Le module de planification d’AlayaCare a été conçu pour ajuster automatiquement les visites pour prendre en compte l’heure perdue ou gagnée lors du début ou de la fin de l’heure d’été (Printemps-avance ; automne-recul).
Il convient de noter que si votre organisation ou succursale est située dans une province ou un état qui n’observe pas l’heure d’été, ce comportement ne s’appliquera pas tant que le bon fuseau horaire a été sélectionné dans AlayaCare.
Planification de visites individuelles lors du début/de la fin de l’heure d’été
Si une visite individuelle est programmée au début ou à la fin de l’heure d’été, il y a deux comportements possibles, en fonction de la sélection de utiliser la durée du service lors de la programmation de la visite.
Si vous utilisez l’option, Utiliser la durée du service, la visite sera programmée pour commencer à l’heure de début choisie, et l’heure de fin sera automatiquement réajustée pour tenir compte de l’heure d’été et respecter la durée de visite définie dans le code de service.
Dans l’exemple ci-dessous, la durée du service est de 60 minutes et l’heure de début sélectionnée est 1 h 50 pour une visite qui a lieu au début de l’heure d’été. L’heure de fin a été automatiquement fixée à 3 h 50 (au lieu de 2 h 50), de sorte que la durée de la visite reste la même malgré l’heure perdue.
Début de l’heure d’été :
Si vous souhaitez planifier une visite d’une durée de quatre heures (240 minutes) qui commence à 0 h 30 le dimanche de la fin de l’heure d’été, l’heure de fin sera fixée à 3 h 30 afin que la durée prévue reste la même malgré l’heure gagnée.
Fin de l’heure d’été :
Si vous n’utilisez pas l’option, utiliser la durée du service lors de la programmation de la visite, l’heure de fin de la visite programmée sera maintenue et la durée programmée sera ajustée pour tenir compte de l’heure d’été. Dans ce cas, la durée de la visite devra être ajustée manuellement si nécessaire. Pour plus de détails, voir l’exemple ci-dessous.
Utiliser la durée du service n’est pas cochée pour une visite programmée (entre 1 h et 4 h) au début de l’heure d’été :
L’heure de début est 1 h, l’heure de fin est 4 h, mais la durée est de 2 heures en raison de l’heure perdue :
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Planification des récurrences en fonction du début/de la fin de l’heure d’été
Si l’une des visites d’une récurrence a lieu au début ou à la fin de l’heure d’été, l’heure de fin de cette visite sera automatiquement ajustée pour tenir compte de l’heure perdue ou gagnée.
Par conséquent, la durée de la visite sera différente de celle des autres visites de la récurrence et devra être ajustée en conséquence.
Cas limite pour les projections de visites
Le système traite les visites d’une durée d’une heure ou moins qui font partie d’une récurrence lors des projections de visites pendant l’heure d’été. Les visites d’une durée d’une heure ou moins avec une heure de début ou de fin pendant le passage à l’heure d’été seront converties en visites d’une minute pendant les projections de visites. Ces visites devront être ajustées manuellement après les projections de visites.
Exemple : la date de début de la visite est le 12 mars 2023, au début de l’heure d’été, avec une heure de début de 1 h 45 et une heure de fin de 2 h 15, qui sera convertie en 1 h 45-1 h 46 lors des projections de la visite.
Blocs de financement
Les visites étant couvertes en fonction de leur quantité, la couverture des blocs de financement n’est pas affectée par l’heure d’été.
En apprendre davantage :
Congés/Indisponibilité/Disponibilité
Pour tout congé/indisponibilité/disponibilité récurrent(e) programmé(e) traversant l’heure d’été, l’heure de début et l’heure de fin resteront les mêmes, même si elles sont saisies après l’heure d’été. Auparavant, ils étaient ajustés de manière à offrir une quantité totale constante pour chaque événement programmé, mais désormais, les utilisateurs noteront que les heures de début et de fin ne changeront pas pour leur temps disponible, et resteront de 0 h - 8 h, comme dans l’exemple ci-dessous.
En apprendre davantage :
- Comment configurer/modifier/supprimer les types de congés?
- Comment puis-je définir/modifier les indisponibilités dans l’horaire de mon employé?
Identifier les visites de nuit affectées par l’heure d’été
Si vous souhaitez modifier les visites qui seront affectées avant le début ou la fin de l’heure d’été, vous pouvez créer un rapport dans Exploration des données en utilisant le cube des visites.
Si vous souhaitez identifier les visites de nuit qui ont lieu au début/à la fin de l’heure d’été, vous devrez restreindre votre rapport aux visites qui commencent le jour précédant le changement d’heure et se terminent le jour du changement d’heure. Après avoir créé un nouveau rapport et sélectionné la visite comme type de rapport, ajoutez le champ de la date de début de la visite comme critère de tri et configurez-le pour inclure le jour précédant le changement d’heure et exclure le jour qui précède et le jour qui suit le changement d’heure.
Dans l’exemple ci-dessous, il est prévu que l’heure d’été commence le 14 mars 2021. Les paramètres suivants ont donc été définis pour inclure les visites commençant le 13 mars et exclure les visites se terminant le 13 ou le 15 mars : la date de début de visite inclut le 13 mars 2021 et la date de fin de visite exclut le 13 mars 2021 et le 15 mars 2021.
Remarque : ces filtres ne concernent que les visites de nuit et ne vous permettront pas d’identifier les visites programmées le jour du changement d’heure qui commencent avant 2 h et se terminent après 2 h. Si certaines de vos visites correspondent à ce scénario, vous devrez appliquer un filtre à toutes les visites programmées le jour du début ou de la fin de l’heure d’été et vérifier si des visites ont lieu entre 2 h et 3 h, lorsqu’une heure est gagnée ou perdue.
Ensuite, ajoutez les lignes et les mesures suivantes : Nom du succursale (le cas échéant), ID de la visite, Nom complet du client, Nom complet de l’employé, Jour de début de la visite, Jour de fin de la visite, Heure de début de la visite, Heure de fin de la visite et Somme des heures programmées de la visite.
Vous pouvez exploiter le rapport résultant pour identifier les visites de nuit qui seront affectées et qui devront peut-être être modifiées en fonction de la méthode préférée de votre organisation pour gérer l’heure d’été.
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