Aperçu de la fonctionnalité : Ensembles de règles d'emploi

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Les ensembles de règles d’emploi permettent à votre organisation de gérer et d’administrer les contrats de travail avec les employés et les prestataires de soins. Vous pouvez gérer les règles de paiement, y compris les heures supplémentaires, les congés payés et d’autres flux de travail essentiels à la paie. Grâce aux ensembles de règles d’emploi, vous pouvez faire de AlayaCare votre unique source de vérité pour le traitement de la paie.

Par exemple, certaines organisations peuvent avoir des contrats de travail qui regroupent leur personnel en catégories telles que les compétences et les désignations, la géographie, les disciplines ou le service fourni, et les groupes d’emploi. Certaines organisations peuvent également avoir des accords de travail à respecter, tels que des conventions collectives, des lois et codes du travail ou des règles syndicales.

(Les ensembles de règles d’emploi peuvent également être utilisés à des fins de facturation, ce que vous apprendrez plus en détail à la section Comment facturer les visites lors de jours fériés?)

Comment ça fonctionne?
Avant de commencer
- Rôles et permissions
- Définissez vos jours fériés
Créer des ensembles de règles d’emploi
Configurations
Compatibilité multibureaux

Comment ça fonctionne?

Les ensembles de règles d’emploi vous permettent de créer différentes règles de paie stockées dans un ensemble de règles. Les employés sont affectés à un ensemble de règles spécifique. Lors du traitement de la paie, la rémunération de chaque employé est calculée en fonction de l’ensemble de règles qui lui a été attribué. Les règles relatives aux heures supplémentaires, jour férié ou d’autres facteurs sont prises en compte dans le calcul de la paie du salarié. Pour configurer les ensembles de règles d’emploi, vous devez créer les ensembles de règles et y affecter des employés.

Avant de commencer

Rôles et permissions

Vous aurez besoin des ACL suivants pour avoir accès aux ensembles de règles d’emploi.

ACL	Permissions
Ressources humaines > Afficher les ensembles de règles d’emploi	Consulter l’ensemble des règles d’emploi.
Ressources humaines > Attribuer un ensemble de règles d’emploi à l’employé	Affichez les ensembles de règles d’emploi et affectez des employés à un ensemble de règles d’emploi.
Ressources humaines > Gérer les ensembles de règles d’emploi	Créez, modifiez, attribuez et consultez les ensembles de règles d’emploi disponibles au sein de votre organisation.

Définissez vos jours fériés

Avant de créer des ensembles de règles d’emploi, les dates de jours fériés de votre agence doivent déjà être définies par le biais des groupes de jours fériés. Si vous n’avez pas créé de groupes de jours fériés, veuillez d’abord le faire. ⚠

Créer des ensembles de règles d’emploi

1. Allez dans Employés > Ensembles de règles d’emploi.

2. Sélectionnez + New Employment Ruleset (nouvel ensemble de règles d’emploi).

3. Saisissez un nom et une date d’entrée en vigueur pour l’ensemble de règles d’emploi. La date d’entrée en vigueur correspond à la date à laquelle l’ensemble de règles commencera à être calculé, ce qui vous permet de préconfigurer les règles ultérieures et de les activer en conséquence.

4. Parcourez chaque onglet de configuration (Jours fériés, Heures supplémentaires, Paramètres) pour configurer les jours fériés, les heures supplémentaires et les visites de nuit.

5. Sauvegarder les modifications.

6. Suivez les étapes ci-dessous pour affecter les employés à l’ensemble de règles que vous venez de créer. Vous avez également la possibilité d’affecter des employés avant d’enregistrer les configurations de l’étape 4.

Affecter des employés à un ensemble de règles

Une fois que vous avez créé un ensemble de règles, vous pouvez y affecter des employés. La barre latérale Employés affiche les employés affectés et non affectés. Chaque employé ne peut être affecté qu’à un seul ensemble de règles. Par conséquent, si le nom d’un employé n’apparaît pas dans la liste des employés non affectés, c’est qu’il a déjà été affecté à un autre ensemble de règles.

1. Dans l’écran Ensemble de règles d’emploi (Employés > Ensemble de règles d’emploi), sélectionnez Gérer dans l’ensemble de règles auquel vous devez affecter des employés.

2. Dans la barre latérale, sélectionnez l’onglet Non affecté .

3. Sélectionnez l’icône + pour ajouter un employé à l’ensemble de règles. (Vous pouvez utiliser l’option de recherche pour réduire la liste).

Vous devriez maintenant voir cet employé répertorier sous l’onglet Affecté .

Visites lors des jours fériés

L’onglet Jours fériés permet de configurer les règles relatives aux jours fériés.

Activez la configuration des jours fériés en activant la bascule.

1. Joindre les groupes de jours fériés

Dans Fixer les règles>groupes de jours fériés, sélectionnez le groupe de jours férie que cet ensemble de règles utilisera.

Le(s) groupe(s) de vacances sélectionné(s) ici ne s’appliquent) qu’aux employés affectés à l’ensemble de règles d’emploi. Les employés affectés doivent être éligibles au paiement des jours fériés en fonction de leur type d’emploi.

2. Configurer la rémunération des visites qui chevauchent des jours fériés (Fractionnement des jours fériés en cas de chevauchement)

Étant donné que les groupes de jours fériés sont configurés avec des heures de début et de fin spécifiques, sélectionnez l’une de ces options dans la rubrique Fractionnement des jours fériés en cas de chevauchement:

Date de début
- Si l’heure de début d’une visite est comprise dans les heures de début et de fin d’un jour férié, la totalité de la visite est payée en tant qu’heures de jours fériés. En revanche, si la visite commence en dehors de la plage horaire du jour férié, elle est rémunérée en tant qu’heures normales.
Séparer
- Si une visite coïncide avec un jour férié, seule la durée de la visite qui coïncide avec le calendrier du jour férié est payée en tant qu’heures de jours fériés. Le reste est payé en tant qu’heures normales.

