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Aperçu de la fonctionnalité : Exportations de la comptabilité

Rita Pang
Rita Pang
  • Mise à jour

La fonction Exportation de la comptabilité vous permet de générer des rapports contenant les données relatives aux factures et aux transactions sur une période spécifique et de télécharger les fichiers dans un format qui facilite l’analyse des données et leur importation dans le logiciel de comptabilité de votre organisation. Ces rapports peuvent être exportés sous Comptabilité > Exportations de la comptabilité > + Ajouter exportation de la comptabilité.

Contenu

Rôles et permissions

L’ACL suivant est nécessaire pour accéder et gérer les exportations de la comptabilité :

  • Comptabilité > Gérer les exportations de la comptabilité

L’ACL suivant est nécessaire pour télécharger les exportations de la comptabilité :

  • Comptabilité > Visualiser les factures

Exportations comptables

AlayaCare propose les rapports de base suivants :

Notez que certains de ces rapports de base sont spécifiques aux agences utilisant le module de facturation électronique d’AlayaCare. D’autres types d’exportations personnalisées peuvent également être disponibles en fonction des paramètres de votre agence.

Rapport sur les créances échues (AR)

Le rapport AR est conçu pour vous aider à suivre vos comptes clients. Il affiche les soldes impayés des clients et des bailleurs de fonds sur une période donnée et regroupe les paiements en retard en fonction du nombre de jours écoulés depuis la date d’enregistrement de la facture. Chaque ligne du rapport représente le solde total impayé pour un client et un bailleur de fonds, ventilé par intervalles de 30 jours afin de montrer la répartition des montants impayés en fonction du nombre de jours écoulés depuis l’envoi/la confirmation de la facture initiale.

Le rapport AR peut être utilisé conjointement avec le rapport sur les factures ou le rapport sur la ligne de service de facturation électronique (pour les payeurs de facturation électronique) afin de faire correspondre les soldes impayés pour chaque client et bailleur de fonds/payeur aux factures correspondantes.

Ce rapport est actuellement conçu pour être utilisé avec les types de bailleurs de fonds suivants : client individuel, bailleur de fonds individuel et bailleurs de fonds en lots. Il est disponible en format CSV.

Des informations datées sur les soldes impayés par les clients et les bailleurs de fonds sont également disponibles sous forme de relevés PDF.

Pour en savoir plus sur le rapport, cliquez ici.

AR par facture ou réclamation

Le rapport AR par facture ou réclamation permet d'examiner les soldes impayés sur les factures. Les transactions sont ventilées en ventes, crédits, débits et paiements avec un solde impayé. Les types de comptes de la transaction placeront le solde dans la colonne appropriée. Par exemple, toutes les transactions associées à Banque et Créance figureront dans la colonne Paiements.

Rapport de paiement 835 de la facturation électronique

Le rapport sur les paiements de la facturation électronique 835 fournit une visibilité sur chaque paiement reçu à partir d’un 835, que le 835 ait été reçu électroniquement de la chambre de compensation ou qu’il ait été téléchargé manuellement dans AlayaCare. Ce rapport vous permet de voir quelles demandes et lignes de services ont été mises à jour et d’identifier les paiements non cartographiés à partir du 835. Vous devez exécuter ce rapport régulièrement afin de vous assurer que tous les paiements sont correctement mis en correspondance avec les demandes de remboursement et les lignes de service correspondantes. 

Suivi des recettes non facturées

Le rapport de suivi des recettes non facturées fournit une vue d’ensemble de toutes les visites, prime et élément facturable non inclus dans une facture envoyée. Ce rapport détaille le statut de chaque élément dans le flux de travail, ce qui vous permet d’identifier et de traiter tout revenu non facturé. Vous pouvez mettre le doigt sur des problèmes tels que les visites non approuvées, l’échec de la création d’éléments facturables ou les visites non attribuées.

Exemples de cas d’utilisation :

  • Examiner les visites qui auraient dû être approuvées, mais qui ne l’ont pas été.
  • Examiner les visites approuvées qui n’ont pas donné lieu à la création d’un élément facturable et en expliquer la raison.
  • Examiner les visites qui ne sont pas attribuées à un employé
  • Rapporter les visites annulées non facturables
  • Rapporter sur les visites rejetées

Rapport de facturation

Le rapport de facturation indique le solde actuel d’un ensemble de factures sur la base d’une plage de dates déterminée. Chaque ligne du rapport représente une facture qui a été marquée comme envoyée/confirmée dans le système. Il est recommandé d’utiliser le rapport de facturation avec tous les types de bailleurs de fonds, à l’exception des payeurs par facturation électronique.

