Les périodes de facturation sont utilisées pour facturer les clients ou les bailleurs de fonds qui sont facturés à intervalles réguliers. Ils peuvent être utilisés avec tous les types de bailleurs de fonds (modèles de facturation) et doivent toujours être utilisés avec les bailleurs de fonds de type Bailleur de fonds groupé et RLISS.
Lors de la création d’une période de facturation, vous sélectionnez les visites et les primes qui doivent être facturées à la fin de la période en fixant une date de début et de fin pour les visites/primes éligibles et en spécifiant les bailleurs de fonds, les départements de service ou les groupes de clients à inclure. Après avoir créé votre période de facturation, vous pouvez générer des factures pour facturer à vos bailleurs de fonds toutes les visites et primes incluses dans la période.
Contrairement aux cycles de facturation, la facturation ad hoc vous permet de facturer un client particulier à tout moment et d’inclure les visites qui n’ont pas encore été facturées dans une période de facturation ou une autre facture ad hoc. La facturation ad hoc ne fonctionne qu’avec les clients individuels et les bailleurs de fonds individuels. Elle est plus appropriée pour les services de point de vente ou pour clôturer une période irrégulière pour un client (comme dans le cas d’une décharge de service inattendue). Pour en savoir plus, voir l’aperçu de la facturation ad hoc.
Visualiser les factures et les périodes de facturation déjà préparées
Pour consulter les factures et les périodes de facturation préparées précédemment, allez dans Comptabilité>Facturation.
Dans l’onglet Factures du menu de droite, vous verrez votre liste de factures.
Utilisez les filtres en haut de la page pour rechercher des factures par client ou facturé au client, numéro de facture ou balance, montant total, dates de début et de fin, ou état (brouillon, envoyé(e), payé, annuler, amorti(e), supprimer).
Dans l’onglet Période de facturation, vous verrez la liste des périodes de facturation précédemment créées.
Utilisez les options en haut de la liste pour filtrer par identifiant, Date de rétrofacturation, date de début et de fin, par bailleurs de fonds, par groupes de clients, par succursales ou par état (tous, ouvert ou fermé).
Les périodes ouvertes sont affichées par défaut.
Créer une nouvelle période de facturation
Vous pouvez créer une nouvelle période de facturation de deux façons.
- Cliquez sur +Créer période de facturation en haut de la page pour commencer à créer une nouvelle période à partir de zéro.
- Créez une nouvelle période sur la base d’une ancienne période de facturation en sélectionnant Créer nouveau dans la liste déroulante située à côté de Afficher sur la période de facturation en question.
Si vous choisissez la deuxième option, les éléments suivants seront applicables :
- La date de début de la nouvelle période sera la même que la dernière date de fin pour cet ensemble de bailleurs de fonds (ce champ est désactivé pour la modification).
- La date de fin représente le même nombre de jours que la date d’origine.
- La date de rétrofacturation représente le même nombre de jours que la date initiale.
- Les filtres appliqués (bailleurs de fonds, groupes, départements, groupes de codes de facturation) sont les mêmes que dans la période d’origine.
Vous pourrez toujours ajouter et supprimer des bailleurs de fonds de la période de facturation.
- Date de début : la date de début de toutes les visites incluses dans la période. À moins que vous ne créiez une nouvelle période à partir d’une période de facturation existante, la date du jour sera utilisée par défaut.
- Date de fin : le jour suivant la dernière date à laquelle les visites doivent être incluses dans la période.
- Date de rétrofacturation : définissez cette date si vous souhaitez inclure les visites ou les primes approuvées tardivement dans la période. Toutes les visites/primes qui se situent entre la date de facturation rétroactive et la date de début et qui n’ont PAS été facturées précédemment seront incluses. Ces visites reportées seront marquées d’un astérisque sur la feuille de calcul d’approbation des visites. Pour garantir l’efficacité de la rétrofacturation, cette date doit être fixée à une date antérieure ou égale à la date de début de la période de facturation.
