Si vous sous-traitez des tâches, les fonctionnalités Rapprochement des dépenses et Cumul peuvent vous aider à gérer vos dépenses.
Vous pouvez créer des Fournisseurs afin de gérer les Visites attribuées aux sous-traitants.
Configuration des fournisseurs
Créez des Profils de sous-traitants et assurez-vous de les associer à des Comptes de Cumul si vous planifiez les utiliser pour Cumuler les dépenses.
En apprendre davantage :
Profil de l’employé du fournisseur
Pour chaque Profil du fournisseur créé, un Profil de l’employé par défaut sera également créé.
En apprendre davantage :
Ajouter d’autres employés à un fournisseur
Vous pouvez associer un Profil de fournisseur à autant de Profils d’employés que vous le souhaitez.
1. Accédez à Profil de l’employé>Données démographiques>Renseignements généraux.
2. Dans la liste déroulante Fournisseur, faites votre choix dans les Fournisseurs configurés.
3. Sauvegarder l’employé.
⚠ Tout Employé du fournisseur sera automatiquement exclu de la Paie. ⚠
4. Dans Employés>Liste d’employés, vous verrez une colonne contenant le nom du Fournisseur de chaque Employé du fournisseur.
En apprendre davantage :
Créer des codes de dépenses
Les codes de dépenses déterminent la manière dont les fournisseurs doivent facturer les visites.
En apprendre davantage :
Configurer des Codes de dépenses sur des Codes de service
Le Code de service doit être assorti d’un Code de dépense si des Employés de Fournisseurs effectueront les Visites associées à ce Code de service.
En apprendre davantage :
Attibuer des visites aux fournisseurs
Attribuez un Employé associé à un Profil de fournisseur à une Visite en les cherchant dans la fenêtre de la Visite ou en utilisant l’outil Chercher un employé.
Lorsque vous ajoutez un Employé à un Fournisseur, une notification s’affiche toujours dans la fenêtre contextuelle Visite.
En apprendre davantage :
Outrepasser le Code/Taux de dépense d’une visite
Il est possible d’outrepasser le Code et le Taux de dépense d’une Visite
1. Pour chaque Visite attribuée à un Employé associé à un Fournisseur, accédez à l’onglet Comptabilité et saisissez un Code ou un Taux de dépense différent.
2. Modifier une visite.
3. Si la Visite fait partie d’une Récurrence, vous pourrez appliquer vos modifications aux Visites à venir.
Approbation des visites
Les Visites attribuées aux Employés de Fournisseurs peuvent être approuvés comme les autres Visites pour la Facturation ou la Paie. Toutefois, l’approbation ne peut pas être annulée.
Les Visites seront facturées normalement, mais seront exclues de la Paie.
En apprendre davantage :
Rapprochement des dépenses
Le Rapprochement des dépenses vous permet d’associer les Visites effectuées par un Fournisseur aux bonnes Factures, afin de vous permettre de gérer vos dépenses.
Une fois les Visites attribués aux Employés de Fournisseurs approuvées, elles peuvent être affichées dans Comptabilité>Rapprochement des dépenses.
2. Cliquez sur l’icône pour faire une recherche par Client, Fournisseur, Employé ou Numéro de facture, ou pour trier par Date de visite ou État (Toutes, Ouverte, Rapprochée).
3. Cliquez sur Afficher pour ouvrir la fenêtre contextuelle Visite de chaque élément.
4. Pour lancer le processus de Rapprochement des dépenses, cliquez sur le bouton Rapprocher pour ouvrir la fenêtre contextuelle suivante :
5. Saisissez le nom du Fournisseur. Vous pouvez également inscrire le Numéro de facture et la Date, ainsi que la Date de début et de fin de la Visite. Puis, cliquez sur Lancer le rapprochement.
6. Lorsque vous revenez à la grille Rapprochement des dépenses, vous verrez toutes les Visites ouvertes associées au Fournisseur. Cochez la case à côté de chaque Visite à rapprocher.
7. Dès qu’une case est cochée, vous pourrez saisir des données dans les champs Montant, Taxes, Centre de coûts, Numéro de facture et Date de facturation. Remarque : la Visite doit posséder un Numéro de facture, une Date de facturation et un État de rapprochement pour achever le processus de rapprochement.
8. Une fois les données associées à la Visite à rapprocher saisies, cliquez sur le bouton Appliquer le rapprochement.
9 Une fois le rapprochement effectué, vous recevrez un message indiquant que vos données ont été mises à jour.
Cumul des dépenses
Cumul des dépenses vous permet de calculer les dépenses engagées lors d’une Période financière donnée.
Lorsque vous utilisez la fonctionnalité Cumul, elles traitera toutes les Visites Ouvertes (pas encore Rapprochées) d’ici la fin de la Période financière et créera les transactions courantes et de contre-passation en débitant et en créditant les comptes concernés. Pour que ces transactions soient enregistrées, tous les Codes de dépenses associés aux Visites doivent disposer de GL Comptes de dépenses et tous les Fournisseurs doivent disposer de GL Comptes de régularisation. Un seul cumul est possible par Période financière.
1. Pour lancer le processus de cumul, accédez à Comptabilité>Rapprochement des dépenses et cliquez sur le bouton Cumuler.
2. Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, vous verrez le numéro de la Période, l’Année d’exercice de la dernière période financière cumulée, ainsi que la liste des Périodes financières ouvertes.
3. Cliquez sur Sélectionner pour définir la Période financière à laquelle appliquer le cumul. Remarque : vous ne pouvez sélectionner que des Périodes financières Ouvertes qui ne sont pas suivies d’une Période financière Fermée. Pour commencer le processus, cliquez sur Appliquer le cumul.
4. Une fois toutes les actions menées à bien, la page Fournisseurs sous l’onglet Rapprochement des dépenses s’affiche.
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