À partir de 2025, le Portail Familial peut être activé avec un niveau de base ou un niveau avancé.
Veuillez noter que si vous souhaitez activer le Portail Familial Avancé, vous devez également activer la version de base pour votre organisation.
Avant de consulter nos articles de connaissances en tant qu’organisation, utilisateur du portail, ou si vous cherchez à en savoir plus sur la gestion des paiements via le Portail Familial, assurez-vous de connaître le niveau de service que votre organisation utilise avec le Portail Familial. Votre capacité à effectuer certaines tâches dans le Portail Familial dépendra de votre niveau de service.
- Caractéristiques clés du Portail Familial
- Portail Familial de Base vs Portail Familial Avancé
- Autorisations
- Personnalisez l’apparence de votre portail
- Gérez vos utilisateurs et accordez l’accès
- Connexion au Portail Familial pour la première fois
- Ce que les utilisateurs de base peuvent voir depuis le tableau de bord
- Ce que les utilisateurs avancés peuvent voir sur le tableau de bord
Caractéristiques clés du Portail Familial
- Participation active : Les clients peuvent s’engager activement dans leurs soins en consultant les visites prévues, en demandant des modifications, en rédigeant des avis sur les soignants et en accédant aux informations sur les médicaments et les signes vitaux.
- Mises à jour en temps réel : Les familles reçoivent des mises à jour en temps réel sur n’importe quel appareil, ce qui réduit le besoin pour les soignants de faire des appels de suivi.
- Autonomisation : Le portail permet aux usagers et aux familles de prendre le contrôle de leurs plans de soins, offrant une plus grande tranquillité d’esprit.
- Sécurité : Conforme à la HIPAA, assurant la sécurité et la confidentialité complètes des renseignements des clients.
- Messagerie sécurisée : une fonctionnalité premium supplémentaire qui offre une communication sécurisée entre les employés et les utilisateurs du Portail Familial.
- Passerelle de paiement : une fonctionnalité premium supplémentaire qui permet aux utilisateurs de payer des factures et de stocker des méthodes de paiement directement via le portail.
Portail Familial de Base vs Portail Familial Avancé
Le Portail Familial de base est disponible pour toutes les organisations, mais son accès est plus limité comparé à la version avancée. La version de base du Portail Familial fournit l’accès à des informations de soins critiques pour les clients et leurs contacts.
Les clients et leurs contacts utilisant le Portail Familial de base pourront :
- Afficher les noms des employés
- Accédez aux services aux clients, aux formulaires, ainsi qu’aux informations sur les clients et les contacts.
- Recevez des notifications, consultez les horaires et accédez à certaines informations cliniques.
En plus de ces fonctionnalités, les usagers du Portail Familial Avancé auront un accès amélioré, permettant aux clients et à leurs contacts d’obtenir une vue plus complète et de prendre plus de mesures concernant les soins d’un client. Par exemple, ils peuvent :
- Afficher les évaluations, compétences et qualifications des employés
- Demander de nouveaux services
- Demander de nouvelles visites
- Demander des modifications ou l’annulation de visites
- Consulter les factures, vérifier les soldes et effectuer des paiements
Des détails supplémentaires seront disponibles lorsque nous examinerons leur configuration individuelle.
Veuillez noter que les flux de travail de configuration et d’invitation des clients sont les mêmes pour les deux. Cela signifie que vous pouvez le faire à la fois pour le niveau de base et avancé.
- Configurer le Portail Familial
- Définir les autorisations pour les différents rôles du Portail Familial
- Administrez le Portail Familial pour vos clients et leurs contacts.
Autorisations (ACL)
Les autorisations, ou ACL (Listes de Contrôle d’Accès) ci-dessous, disponibles via Paramètres > Rôles et Autorisations, déterminent la visibilité et l’accès aux tâches dans le Portail Familial pour un utilisateur de base par rapport à un utilisateur avancé. Notez que ce sont les ACL qui seront disponibles pour vous en fonction de votre niveau d’abonnement, et ceux avec Portail Familial Avancé peuvent créer et personnaliser autant de rôles d’usager que nécessaire pour votre organisation.
| ACL | De Base | Avancé |
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| Flux de travail | ||
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| Comptabilité | ||
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| Planification | ||
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| Clinique | ||
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| Pièce jointe | ||
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Une autre fonctionnalité activable est le commutateur de fonctionnalité Portail Familial — de client à patient. Il remplace toutes les occurrences du mot « client » par « patient » dans le Portail Familial, au cas où votre organisation utiliserait exclusivement le terme « patient » pour désigner ses clients. Vous pouvez activer cette fonctionnalité en allant dans Paramètres > Fonctionnalités.