- Date de la facture : la date qui figurera sur la facture imprimée. Il s’agit également de la date d’enregistrement des factures dans le grand livre.
- Filtres : Sélectionnez bailleurs de fonds, Groupes et Départements pour filtrer la période de facturation et n’inclure que les éléments spécifiés. Si vous laissez ces champs vides, les visites associées à n’importe quels bailleur de fonds, groupe ou département qui remplissent les conditions de date seront incluses.
- Limiter la création d’équipes : en cochant cette case, les employés du post-marché ne pourront pas programmer de visites pendant cette période une fois que la période de facturation aura été créée. Cette restriction ne s’applique qu’aux visites des bailleurs de fonds correspondantes pour les dates de début et de fin de la période de facturation. Vous pouvez utiliser ce paramètre à ce stade si votre agence souhaite empêcher la création de nouvelles visites au cours d’une période en cours de traitement.
Préparer les éléments de facturation pour votre période de facturation
Cliquez sur Afficher pour ouvrir une période de facturation et poursuivre le processus de facturation.
Dans la période de facturation, vous verrez une série d’onglets qui vous aideront à examiner et à approuver tous les éléments avant de générer les factures.
1) Visites
L’onglet Visites contient la même vue que la page Approbation des visites dans Gestion des effectifs. Par défaut, les visites non approuvées sont affichées. Vous pouvez modifier le filtre en haut de la page pour afficher toutes les visites, les visites approuvées ou les visites rejetées.
Utilisez les Groupes d’actions pour approuver les visites en masse. Vous pouvez choisir de tout approuver en mode prévu à l’horaire, tout approuver en mode Temps enregistré, approuver les quarts prévus correspondants, approuver les quarts en mode Temps enregistré correspondants, ou tout rejeter. Cliquez ici pour en savoir plus sur les Groupes d’actions.
Vous pouvez également utiliser la colonne Heures approuvée pour saisir le nombre d’unités (heures ou visites en fonction de l’unité définie dans le code de facturation/paiement) qui doivent apparaître dans la facturation et la paie pour la visite. Si une visite n’est pas encore approuvée, la saisie d’une valeur dans cette colonne approuvera automatiquement la visite pour la facturation et la paie.
La colonne Outrepasser la facturation permet de remplacer la quantité approuvée par le nombre d’unités qui seront facturées aux bailleurs de fonds. Si une valeur est saisie ici, la quantité indiquée dans la colonne Outrepasser la facturation sera la quantité qui apparaît sur la facture au lieu du montant approuvé.
La colonne Outrepasser la paie permet de remplacer la quantité approuvée par le nombre d’heures (ou de visites) qui seront payées. Entrez 0 si vous facturez, mais ne payez pas pour une visite.
Notez que l’introduction de outrepasser la facturation et/ou outrepasser la paie pour une visite n’approuvera pas automatiquement la visite si elle n’est pas déjà approuvée. La visite doit être mise à jour séparément pour être approuvée.
Pour en savoir plus sur l’approbation des visites, voir Comment approuver/désapprouver des visites pour la facturation et/ou la paie?
2) Visites non planifiées
Les visites non planifiées se produisent lorsqu’un soignant se présente chez un client qui n’est pas programmé pour cette heure. Ils ne peuvent pas être facturés pour cette visite si elle n’est pas d’abord ajoutée à leur horaire.
En cliquant sur Ajouter à l’horaire dans cet écran, une visite de la durée par défaut du code de service sera ajoutée à l’horaire de l’employé.
Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, cochez la case Approuver automatiquement la nouvelle visite pour approuver la visite à l’heure prévue plutôt qu’à la durée réelle de la session de travail.
Utilisez les Groupes d’actions si vous souhaitez ajouter des visites non planifiées à la programmation en masse.
Pour en savoir plus sur la gestion des visites non planifiées, voir Comment résoudre mes visites non planifiées?
