Des Codes de services sont nécessaires pour les éléments payables et facturables liés à un Service, comme des Visites. Les configurations du code de facturation et du code de rémunération sur le code de service détermineront la manière dont l’article sera payé ou facturé. Cliquez ici pour en savoir plus sur la manière dont tous ces codes s’articulent.
Configurer un code de service
1. Vous pouvez accéder aux Codes de service configurés dans Comptabilité>Paramètres comptables>Codes de service
2. Les Codes de service peuvent être triés en fonction de s’ils sont Activés ou Désactivés (État), par Métholdologie de notation, par Service administratif ou par succursale. On peut les chercher par Nom ou Description.
3. Cliquez sur + Ajouter code de service.
4. Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, les paramètres choisis auront un effet sur la Facturation, la Paie et l’Approbation des visites.
Nom : Il est utilisé dans l’ensemble de l’application pour les planificateurs et les gestionnaires de la comptabilité.
Description : apparais sur certains formats de facture, dois donc être conviviale.
Service administratif : corresponds aux Services administratifs des employés (p. ex., Soins infirmiers, soins thérapeutiques, assistance personnelle). La définition d’un Service administratif dans le Code de service est facultative. Il faut toutefois savoir que si vous le faites, vous ne pourrez attribuer des visites qu’aux Employés dudit service administratif correspondant. De même, si vous filtrez une Période de facturation par Service administratif, le tri portera sur le Service administratif défini pour le Service (via le Code de service). Vous ne pouvez associer qu’un seul Service administratif par Code de service.
Codes de paiement : Lorsqu’une Paie est exécutée pour un élément assorti de ce Code de service, le ou les Codes de paiement associés à ce Code se service seront utilisés.
- Régulier : il s’agit du Code de paiement habituellement attribué à l’élément rémunérable associé à ce Code de service lorsque la Paie est exécutée.
- Temps supplémentaire : Si une Visite associée à ce Code de paiement chevauche des Heures supplémentaires, ce Code de paiement sera plutôt utilisé lors de l’exécution de la Paie.
- Jour férié : Si une Visite survient un Jour férié et que l’Employé est éligible à la Rémunération des jours fériés, ce Code de paiement sera plutôt utilisé lors de l’exécution de la Paie. Remarque : si une Visite survient à la fois en heures supplémentaires et lors d’un jour férié, seul le Code de paiement des jours fériés s’appliquera.
Codes de dépenses : lorsque ce Code de service est utilisé pour un Service fourni par un Fournisseur, le Code de dépense sera utilisé pour les Charges à payer et les Rapprochements.
Exemption des heures supplémentaires : une Visite pour laquelle cette case est cochée se verra exclue des heures travaillées attribuées à l’Employé. Ainsi, un Code de service n’a aucun impact sur les heures supplémentaires. Par exemple, un Code de service GARDE pourrait être créé et coché pour s’assurer que l’Employé se voit rémunérer les heures de garde travaillées, sans qu’elles comptent comme du temps supplémentaire.
Les visites peuvent se chevaucher : lorsque ce paramètre est coché dans le Code de service, vous pourrez planifier une visite qui chevauche d’autres Visites planifiées pour le même Employé (pour le même Client ou non) sans être avertie des Visites qui risquent d’être annulées à la suite de cette action. Si ce paramètre n’est pas coché dans le Code de service, vous recevrez un avertissement chaque fois que vous tentez de planifier une Visite pour ce service qui chevauche une Visite existante pour cet Employé. Vous verrez également des renseignements concernant la ou les Visites qui seront annulées en raison de la planification de la nouvelle Visite. Vous devrez appuyer sur Soumettre pour continuer.
Début tardif (en minutes) : lors de l’approbation par lots des Visites avec l’action Approbation d’un nombre d’heures correspondant à la durée pointée, seules les Visites dont le pointage d’arrivée est survenu dans l’intervalle configuré dans le Code de service seront approuvées.
Ne pas tenir compte de l’heure de début : lors de l’approbation par lots des visites avec l’action Approbation d’un nombre d’heures correspondant à la durée pointée, les Visites seront approuvées si l’heure d’arrivée a lieu à n’importe quel moment de la journée. Par exemple, si un Employé doit tondre la pelouse d’un Client au cours de la journée, le fait de cocher cette option lui permettra de pointer l’arrivée chez le Client et de faire approuver automatiquement les visites pour la Paie et la Facturation.
Couverture du quart de travail : Définissez une marge de manœuvre pour la couverture des quarts de travail en saisissant un pourcentage ici. Par exemple, si une couverture de 90 % du quart de travail est suffisante, il suffit qu’un Employé soit présent pendant au moins 90 % de la durée de la Visite pour que l’autoapprobation soit possible lors de l’Approbation du nombre d’heures correspondant à la durée pointée.
Ne pas tenir compte de la couverture des quarts de travail : si le pourcentage réel de couverture de la Visite prévue est sans importance, cochez cette case. Par exemple, si un employé doit seulement déposer des courses chez un Client, la couverture du quart de travail ne serait pas pertinente — seul le fait que la tâche ait été effectuée.
Durée : lorsqu’elles sont ajoutées à l’horaire, les Visites assorties de ce Code de service auront la durée par défaut définie ici. Elle peut être modifiée lors de la planification des horaires.
Ignorer la capacité des employés : Les Visites dont le Code de service contient cette option ne seront pas prises en compte dans le total des heures de l’Employé lorsque sa capacité sera calculée dans l’outil Trouver un employé.
5. Enfin, cliquez sur Sauvegarder.
Ajouter des codes de facturation à un code de service
Chaque Code de service peut être assorti de plusieurs Codes de facturation afin de pouvoir facturer le bon Bailleur de fonds pour une certaine Visite.
Pour ajouter des Codes de facturation à un Code de service, cliquez sur Modifier du Code de service et appuyez sur + Codes de facturation. Cela vous mènera à une liste de Codes de facturation déjà associés au Code de service. Cliquez sur +Ajouter code de facturation pour ajouter un Code de facturation à un nouveau Bailleur de fonds ou Supprimer un Code de facturation pour modifier le Code de facturation du même Bailleur de fonds.
Modifier un code de service
Cliquez sur Modifier pour modifier un Code de service.
Désactiver un code de service
Cliquez sur Désactiver pour désactiver un Code de service.
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