Lorsqu’un nouveau service est créé, trois types de dates sont utilisées pour préciser lorsque la première visite devrait avoir lieu.
Ces dates se rempliront automatiquement à partir des références qui ont été utilisées pour créer un nouveau service ou mettre à jour un service existant. Elles peuvent également être saisies et modifiées manuellement à partir du profil de service.
Date de la première visite requise
Si ce champ est défini dans le service, la programmation d’une première visite après cette date entraînera l’affichage d’un avertissement dans le champ de la date : « La première visite du service ne doit pas avoir lieu après le AAAA-MM-JJ », la date indiquée étant la date de première visite obligatoire définie dans les dernières informations sur l’orientation dans le profil du service.
Pour afficher la date de première visite requise, allez dans l’onglet Services du profil du client et sélectionnez le service. La date de la première visite requise sera indiquée sous les dernières informations de recommandation.
Pour mettre à jour la date manuellement, cliquez sur Modifier les dernières informations de recommandation.
Saisissez une date dans le champ Date de la première visite requise et cliquez sur Sauvegarder.
Service requis avant
Si la date de première visite requise n’est pas définie, le système utilisera la Date à laquelle le service est requis. Si cette option est activée, la programmation d’une première visite après la date de fin de service déclenchera un avertissement : « La première visite du service ne devrait pas avoir lieu après le AAAA-MM-JJ », la date indiquée étant la date de fin de service.
Pour visualiser la date à laquelle le service est requis, allez dans l’onglet Services du profil du client et sélectionnez le service approprié. La date à laquelle le service a été requis est indiquée sous les dernières informations de référence.
Pour mettre à jour la date manuellement, cliquez sur Modifier les dernières informations de recommandation.
Saisissez une date dans le champ Date de fin de service et cliquez sur Sauvegarder.
Ces champs sont configurés selon une hiérarchie qui fait que la date de première visite requise est prioritaire par rapport à la date à laquelle le service est requis. Cela signifie que si une date de première visite obligatoire est fixée, elle remplacera la date du service requis par la date indiquée dans l’avertissement.
Date de début du service
Il s’agit de la date de début qui a été saisie lors de la création du service. Pour afficher la date de début d’un service, allez dans l’onglet Services du profil du client et choisissez le service approprié. La date de début est indiquée dans la rubrique Détails.
Pour modifier la date de début du service, cliquez sur Modifier.
Saisissez une nouvelle date de début, puis cliquez sur Sauvegarder.
Conflits de planification et codes de raison
Si vous tentez de programmer une première visite pour un service après la date fixée dans Date de première visite requise ou Date à laquelle le service est requis, vous recevrez un avertissement sous le champ de la date.
Un avertissement sera également déclenché si un employé est glissé et déposé dans un horaire pour un service un jour qui entre en conflit avec les informations relatives à la date de la première visite, ainsi que lorsque les visites sont déplacées à une date antérieure qui entre en conflit.
Cependant, vous pouvez toujours enregistrer les visites qui sont en conflit avec les dates définies dans les dernières informations de référence.
Si vous souhaitez suivre les dérogations à l’avertissement de première visite, vous pouvez configurer les codes de motif dans Comptabilité>Paramètres de comptabilité>Codes de motif.
Une fois que vous aurez créé et activé au moins un code de motif, vous serez invité à saisir un code de motif chaque fois que vous substituerez une date de première visite. Ce champ est obligatoire.
Une fois qu’un code de motif est saisi lors de la programmation d’une visite, il est stocké au niveau du service. Cela signifie qu’un code de raison ne sera pas redemandé si de nouvelles visites conflictuelles sont programmées, même par des utilisateurs qui ne sont pas autorisés à saisir des codes de raison et à ignorer les avertissements relatifs à la date de début du service.
L’utilisation des codes de raison peut être suivie dans l’exploration des données.
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