Personnalisez l’apparence de votre portail
Avec les paramètres du Portail Familial, votre organisation peut personnaliser l’apparence et l’expérience utilisateur pour vos clients et leurs contacts lorsqu’ils accèdent au Portail Familial. Pour le Portail Familial de base et le Portail Familial Avancé, les paramètres suivants seront applicables :
- Descriptions des organisations
- Logos d’organisation
- Modèle de courriel pour le Portail Familial
- Nom de l’employé
- Vue de l’horaire
Les utilisateurs avancés peuvent personnaliser davantage leur portail avec différentes couleurs et plus encore grâce à la fonctionnalité de marque blanche.
Gérez vos utilisateurs et accordez l’accès
L’accès peut être accordé aux contacts d’un client, tels que les membres de la famille ou les médecins, pour les aider à rester informés et impliqués dans les soins du client. Notez que l’accès ne peut être accordé qu’aux contacts qui sont déjà répertoriés dans le profil du client.
Pour ajouter l’accès, allez d’abord à l’usager sélectionné, puis Information du Client > Contacts. Cliquez sur « + Contact » pour ajouter une personne. Si la personne figure déjà dans cette liste, cliquez sur « Modifier » pour examiner le menu déroulant et « Ajouter un accès à Portail Familial ».
Vous devrez ensuite entrer une adresse courriel unique et attribuer un rôle qui détermine ce que l’utilisateur peut voir. Une fois sauvegarder, le contact reçoit un courriel avec les identifiants de connexion et un lien vers le portail. Notez que si cette personne a déjà accès au Portail Familial, vous ne verrez pas cette option dans son menu déroulant. Si cette personne a déjà une adresse courriel renseignée dans ses informations de contact, alors l’adresse courriel de connexion sera automatiquement remplie avec celle-ci. Pour la modifier, veuillez vous rendre directement sur la page Info du contact.
Les détails d’accès tels que les rôles assignés et l’activité de connexion sont visibles dans la liste de contacts. Si nécessaire, vous pouvez renvoyer l’invitation, modifier les paramètres d’accès ou supprimer l’accès. La suppression d’un contact du profil supprime également son accès au portail. ⚠️ Un seul contact peut se voir accorder l’accès à plusieurs profils de clients en utilisant le même identifiant, à condition qu’il soit répertorié comme contact sur le profil de chaque client.
Connexion au Portail Familial pour la première fois
Lors de votre première connexion, suivez les instructions dans votre courriel de bienvenue unique contenant votre nom d’utilisateur, un mot de passe temporaire et un lien de connexion basé sur l’URL personnalisée de votre organisation. Après avoir entré le mot de passe temporaire, vous serez invité à en créer un nouveau.
Si l’utilisateur a accès à plus d’un portail, comme le sien et celui de son frère ou de sa sœur, il peut sélectionner son propre nom et basculer vers un autre utilisateur.
Ce que les utilisateurs de base peuvent voir depuis le tableau de bord
Une fois connectés, à gauche, les utilisateurs verront Accueil ; Horaire ; Soins ; Archives, et Profil.
Dans l’onglet Horaire, les utilisateurs peuvent voir le calendrier du client et les détails de la visite, ou imprimer l’horaire des visites.
Dans l’onglet Soins, les utilisateurs peuvent voir les notes d’évolution récente ; voir l’équipe de soins du client ; et voir tous les services actifs disponibles pour le client.
Dans l’onglet Archives, les utilisateurs peuvent cliquer sur le formulaire pour voir l’ensemble du formulaire au besoin.
Dans l’onglet Profil, les utilisateurs peuvent voir les détails du client tels que leurs propres coordonnées, leur contact d’urgence et leurs informations sur les allergies.
Ce que les utilisateurs avancés peuvent voir sur le tableau de bord
Comme les utilisateurs de base, une fois connectés, les utilisateurs avancés verront Accueil ; Horaire ; Soins ; Archives, et Profil à gauche.
Dans l’onglet Horaire, les usagers peuvent voir et imprimer l’horaire du client ; examiner les détails de la visite ; et demander une annulation ou un changement de visite.
Dans l’onglet Soins, les usagers peuvent voir les notes d’évolution récente ; voir les médicaments actifs et les signes vitaux enregistrés ; voir l’équipe de soins complète du client ; et demander un nouveau service.
Dans l’onglet Archives, les utilisateurs peuvent voir les pièces jointes ; voir les formulaires ; et voir et effectuer des paiements pour les factures.
Dans l’onglet Profil, comme les utilisateurs de base, les utilisateurs avancés peuvent voir les détails du client tels que leurs propres coordonnées, leur contact d’urgence et leurs informations d’allergie. De plus, les utilisateurs avancés pourront voir le reste de ce qui est enregistré comme leurs antécédents médicaux.
Ressources et soutien supplémentaires
Si votre organisation a accès à AlayaCare University, assurez-vous de consulter toutes les ressources vidéo liées au Portail Familial qui s’y trouvent. Sinon, veuillez consulter activement notre communauté pour des idées et des discussions populaires, ou ouvrir un ticket de soutien AlayaCare pour obtenir plus d’assistance.
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