Comment utiliser l’écran Approbation d’une visite?

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  • Mise à jour

L’écran Approbation des visites peut être trouvé à partir des endroits suivants 

  • Comptabilité>Facturation>Cycle de facturation>Affichage>Approbation des visitesVisites incluses dans le Cycle de facturation uniquement, de la Date de facturation rétroactive (le cas échéant) ou de la Date de début à la Date de fin.
  • Comptabilité>Paie>Affichage>Approbation des visitesVisites incluses dans la Période de paie uniquement, de la Date d’ajustement et de report (le cas échéant) ou de la Date de début à la Date de fin.
  • Horaires>Gestion des effectifs>Approbation des visites: toute période de visite peut être consultée.

Colonne verrouillée

Les visites sont verrouillées, l’icône  apparaîtra dans la colonne Verrouillé, ainsi qu’une indication du nombre de paies ou de factures dans lesquelles la visite a été incluse.

Pour connaître les détails des factures ou des paies, survolez l’icône .

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En apprendre davantage (en anglais)

Colonne Client

Vous pouvez saisir un nom de client dans le filtre approprié, ou cliquer sur un nom de client dans la colonne pour trier rapidement les visites de ce client.

Vous pouvez trier sur un ou plusieurs groupes de clients à la fois, en utilisant les boutons Tout ou Rien.

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Survolez l’icône pour afficher les Étiquettes du client.

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Vous pouvez trier une ou plusieurs Étiquettes du client à la fois, en utilisant les boutons Tout ou Rien.

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Si une visite est suspendue ou annulée, le nom du client apparaîtra sur un fond gris avec une icône  .

Pour voir le motif de la mise en suspend ou de l’annulation, survolez l’icône .

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Vous pouvez filtrer par toutes les visites en opposition aux visites prévues en opposition aux visites annulées/en attente.

En apprendre davantage (en anglais)

Colonne employé

Vous pouvez saisir le nom d’un employé dans le filtre approprié, ou cliquer sur l’icône pour effectuer un tri rapide à partir du nom de l’employé. Vous pouvez également trier par :

  • Services: s’applique au service de l’employé.
  • Appellations: s’applique à l’appellation de l’employé, paramétrée sur son profil.

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Colonne État

Vous pouvez trier par Non approuvé en opposition à Approuvé en opposition à Rejeté en opposition à Tous.

Si une visite est approuvée ou rejetée, elle sera indiquée ici. Les visites qui ne sont pas approuvées sont affichées sans état.

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Colonne Date

La date de début de la visite. Vous pouvez trier par plage de dates. Les visites à la date de début de la période sont incluses et les visites à la date de fin de la période sont exclues.

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Colonne Code de service

Survolez l’icône pour afficher les étiquettes de service.

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Vous pouvez trier une ou plusieurs étiquettes de service à la fois, en utilisant l’option Tout ou Rien.

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Cliquez sur une étiquette de service pour ouvrir une petite fenêtre de dialogue où vous pouvez le modifier.

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En apprendre davantage

Colonnes de Début /Fin /Pauses

L’heure de début et de fin de chaque visite et, le cas échéant, le temps de pause en minutes.

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Colonnes Programmé/Horodaté/%  couvert

Heure prévue : l’heure prévue de la visite en heures. Cliquez sur ce lien pour approuver la visite à l’heure prévue.

Horodaté : le temps chronométré de la visite en heures. Apparaîtra en gris s’il est égal ou supérieur à l’heure prévue et en rouge s’il est inférieur.

% Couvert : Horodaté divisé par heure prévue.

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Distance de pointage

La distance de pointage d’arrivée représente la distance de l’adresse de la visite où le pointage a eu lieu, s’il a été effectué sur un téléphone portable. Elle sera rouge si elle est supérieure à 1 000 mètres et verte si elle est inférieure.

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La distance de pointage de départ représente la distance de l’adresse de la visite où le pointage de sortie a eu lieu sur le mobile. Elle sera rouge si elle est supérieure à 1000 mètres et verte si elle est inférieure. 

Si plus d’une session de travail a eu lieu lors de la visite, la distance de pointage d’arrivée correspondra à la distance de pointage d’arrivée de la première session de travail, et la distance de pointage de départ correspondra à la distance de pointage de départ de la dernière session de travail.

Survolez Distance de pointage d’arrivée/de départ pour afficher la différence entre les distances de pointage d’arrivée/de départ autorisée et la distance de pointage d’arrivée/de départ actuelle.

Vous pouvez également utiliser la distance maximale en mètres et la distance minimale en mètres pour effectuer un tri à l’aide des distances de pointage d’arrivée/de départ. Le filtre de distance minimale en mètres affichera les visites où la distance de pointage d’arrivée OU de départ est supérieure ou égale à la valeur. Le filtre distance maximale en mètres affichera les visites où la distance de pointage d’arrivée ET de départ sont inférieures ou égales à la valeur. 

