Comment utiliser le temps de déplacement pour m’aider à attribuer des visite aux employés?

La fonctionnalité de Temps de déplacement de l’outil Trouver un employé permet aux personnes qui planifient les horaires d’afficher le temps qu’il faut aux soignants pour se rendre d’une visite à l’autre en voiture en tenant compte de la circulation. Voici un résumé de la fonctionnalité :

• Les données sont obtenues directement des données de localisation.
• Les informations sur les déplacements sont calculées en fonction de l’heure de la journée et tiennent compte des ralentissements en temps réel.
• Le temps de déplacement (affiché en minutes) est calculé en fonction de l’adresse de la visite précédente du soignant et l’heure de début de la visite planifiée. Si l’adresse du service diffère de l’adresse du client (c.-à-d. que Utiliser l’adresse du client n’a pas été cochée lors de la création du service), l’adresse du service sera utilisée.
• Si l’employé n’a aucune visite prévue au cours des trois heures précédant l’heure de début prévue, le temps de déplacement sera calculé à partir de son domicile.
• Le seul moyen de transport disponible pour le moment est la voiture.
• Si Google ne peut pas localiser l’adresse, le système affichera un message d’erreur à l’utilisateur.
• Si la visite en chevauche une autre, le temps de déplacement entre les deux ne pourra pas être calculé. Le système recherche la visite non chevauchante la plus proche.
• L’indisponibilité de l’employé n’est pas prise en compte lors du calcul du temps de déplacement.

Le temps de déplacement peut être affiché dans l’outil Trouver un employé. Pour y accéder, cliquez simplement sur le bouton Trouver un employé dans la fenêtre de dialogue de la visite.

Onglet Indicateurs de l’outil Trouver un employé

Au haut de l’onglet Indicateurs, vous verrez le bouton Afficher le temps de déplacement, lequel peut être désactivé par défaut pour maximiser la performance. Pour afficher le temps de déplacement de chaque employé, cliquez sur pour activer cette fonction. La colonne de temps de déplacement s’affichera dans la grille de recherche.

La colonne Temps de déplacement indique le nombre de minutes entre la visite précédente de l’employé et la visite en cours de programmation. Cliquez sur les flèches pour trier les employés par Temps de déplacement le plus court.

Lorsque Google ne peut pas calculer le temps de déplacement, le message d’erreur Adresse non valide s’affiche. Assurez-vous de vérifier que l’adresse de l’employé, du client ou du service est valide.

Si l’employé n’a pas de visite pendant les trois heures précédant la visite programmée, l’icône de maison s’affichera pour indiquer que le temps de déplacement est calculé depuis ou vers le domicile de l’employé.

Remarque importante : si vous planifiez une récurrence, le temps de trajet calculé correspondra à la première visite de la récurrence. De plus amples renseignements sont disponibles dans l’onglet Horaire.

Onglet Calendrier

L’onglet Horaire de l’outil Trouver un employé utilise la même logique pour calculer le temps de déplacement. Au haut de l’onglet Horaire, vous verrez le bouton Afficher le temps de déplacement, lequel peut être désactivé par défaut pour maximiser la performance. Pour afficher le temps de déplacement de chaque employé, cliquez sur pour activer cette fonction. Un type de tuile supplémentaire représentant le temps de déplacement apparaîtra autour de la visite planifiée.

Cet affichage permet aux utilisateurs de déterminer visuellement si un employé dispose de suffisamment de temps pour se rendre de la visite précédente (ou de son domicile) à la visite planifiée et de celle-ci à la prochaine visite planifiée. Si le temps de déplacement chevauche la visite précédente ou suivante, l’employé ne pourra pas s’y rendre.

Lorsque le temps de déplacement d’un employé ne peut pas être calculé, un encadré rouge apparaîtra autour de la tuile de la visite. Assurez-vous de vérifier que l’adresse de l’employé, du client ou du service saisi est valide.

Si l’employé n’a pas de visite pendant les trois heures précédant ou suivant la visite programmée, l’icône de maison s’affichera lors du survol du temps de déplacement pour indiquer que le temps de déplacement est calculé depuis ou vers la maison de l’employé.

Lorsque vous déplacez une visite pour en modifier l’heure (à la création uniquement), le temps de déplacement sera recalculé.