Les soignants peuvent utiliser le pointage par téléphone pour utiliser un système de réponse vocale interactif au lieu de l’application mobile pour effectuer des actions comme pointer l’arrivée et le départ de la visite, entendre l’horaire, réaliser des tâches de service et signaler un incident.
Les administrateurs peuvent configurer les paramètres de pointage par téléphone d’une entreprise à partir de Paramètres du système> Chronométrage Téléphonique.
Si votre agence utilise une configuration multibureaux, vous devez vous assurer que des numéros de téléphone individuels sont configurés pour chaque bureau, car le système de réponse vocale interactif identifiera d’abord un employé par son bureau, puis le recherchera à l’aide de l’identifiant externe fourni.
Dans Paramètres principaux sous Chronométrage Téléphonique, vous verrez une liste de numéros interactifs déjà générés par votre agence. Pour générer un nouveau numéro, sélectionnez Obtenir un numéro de téléphone interactif.
Dans la fenêtre contextuelle, saisissez l’indicatif régional à 3 chiffres, puis cliquez sur Obtenir les numéros.
Ensuite, sélectionnez un numéro disponible.
Au besoin, vous pouvez ajouter une Description et modifier la Langue par défaut (anglais, français ou espagnol). Enfin, cliquez sur Sauvegarder.
Utilisez la section Modifier le message d’accueil pour ajuster le message d’accueil entendu par les employés lorsqu’ils appellent. Lorsque vous avez terminé d’apporter des modifications, cliquez sur Sauvegarder.
Si vous souhaitez pouvoir transférer l’appel vers un autre numéro lorsque les employés appuient sur 0, utilisez le champ Saisissez un numéro de transfert. Une fois le chiffre saisi, cliquez sur Sauvegarder.
Pour activer la fonction de lecture des horaires, cochez la case à côté de Activation/désactivation de la fonction de lecture des horaires dans la section Lecture des horaires par téléphone.
Ensuite, saisissez le Nombre d’heures dans le passé et le Nombre d’heures dans le futur que vous souhaitez configurer pour la lecture des visites à l’horaire de l’employé par le système de réponse vocale interactif. Le système de réponse vocale interactif commencera à lire les visites à partir d’un certain moment dans le passé, jusqu’à un certain moment dans le futur. La plage par défaut s’étend de 2 heures dans le passé à 24 heures dans le futur. Enfin, cliquez sur Sauvegarder.
Remarque : si la fonction de lecture des horaires est désactivée, elle ne fera pas partie des options du menu principal que les employés peuvent sélectionner lorsqu’ils appellent.
Si votre entreprise utilise Plan de traitement 2.0, vous pouvez activer la fonction de lecture des tâches de service en cochant la case à côté de Activation/désactivation de la fonction de lecture des tâches de service.
Lorsque la fonction de lecture des tâches de service est activée, une zone de texte s’affiche pour vous permettre de définir un commentaire par défaut lorsque les interventions et les objectifs des tâches de service de l’employé ne peuvent pas être réalisés. Le commentaire par défaut sera Inachevé.
Vous pouvez également choisir quel champ de contexte du formulaire de numéro de téléphone par défaut du profil du client qui sera utilisé par le système de réponse vocale interactif pour déterminer si l’employé pointe son arrivée depuis le lieu où se trouve le client.
Par défaut, le champ Téléphone (principal) sera sélectionné.
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