas sujets à des dérogations de paiement de la part de l’employé.

En apprendre davantage :

• Comment puis-je configurer/modifier/annuler un taux de code de paiement personnalisé pour un employé particulier?

Dérogations de paiement au niveau de la visite

Quel est l’ordre de priorité des dérogations de paiement pour des visites par rapport à celles des employés?

Exécuter/réviser/réexécuter la paie

Une fois que vous avez approuvé vos visites, révisé vos primes et défini les règles de primes, vous êtes prêt à exécuter la paie.

1. Dans Exécuter la paie et l’exportation, cliquez sur Exécuter la paie.
   
   
2. La paie est exécutée en arrière-plan, il se peut donc que vous deviez attendre un certain temps avant qu’elle ne soit terminée, mais vous pouvez vous éloigner de l’écran et travailler ailleurs avant de revenir consulter la paie.
   
   
3. Une fois le cycle de paie terminé, vous pouvez consulter les éléments de paie créés en cliquant sur Détails et exporter le cycle dans différents formats.

En fonction du volume de visites, la paie peut prendre un peu de temps et est donc traitée en arrière-plan afin que vous puissiez continuer à travailler au sein d’AlayaCare. Lorsque vous cliquez initialement sur Exécuter la paie, le travail de paie est mis en file d’attente. En fonction des autres tâches d’arrière-plan en cours d’exécution, la tâche de paie devrait prendre en moyenne moins de 2 minutes pour passer de l’état de mise en attente à l’état de démarrage. À titre de référence, une paie traitant plus de 15 000 éléments de paie peut prendre environ 25 minutes. Pour voir l’état d’avancement de ce fichier, naviguez vers Tableau de bord > Travaux en arrière-plan. Vous pouvez y voir l’état d’avancement du travail et le pourcentage de progression. L’écran se rafraîchit automatiquement toutes les 4 secondes pour actualiser la progression, mais il peut également être actualisé manuellement en cliquant sur le bouton Actualiser. Remarque : le pourcentage de progression de la paie est basé sur le nombre d’employés (et non sur les éléments de paiement).

Réexécution de la paie ou suppression d’un cycle de paie

Si vous supprimez le cycle de paie et que vous cliquez à nouveau sur Exécuter la paie, vous obtiendrez un nouveau fichier unique contenant tous vos éléments de paiement.

Toutefois, si vous cliquez sur Réexécuté pour un cycle donné, vous obtiendrez un nouveau fichier contenant uniquement les modifications apportées aux éléments de paie depuis le cycle précédent.

L’utilisation de ces options dépend du scénario.

Par exemple, vous pouvez exécuter la paie et vérifier les détails, mais vous vous rendez compte qu’il y a un problème avec l’exécution — peut-être avez-vous oublié de limiter la période de paie au bon département ou aux bons groupes, ou avez-vous appliqué la mauvaise règle de prime dans les paramètres de paie. Tant que vous n’avez pas déjà exporté un fichier de paie et que vous ne l’avez pas téléchargé vers votre système de paie tiers, il vous suffit de supprimer le cycle, d’apporter les modifications nécessaires et d’exécuter à nouveau la paie afin d’obtenir une seule exportation corrigée.

Cependant, supposons que vous exécutiez la paie, que vous exportiez le fichier et que vous le téléchargiez vers votre logiciel tiers. Ensuite, un employé vous fait part de problèmes de pointage de ses visites, ce qui l’a amené à avoir beaucoup moins de visites approuvées que ce qu’il aurait dû avoir au cours de la période. Ou encore, un client se plaint qu’un employé ne s’est jamais présenté à une visite, et vous devez donc l’annuler. Après avoir effectué les modifications nécessaires, vous pouvez maintenant cliquer sur Réexécuté pour votre exécution originale. Le deuxième fichier contiendra des ajustements positifs pour les visites manquantes du premier employé, et un ajustement négatif pour le deuxième employé qui a manqué son quart de travail. Vous pouvez exporter ce deuxième fichier et le télécharger vers votre système tiers.

Examinez la progression de l’exécution de la paie dans le tableau de bord > Travail en arrière-plan.

En regard de chaque cycle de paie, cliquez sur Détails, qui affichera chacun des éléments de paie inclus dans le cycle de paie. Il s’agit de la manière la plus claire de vérifier les éléments de paie, et elle sera souvent plus simple pour le dépannage que les exportations spécifiques au locataire, qui comprennent des informations variables souvent dans des formats très personnalisés.

Dans la boîte de dialogue Détails, les éléments de paie peuvent être filtrés par type d’élément de paie :

• Régulier — visite/quart de travail.
• Congé — toute indisponibilité rémunérée.
• Prime de déplacement — prime payable ajoutée à la visite.
• Prime calculée — prime appliquée à un employé en fonction de la règle de prime appliquée à la période de paie.
• Primes quotidiennes — prime appliquée à un salarié pour une date donnée.

Les primes seront calculées et énumérées visite par visite (c’est-à-dire une ligne par visite affectée).

Vous pouvez également filtrer par code de paiement, employé, client ou texte du mémo. Le mémo comprendra les détails de la prime ou les détails de l’équipe, le cas échéant.

En apprendre davantage

• Travaux d’arrière-plan

Exportations de la paie

Une fois que vous êtes sûr de votre cycle de paie, exportez le fichier qui sera utilisé pour l’intégration avec votre système de paie.

1. Cliquez sur Exporter pour le fichier.
   
   
   
   
2. Cliquer sure + Nouvelle exportation. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, choisissez le type et le format souhaités.
   
   
   
   
3. Cliquez sur Exporter.

Clôture de la période de paie

Il est fortement recommandé de Fermer votre période de paie une fois que vous avez exporté le fichier et que vous l’avez téléchargé dans votre logiciel de paie tiers.

Une fois la période de paie fermé :

• La modification/suppression de la période de paie n’est plus possible.
• L’exécution de la paie n’est plus possible.
• La suppression d’un fichier de paie n’est plus possible.