Comment configurer/mettre à jour/désactiver les centres de coûts et les contournements de centres de coûts?

Les centres de coûts permettent une comptabilité GL plus solide et un suivi des transactions financières au sein d’AlayaCare afin de s’assurer qu’elles sont comptabilisées correctement dans les extraits GL.

Activer la fonction

1. Allez dans les Paramètres>Fonctionnalités.
2. Activez le commutateur de la fonction centre de coûts.
   
   
3. Les écrans et champs suivants sont maintenant activés :
   1. Onglet Centre de coût dans les paramètres de la comptabilité.
   2. Champs du centre de coûts dans :
      • Données démographiques sur les clients
      • Données démographiques sur les employés
      • Service
      • Visite
        • Un pour le client
        • Un pour l’employé
      • Primes des clients et des employés
      • Bailleur de fonds
        • Un pour banque du GL
        • Un pour les créances du GL

L’ACL Gérer les centres de coûts doit être activé pour qu’un utilisateur d’un rôle donné puisse visualiser/modifier les champs des centres de coûts pour l’ensemble des entités.

Créer un centre de coûts

1. Naviguez vers comptabilité>paramètres de comptabilité>centre de coûts. Tous les centres de coûts déjà configurés sont répertoriés par numéro de centre de coûts, description, contournements actuels et à venir, statut et succursales (si vous utilisez un environnement multibureau).
   
   
   
2. Cliquez sur le bouton pour effectuer une recherche par numéro ou par description, ou pour filtrer par statut ou par succursale (environnements multibureaux uniquement).
   
   
   
   
3. Cliquez sur +Ajouter un centre de coûts. 
   
   
   
   
4. Dans la nouvelle ligne, saisissez un numéro de centre de coûts et une description, puis cliquez sur Sauvegarder.
   
   

Contournement de centres de coûts

1. Cliquez sur Contournements dans la liste déroulante Modifier d’un centre de coûts.
   
   
   
   
2. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, tous les contournements existants sont répertoriés.
   
   
   
3. Vous pouvez cliquer sur le bouton pour filtrer les contournements existants par compte du GL et par remplacement du centre de coûts.
   
   
   
   
4. Cliquez sur +Ajouter Contourner.
   
   
   
   
5. Dans la ligne qui en résulte, saisissez un compte GL, un remplacement du centre de coûts, une date de début et une date de fin.
   
   
   
   
6. Cliquez sur Sauvegarder.
7. Vous pouvez également modifier un contournement existant en cliquant sur « Modifier » dans la même boîte de dialogue.
   
   

Modifier un centre de coûts

Cliquez sur Modifier pour modifier un centre de coûts.

Désactiver un centre de coûts

Cliquez sur désactiver dans le menu déroulant pour désactiver un centre de coûts.

Il n’est pas possible de désactiver un centre de coûts configuré sur un client ou un employé.

Centres de coûts et environnements multibureaux

Si votre organisation dispose de plusieurs bureaux, les centres de coûts appartiendront toujours à la succursale dans laquelle ils ont été créés. Dans l’onglet Centres de coûts des paramètres comptables, vous pouvez voir les centres de coûts qui appartiennent aux succursales principales et subordonnées de la succursale dans laquelle vous vous trouvez, mais vous ne pouvez pas voir les centres de coûts qui appartiennent à des succursales apparentées.

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Vous pouvez modifier et activer/désactiver les centres de coûts de la succursale dans laquelle vous vous trouvez actuellement, ainsi que de toutes les succursales subordonnées, mais vous ne pouvez pas modifier les centres de coûts des succursales principales et apparentées. Vous pourrez créer un centre de coûts avec le même numéro dans les succursales apparenté, mais pas dans les succursales principales et subordonnées.

Vous pouvez sélectionner l’option de contournement sur un centre de coûts pour une succursale dans laquelle vous vous trouvez actuellement ou une succursale principale, mais pas une succursale subordonnée ou apparentée.

Remarque importante : les contournements aux centres de coûts ne s’appliquent qu’à la succursale dans laquelle elles ont été créées. Par exemple, si vous créez un contournement au niveau du siège, celle-ci ne s’appliquera qu’aux transactions du siège et ne couvrira pas les transactions créées dans les succursales subordonnées. Si vous souhaitez créer un contournement qui s’applique à une succursale subordonnée, vous devrez passer à la succursale à laquelle vous souhaitez appliquer le contournement et recréer le contournement que vous souhaitez appliquer aux transactions de cette succursale.

Lors de l’ajout d’un contournement, vous ne pourrez sélectionner que les comptes GL et les centres de coûts qui appartiennent à la succursale dans laquelle vous vous trouvez actuellement ou à une succursale principale, mais pas à une succursale subordonnée ou apparentée. Le centre de coûts qui fait l’objet d’un contournement ne pourra pas être sélectionné dans le champ Remplacement du centre de coûts d’un contournement.

En apprendre davantage

• Comment utiliser les centres de coûts pour la facturation?
• Comment utiliser les centres de coûts pour la paie?