Comment planifier un employé pour une visite dans un établissement?

Les employés peuvent être affectés à un établissement pour des visites ponctuelles ou récurrentes. Il y a plusieurs façons de planifier les visites des employés dans un établissement dans AlayaCare.

Option 1 : Création de visites à partir du profil de l’établissement

1. Accédez à Client> Liste des établissements et cliquez sur l’établissement pour lequel vous souhaitez planifier une ou des visites.

2. Cliquez sur l’onglet Planification de l’horaire de l’employé pour accéder à l’horaire de l’Employé pour l’Établissement.

3. Cliquez sur le créneau horaire que vous souhaitez programmer ou cliquez sur +Ajouter une ou des visites.

4. Remplissez tous les champs obligatoires avant de cliquer sur OK.

Chaque champ peut être défini comme suit :

• Services du client. Cliquez sur Choisir pour sélectionner l’un des services créés pour l’établissement (sous l’onglet Services du profil de l’établissement). Si un seul service est saisi, il sera marqué comme Sélectionné par défaut.
• Code de service. Le code de service sera par défaut le code défini pour le service sélectionné lorsqu’il a été créé pour l’établissement. Ce code peut être modifié le cas échéant.
• Attribuer à l’employé. Utilisez ce champ pour rechercher et attribuer un Employé. Si elle est laissée vide, la Visite sera programmée comme vacante.
• Heure de début. Définir la date et l’heure de début.
• Utiliser la durée du service. L’Heure de fin est générée automatiquement en fonction de la durée par défaut définie au niveau du Code service. En décochant cette case, vous pouvez outrepasser la durée par défaut.
• Créer en tant que récurrence. Si vous cochez cette case, la case Configuration de la récurrence s’affiche pour configurer les détails de la récurrence. Si la date de fin de la récurrence est laissée vide, les visites récurrentes continueront indéfiniment.
• Instructions de service. Ces instructions apparaîtront sur toutes les visites planifiées à partir de cette récurrence et le personnel soignant pourront les consulter dans ce champ.
• Codes d’activité. Tous les codes définis ici apparaîtront dans toutes les Visites générées par cette règle de récurrence et seront visibles par le personnel soignant sur le terrain.
• Rapports. Tous les rapports apparaîtront dans la liste des tâches de toutes les visites générées par cette règle de récurrence et seront visibles par le personnel soignant sur le terrain.

5. Après avoir cliqué sur OK, la visite ou la visite récurrente apparaîtra dans l’aperçu de l’horaire.

Option 2 : Création d’un horaire récurrent à partir de l’onglet Services dans le profil de l’établissement

1. Accédez à l’onglet Service du profil de l’établissement pour accéder à la liste de tous les services offerts dans l’établissement.

2. Sélectionnez le service à assigner à l’employé.

3. À partir du profil du service, sélectionnez +Ajouter une récurrence.

4. Saisissez les détails de la récurrence, puis cliquez sur Ajouter une récurrence. Pour en apprendre davantage sur les champs à remplir lors de la création de la visite ou de la récurrence, consultez les renseignements de l’étape 4 de l’option 1.

Dans le cas des visites récurrences, vous devez également définir les éléments suivants :

• Fréquence. Sélectionnez Q-Quotidien ou H-Hebdomadaire comme Fréquence de la visite. Si vous sélectionnez Hebdomadaire, vous pourrez sélectionner les jours de la semaine au cours desquels les visites auront lieu.
• Répéter toutes les semaines. Sélectionnez si la Visite doit survenir toutes les semaines, une semaine sur deux ou une semaine sur trois.
• Date de fin de la récurrence. La dernière journée des visites récurrentes ajoutée à l’horaire.
• Aperçu. Un aperçu sous forme de liste de toutes les visites à venir pour la récurrence.

Option 3 : Planification à partir de l’aperçu de l’horaire de l’employé

1. Survolez les horaires à gauche et cliquez sur Horaire quotidien de l’employé. Un aperçu de l’horaire s’affiche pour la journée en cours.

2. Cliquez sur l’horaire pour ouvrir une fenêtre contextuelle dédiée à la création d’une visite ou cliquez sur +Ajouter une ou des visites.

3. Dans le champs Client, sélectionnez l’Établissement à attribuer à l’employé et remplissez les autres champs requis.

4. Cliquez sur Créer une visite pour planifier et sauvegarder la ou les visites.

Remarque : pour confirmer quelles visites ont été planifiée correctement ou non dans l’horaire de l’employé, un message s’affichera et indiquera le nombre de visites planifiées comparativement aux visites vacantes (en raison de conflits d’horaire).