3) Primes de la visite
Cet onglet contient une liste des primes appliquées aux visites au cours de la période de facturation. Si une visite est approuvée, toutes les primes qui y sont liées seront également approuvées et facturées.
Pour en savoir plus sur les primes de facturation, voir Comment ajouter/modifier/désactiver/supprimer des primes de facturation pour mes clients?
4) Résolution des problèmes
L’écran Résolution des problèmes vous permet de filtrer les éléments manquants sur les visites qui sont nécessaires à une facturation correcte (comme certains codes) afin d’éviter les rejets de facturation ou les erreurs.
Utilisez les options de filtrage pour vérifier les problèmes de facturation liés aux exigences de votre agence en matière de facturation. Cliquez sur le bouton vert Filtre une fois que vous avez sélectionné les filtres dont vous avez besoin. Cliquez sur le bouton rouge Réinitialiser pour revenir à la vue d’origine.
Pour la facturation privée (bailleur de fonds de type client individuel), filtrez par :
- Quarts de travail sans code de service. Si elle est manquante, la visite ne sera pas facturée correctement.
- Quarts de travail sans code de facturation. Le système a besoin d’un code de facturation pour facturer au taux correct.
Pour la facturation RLISS, filtrez par :
- Quarts de travail sans code de service. Si elle est manquante, la visite ne sera pas facturée correctement.
- Quarts de travail sans code de facturation. Le système a besoin d’un code de facturation pour facturer au taux correct.
- Quarts de travail sans code d’activité. En cas d’absence, les visites seront rejetées, car des codes d’activité sont requis.
Notez que les visites annulées et non facturables seront signalées ici comme n’ayant pas de code de facturation. Vous pouvez les filtrer en sélectionnant Planifié(e) au lieu de Toutes les visites.
5) Factures
C’est dans cet onglet que toutes les factures sont générées pour la Période de facturation après que les informations figurant dans les autres onglets ont été examinées et approuvées.
- Toutes les factures supprimera les factures existantes pour le client/le bailleur de fonds donné et les remplacera par de nouvelles. Utilisez cette option lorsque les informations de service d’un client (comme le mode de paiement ou le contact de facturation) ont changé, en particulier si le client peut avoir plusieurs factures dans la même période de facturation.
- Seules les visites nouvellement approuvées conserveront toutes les factures existantes et en créeront une nouvelle avec uniquement les visites qui ont été approuvées depuis que la dernière facture a été générée. Sélectionnez cette option si vous ne voulez pas affecter les factures générées précédemment.
- Les visites marquées comme devant être soumises à nouveau sont destinées aux agences travaillant avec les RLISS qui doivent soumettre à nouveau les visites sur une facture distincte de l’originale. Cela permettra de conserver toutes les factures existantes et d’afficher la visite comme étant soumise dans plusieurs factures.
Pour régénérer une facture, cliquez sur la flèche située à côté de Afficher sur la ligne de la facture et sélectionnez Régénérer.
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, choisissez de régénérer en incluant uniquement les visites de cette facture (par défaut) ou les visites de cette facture et les visites nouvellement approuvées.
- Seules les visites de cette facture seront régénérées pour les visites et les primes déjà incluses dans la facture, sans affecter les autres factures de ce client dans la période de facturation. Si un client a plusieurs factures (en raison de plusieurs services) et que ses informations de facturation changent, il peut être préférable d’utiliser Choisir un client ou un bailleur de fonds pour s’assurer que les changements sont appliqués à toutes les factures concernées.
- Les visites figurant sur cette facture et les visites nouvellement approuvées donneront lieu à une nouvelle facture portant le même numéro, mais intégrant les modifications apportées aux visites figurant déjà sur la facture et/ou aux visites approuvées depuis la création de la dernière facture.
Examiner et modifier les factures en cours de rédaction
Pour consulter une facture, cliquez sur Afficher.
