Comment approuver ou rejeter des visites dans la facturation ou la paie?

Les visites peuvent être approuvées dans la facturation, dans la paie, ou les deux.

Cela peut être effectué à partir de plusieurs emplacements :

• Onglet Approbation des heures dans la fenêtre de dialogue de la Visite
• Écran Approbation de la visite, où chaque visite est approuvée individuellement à partir d’une liste.
• Écran d’approbation de la visite, où les visites seront approuvées en lot.

Veuillez noter que les primes des visites sont automatiquement approuvées en même temps que la visite associée.

 Les visites libres ne peuvent pas être approuvées.

L’utilisateur peut outrepasser les quantités d’heures approuvées, les heures pouvant être facturées ou les heures payables.

Onglet Approbation des heures dans la fenêtre de dialogue Visite

1. À partir d’une page de planification, cliquez sur une visite et sélectionnez Plus de détails. Dans la fenêtre de dialogue de la visite, sélectionnez Approbation des heures.
   
   
   
   
2. Faites passer l’état d’approbation de Non approuvé à Approuvé.
   
   
   
   
3. Sélectionnez une action d’approbation (Approuver à l’heure prévue, Approuver à l’heure de pointage d’arrivée ou Approuver à une heure spécifique). Si vous sélectionnez Approuver à une heure spécifique, vous devez saisir le nombre d’heures que vous souhaitez approuver pour la visite dans le champ Heures approuvées.                         
                                  
   
   
4. Vous avez également la possibilité d’annuler le nombre d’heures approuvées pour la facturation ou la paie en utilisant les champs Outrepasser la paie et Outrepasser la facture. Pour en apprendre davantage, consultez Heures approuvées/contournement de la facturation/contournement de la paie.                
                                                             
   
   
   
5. Sauvegarder.

Approbation de visites individuelles dans l’écran d’approbation des visites

Les visites peuvent être approuvées individuellement dans l’écran d’approbation des visites sans ouvrir la fenêtre de dialogue des visites.

1. Saisir des valeurs dans les colonnes Heures approuvées/contournement de la facturation/contournement de la paie
   
   
   
   
2. Cliquez sur l’heure prévue ou de pointage d’arrivée de la visite pour l’approuver en fonction de la durée prévue ou de pointage de la visite.
   
   

Heures approuvées/contournement de la facturation/contournement de la paie

L’utilisateur a la possibilité d’approuver la visite globalement pour une certaine quantité ou de saisir des quantités approuvées différentes pour la facturation en opposition à la paie. Cela peut être fait dans la liste d’approbation des visites ou dans la fenêtre de dialogue des visites.

Heures approuvées : Si une visite n’est pas encore approuvée, le fait de saisir une valeur ici l’approuvera automatiquement. Si la visite est approuvée, la quantité apparaîtra ici, mais elle peut être modifiée. 

Une valeur dans Heures approuvées signifie que la visite est approuvée à la fois pour la facturation et la paie. Il s’agit de la quantité d’heures approuvées, sauf si 1) l’unité de taux de facturation/paiement est la visite, auquel cas la quantité est automatiquement 1, ou 2) il existe une quantité de contournement de la facturation/contournement de la paie.

Contournement de la facturation/contournement de la paie : saisissez une valeur dans l’une ou l’autre des colonnes pour payer ou facturer une quantité spécifique. Notez que l’unité de la colonne apparaît en fonction de l’unité du code de la facturation ou du code de paiement de la visite

Si la visite n’est pas encore approuvée, elle ne le sera pas si une valeur est saisie dans l’une ou l’autre de ces colonnes. La visite doit être approuvée séparément.

Scénario 1 : Un contournement de la facturation ou un contournement de la paie sont saisis pour une visite.

• La visite doit être approuvée manuellement.

Scénario 2 : Des heures approuvées sont saisies dans une visite.

• La visite est automatiquement approuvée pour la facturation et la paie pour les heures approuvées.

Scénario 3 : Les heures approuvées sont saisies pour une visite ET un contournement de la facturation ou un contournement de la paie est saisi.

• La visite est automatiquement approuvée pour la facturation et la paie.
• Les heures approuvées ne s’appliquent pas à la facturation où il y a contournement de la facturation ou à la paie lorsqu’il y a contournement de la paie.

Actions en lot dans l’écran d’approbation de la visite

En sélectionnant la case à cocher Groupes d'actions, vous pouvez gérer toutes les visites actuellement visibles avec vos sélections de filtres.

Tout approuver en mode Prévu à l’horaire

Toutes les visites seront approuvées pour une quantité d’heures égale à la durée prévue.

• Les visites ne doivent pas être à pourvoir.

Tout approuver en mode Temps enregistré

Toutes les visites seront approuvées pour une quantité d’heures égale à la durée de pointage.

• Les visites ne doivent pas être à pourvoir.
• Les visites doivent être associées à une session de travail.

Approuver les quarts prévus correspondants

Toutes les visites seront approuvées pour une quantité d’heures égale à la durée prévue.

• Les visites ne doivent pas être à pourvoir.
• Les visites doivent respecter le retard et le % de couverture du quart associés à leurs codes de service.
• Les visites doivent être couvertes par un bloc de financement lorsque le service en possède.

Approuver les quarts en mode Temps enregistré correspondants

Toutes les visites seront approuvées pour une quantité d’heures équivalente à la durée pointée.

• Les visites ne doivent pas être à pourvoir.
• Les visites doivent respecter le retard de début et le % de couverture du quart du code de service.
• Les visites doivent être couvertes par un bloc de financement lorsque le service en possède.

Tout rejeter

Toutes les visites seront rejetées. Tous heures approuvées/contournement de la facturation/contournement du paiement seront ignorés lors de la facturation et de la paie.

Permissions

L’approbation de la visite est régie par les autorisations ACL suivantes dans le dossier Comptabilité :

• Approuver les visites à l’heure prévue
• Approuver les visites à l’heure de pointage d’arrivée
• Contourner des approbations de visite (c.-à-d. contournement des heures de pointage, d’heures régulières, de TS1 et de TS2)
• Action en lot : Approuver toutes les visites à l’heure prévue
• Action en lot : Approuver toutes les visites correspondantes à l’heure prévue
• Action en lot : Approuver toutes les visites à l’heure d’arrivée.
• Action en lot : Approuver des visites correspondantes à l’heure de pointage d’arrivée

 En apprendre davantage (en anglais)

• Comment effectuer la paie?
• Aperçu de la facturation : Périodes de facturation
• Écran d’approbation de la visite
• Comment paramétrer des codes de service?
• Écran d’approbation de la visite