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Colonnes Heures approuvées/Outrepasser la limite/Outrepasser le paiement

Heures approuvées : Lorsqu’une visite est approuvée en fonction de l’heure prévue ou de l’heure d’arrivée, la quantité d’heures apparaîtra dans cette colonne. Il est possible d’outrepasser cette valeur dans la colonne, ou si une visite n’est pas encore approuvée, le fait d’entrer une valeur ici l’approuvera automatiquement.

Outrepasser la facturation/le paiement : saisissez une valeur dans l’une ou l’autre des colonnes pour facturer ou payer une quantité différente de celle prévue. Si la visite n’est pas encore approuvée, elle ne le sera pas si une valeur est inscrite dans l’une de ces colonnes. Il convient de noter que l’unité de la colonne apparaît en fonction de l’unité du code de facturation ou du code de paiement de la visite.

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Colonne Remarques

Si une visite comporte des remarques, il y aura un indicateur indiquant la quantité.

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Survolez l’indicateur pour voir le contenu des remarques.

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La remarque apparaîtra dans son intégralité, même si elle est longue.

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Étiquettes de visite

Les étiquettes de visites apparaîtront dans cette colonne. Si une visite en comprend plusieurs, elles seront séparées par des virgules.

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Vous pouvez trier une ou plusieurs étiquettes de visite à l’aide des boutons Tout ou Rien.

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Colonne révisions

Cliquer sur Révisions ouvre une fenêtre de dialogue avec un journal des opérations sur la visite.

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Colonne Financée

La colonne financée indique quelles visites sont couvertes par les blocs de financement.

Vous pouvez trier par Tout en opposition à Financée en opposition à Non financée. Les visites qui ne sont pas financées incluront à la fois celles pour lesquelles il existe des blocs de financement, mais qui ne les couvrent pas et celles pour lesquelles il n’existe aucun bloc de financement.


Oui : la visite est financée.
Non : la visite n’est pas financée, puisque le service n’a plus de fonds (les blocs de financement sont épuisés).
S.O : La visite n’est pas financée parce que le service n’a jamais reçu de bloc de financement. 

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Survolez les icônes Oui ou Non   pour afficher les renseignements de financement.

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Colonne d’état du souscripteur

Pour toute visite du RLISS, l’état du souscripteur de toute visite envoyée apparaîtra ici.

Pour les autres visites, la colonne restera vide.

Vous pouvez trier tous les états individuels.

Survolez l’icône pour obtenir la date de la dernière mise à jour et le numéro du document de validation.

 

Marquer pour la nouvelle soumission

Si une visite a été marquée pour une nouvelle soumission, elle apparaîtra ici. Vous pouvez filtrer si les visites sont marquées ou non pour une nouvelle soumission.

 

Actions par lots dans l’écran d’approbation des visites

En sélectionnant la case à cocher Groupes d'actions, vous pouvez agir sur toutes les visites actuellement visibles avec vos sélections de filtre.

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lock.pngLes approbations par lot sont contrôlées par les permissions ACL suivantes dans le dossier Comptabilité :

  • Action en lot : Approuver toutes les visites à l’heure prévue
  • Action en lot : Approuver toutes les visites correspondantes à l’heure prévue
  • Action en lot : Approuver toutes les visites à l’heure d’arrivée.
  • Action en lot : Approuver les visites correspondantes à l’heure prévue

Approuver toutes les visites prévues

Toutes les visites seront approuvées pour un nombre d’heures égal à leur durée prévue.

  • Les visites ne doivent pas être non attribuées.

Approuver toutes les visites à l’heure

Toutes les visites seront approuvées pour la quantité d’heures égale à la durée réelle.

  • Les visites ne doivent pas être non attribuées.
  • Les visites doivent comporter une séance de travail.

Approuver l’appariement aux visites prévues

Toutes les visites seront approuvées pour un nombre d’heures égal à leur durée prévue.

  • Les visites ne doivent pas être non attribuées.
  • Les visites doivent respecter le retard de début et le % de couverture du quart associés au code de service.
  • Les visites doivent être couvertes par un bloc de financement si un service possède un bloc de financement.

Approuver le jumelage à l’heure de pointage

Toutes les visites seront approuvées pour la quantité d’heures égale à la durée réelle.

  • Les visites ne doivent pas être non attribuées.
  • Les visites doivent respecter le retard de début et le % de couverture du quart associés au code de service.
  • Les visites doivent être couvertes par un bloc de financement si un service possède un bloc de financement.

Tout rejeter

Toutes les visites seront rejetées. Tous les heures approuvées/contournement de la facturation/contournement de la paie déjà saisis seront ignorés lors de la facturation et de la paie.

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