À partir de la facture brouillon, vous pouvez examiner les détails des visites et des primes incluses. Pour modifier une visite, cliquez sur l’identifiant de réference.
La boîte de dialogue Visite s’ouvre et vous permet de modifier les détails de la visite.
Après avoir modifié les Visites ou les Primes sur la facture, cliquez sur Régénérer et sélectionnez Uniquement les visites pour cette facture avant de cliquer sur OK. Cette opération permet de conserver le numéro de facture existant et d’ajouter les informations mises à jour, mais uniquement les visites qui figuraient précédemment sur la facture.
Si une nouvelle visite entrant dans les paramètres de la période de facturation (la plage de dates de la période de facturation ou la date de facturation rétroactive) a été approuvée et que vous souhaitez l’inclure dans un brouillon de facture existant, cliquez sur Régénérer et sélectionnez Visites de cette facture et visites nouvellement approuvées. Cela inclut toutes les visites approuvées depuis que la dernière facture a été générée, ainsi que toutes les modifications apportées aux visites figurant déjà sur la facture.
Étant donné que les factures sont réparties en fonction du modèle de facturation (bailleur de fonds), du payeur (le contact de facturation du service si le bailleur de fonds est un client individuel) et du mode de paiement, certaines modifications apportées au client, bailleur de fonds ou au service peuvent avoir une incidence sur la répartition des visites sur plusieurs factures. Lorsque des modifications sont apportées aux détails du service, vous devez sélectionner Choisir le client ou le bailleur de fonds, puis Toutes les factures, afin de vous assurer que toutes les factures concernées sont supprimées et correctement régénérées.
Si de nombreuses modifications ont été effectuées sur plusieurs Clients, l’approche la plus sûre consiste à sélectionner à nouveau Générer toutes les factures.
Exporter et marquer les factures comme envoyées
Vous pouvez exporter et marquer des factures individuelles comme envoyées en sélectionnant la flèche à côté de Afficher et en cliquant sur Envoyer (confirmer).
Vous pouvez également effectuer ces actions à partir de la facture elle-même en cliquant sur Exporter ou Marquer comme envoyé.
Pour marquer toutes les factures d’une période de facturation comme envoyées, vous pouvez choisir de fermer la période de facturation. Une fois qu’une période de facturation est fermée, vous ne pouvez plus modifier les factures du cycle. Pour les factures des RLISS, il est recommandé d’attendre que les nouvelles soumissions soient terminées avant de clôturer le période de facturation.
La clôture d’une période de facturation a les effets suivants :
- Il fait passer toutes les factures brouillonnes au statut Envoyé, de sorte qu’elles ne peuvent être ni régénérées ni supprimées.
- Il supprime la possibilité de générer de nouvelles factures dans cette période, y compris les nouvelles soumissions.
- Il empêche la modification des paramètres de la période de facturation (par exemple, la date de début et de fin).
- Il ajoute une autre couche d’accès de sorte que seuls les utilisateurs configurés avec l’ACL Ajustements des visites de facturation clôturée peuvent apporter des modifications aux visites dans cette période.
Pour fermer une période de facturation, accédez à l’onglet Période de facturation et cliquez sur la flèche située à côté de Afficher et sélectionner Fermer.
Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, cochez la case Restreindre la création d’équipes si vous souhaitez empêcher la création de nouvelles visites dans la période de facturation après sa fermeture. Enfin, cliquer sur Sauvegarder.
Annuler une facture envoyée et en créer une mise à jour
Une fois que les factures ont été marquées comme envoyées et que la période de facturation a été clôturée, vous ne pourrez plus ajouter de nouvelles visites à la période. Si vous devez ajouter une nouvelle visite à une facture qui a déjà été envoyée dans le cadre d’une période de facturation clôturée, vous devez d’abord annuler la facture. Vous pouvez ensuite générer une nouvelle facture incluant les postes annulés dans une nouvelle période de facturation avec une date de facturation rétroactive définie pour inclure les visites de la facture annulée.
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