Ce paramètre est lié à sélectionner la méthode Visite de nuit sous l’onglet Paramètres, car ils définissent ensemble la manière dont les visites de nuit doivent être traitées du point de vue du paiement des heures supplémentaires et des jours fériés payés.

3. Définir le multiplicateur de jours fériés payés (Multiplicateur de jours fériés)

Le multiplicateur de jours fériés vous permet d’appliquer un multiplicateur de taux prédéfini aux visites de jours fériés. Entrez un nombre égal ou supérieur à 1 pour le multiplier par le taux normal. Veuillez noter :

Par défaut, le multiplicateur de jours fériés est fixé à 1,5 (temps et demi).
La valeur « 1» correspond à la rémunération normale.
Le nombre peut avoir jusqu’à deux décimales, par exemple 1,25.
Les employés doivent avoir droit à la rémunération des jours fériés en fonction de leur type d’emploi.

4. Sauvegarder les modifications.

Heures supplémentaires

L’onglet Heures supplémentaires permet de déterminer les règles et les taux applicables aux heures supplémentaires.

Activez la configuration des heures supplémentaires en activant la bascule.

1. Définir les heures supplémentaires et les taux (règle des heures supplémentaires)

Déterminer le seuil au-delà duquel un employé effectue des heures supplémentaires.

Dans l’exemple ci-dessus, la première règle applique un taux d’heures supplémentaires de 1,5 si l’employé travaille plus de huit heures par jour. La deuxième règle applique une règle d’heures supplémentaires de 1,5 si l’employé travaille plus de 5 heures au cours du 7e jour consécutif.

Étape par étape :

Saisissez un nom pour la règle relative aux heures supplémentaires.

Sélectionnez le nombre d’heures et la période de référence (par jour, par semaine, etc.).

Saisir le multiplicateur à appliquer au taux normal.

Pour ajouter d’autres règles relatives aux heures supplémentaires, sélectionnez + Ajouter une règle relative aux heures supplémentaires et répétez les trois étapes ci-dessus .

2. Calculs des taux d’heures supplémentaires (méthode des taux d’heures supplémentaires, primes et calculs de taux hybrides)

Pour configurer la méthode de calcul du taux de paiement des heures supplémentaires, choisissez l’une des options suivantes :

La méthode linéaire applique le multiplicateur de la règle relative aux heures supplémentaires.

La méthode Hybride permet d’obtenir la « moyenne pondérée », comme indiqué ci-dessous. Vous devrez également choisir d’inclure ou d’exclure les primes horaires dans le calcul. Le taux hybride ne peut être calculé que si les taux de paiements sont configurés dans ACC.

Taux régulier hybride

[(Rémunération totale de la semaine de travail) ÷ (Nombre total d’heures travaillées au cours de la semaine de travail)]

Multiplicateur de taux de la règle des heures supplémentaires

Taux hybrides d’heures supplémentaires

3. Temps de déplacement dans Temps supplémentaire

Déterminez si le temps de déplacement payable doit être inclus dans le calcul des heures supplémentaires. Seules les primes kilométriques configurées pour être mesurées en minutes peuvent être incluses dans cette catégorie. En outre, la prime doit être appliquée à la période de paie.

Sélectionnez Inclure ou Exclure.

4. Heures supplémentaires et heures de jour férié travaillées (Heures de jours fériés travaillées)

Déterminez si les heures travaillées un jour férié doivent être incluses ou exclues du calcul des heures supplémentaires. (Les configurations de l’onglet Jours fériés doivent également être définies).

Sélectionnez Inclure ou Exclure.

5. Sauvegarder les modifications.

Visites de nuit

Configurée dans l’onglet Paramètres, la configuration Sélectionner la méthode de visite de nuit vous permet de choisir le mode de paiement des visites de nuit. Sélectionnez l’une de ces options :

Date de début
- Traiter les visites de nuit sur la base de la date de début de la visite. En d’autres termes, toutes les heures travaillées pendant la visite de nuit seront comptabilisées comme des heures travaillées à partir de la date de début de la visite, aux fins de la paie.
Séparer
- Divisez les heures de visite de nuit en deux parties, avant et après minuit. (La visite ne sera divisée que pour les besoins de la paie et ne figurera pas dans l’emploi du temps).

Compatibilité multibureaux

Les ensembles de règles d’emploi et les groupes de congés définis par la succursale mère sont transmis aux succursales descendantes directes. Les entités créées par les branches enfants peuvent être gérées par leur branche mère ou leur siège (ancêtres directs). Cette compatibilité multibureaux permet aux agences de surveiller et de gérer les configurations des succursales chaque fois que cela est nécessaire.

L’orsqu'un groupe de jours fériés est créé par...	Qui a accès?
Succursale mère (SM)	Propriétaire : SM Peut modifier : SM Peut consulter : Toutes les succursales dépendantes (S1, S1.1, S1.2, S2, et S2.1) Peut utiliser : SM et toutes les succursales dépendantes (S1, S1.1, S1.2, S2, et S2.1)
Succursale S1	Propriétaire : S1 Peut modifier : QG, S1 Peut consulter : Toutes les succursales dépendantes directes (S1.1 et S1.2) Peut utiliser : S1 et toutes ses succursales dépendantes directes (S1.1 et S1.2)
Règle générale : Succursale X	Propriétaire : X Peut modifier : X et ses ascendants directs Peut consulter : Tous les descendants directs de X Peut utiliser : X et tous ses descendants directs

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Associé à

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