Vous pouvez utiliser ce rapport en conjonction avec le rapport sur l’ancienneté des créances d’AlayaCare pour déterminer quelles factures avec des soldes impayés constituent les montants dus pour chaque client et bailleur de fonds figurant dans le rapport AR.

Le Rapport de facturation est disponible en format CSV.

Pour plus d’informations sur la génération d’un rapport de facturation et les informations incluses dans l’exportation, cliquez ici.

Solde sur compte

Le nouveau rapport « Solde sur compte » permet aux utilisateurs de visualiser toutes les transactions personnalisées associées aux comptes de type passif, et les utilisateurs peuvent choisir les comptes à inclure. Seules les transactions liées aux comptes sélectionnés apparaîtront dans l’exportation. Le rapport Solde sûr compte automatise le processus de suivi et les rapports sur les dépôts et les paiements anticipés des clients, éliminant ainsi la nécessité d’effectuer des calculs manuels à l’aide de la comptabilité auxiliaire. Cela permet de gagner du temps, d’améliorer la précision et de rationaliser la gestion des comptes de passif. Si vous avez besoin d’aide pour configurer des types de transactions personnalisés pour les paiements anticipés et les dépôts OAB, veuillez contacter votre Représentant du succès client.

Exemple de cas d’utilisation :

  • Votre organisation perçoit fréquemment des acomptes de la part des clients lorsqu’ils s’inscrivent à des services de soins.
    • Vous devez suivre et faire rapport sur ces dépôts, qui sont enregistrés dans des comptes de passif jusqu’à ce que les fonds soient utilisés.
    • Vous pouvez exporter le rapport Solde sur compte pour les comptes de passif sélectionnés, où il affiche tous les détails de la transaction correspondante.

Le rapport Reconnaissance des recettes par DDS (Date de service)

Le rapport sur la reconnaissance des revenus par DDS offre une ventilation détaillée des revenus inclus dans les factures envoyées, au niveau de l’élément. Ce rapport suit uniquement les transactions de vente et d’annulation. Vous pouvez équilibrer ce rapport avec les transactions de comptes débiteurs associées à un livre auxiliaire. Le fait de disposer d’informations détaillées sur les recettes comptabilisées vous aide à respecter vos obligations en matière de rapports financiers et vous permet de mieux comprendre les transactions qui se cachent derrière les factures envoyées.

Exemple de cas d’utilisation :

  • Visualiser les dates de service associées aux factures et fournir les détails de ces transactions.

Grand livre général et livre auxiliaire

Vous pouvez exporter un rapport de grand livre auxiliaire ou un rapport de grand livre et de grand livre auxiliaire pour visionner un enregistrement des écritures de débit et de crédit pour toutes les transactions de compte de grand livre saisies dans AlayaCare.

Le livre auxiliaire contient un enregistrement de toutes les transactions saisies dans AlayaCare. Chaque ligne de l’état représente une écriture de débit ou de crédit pour une transaction. Chaque transaction se compose d’au moins deux écritures — un débit et un crédit, l’un pour les comptes débiteurs et l’autre pour un compte de recettes. Selon la manière dont vous avez configuré vos comptes GL, ou si vous utilisez des centres de coûts, une transaction peut être ventilée sur plus de deux lignes.

Le grand livre général fournit un enregistrement du total des écritures de débit et de crédit pour chaque compte du grand livre par mois de la date de comptabilisation de l’écriture. Chaque ligne du grand livre représente le total des débits ou des crédits par compte du grand livre. Le rapport comportera deux lignes pour chaque compte GL.

Le grand livre et le livre auxiliaire sont disponibles en format PDF, CSV et TEXTE. Pour en savoir plus sur ces rapports, cliquez ici.

Relevé (sommaires et détaillées)

Les rapports récapitulatifs et détaillés des relevés sont des exportations PDF qui vous permettent de visualiser toutes les transactions pour un client et un bailleur de fonds, ainsi que le solde d’ouverture et de clôture du compte pour la plage de dates sélectionnée et un rapport AR pour les montants facturés impayés.

Le relevé détaillé contient des informations supplémentaires sur les éléments facturables des factures (par exemple, l’unité, la quantité, le taux de facturation, etc.) Vous pouvez générer ces relevés pour tous les clients et leurs bailleurs de fonds ou pour certains clients et bailleurs de fonds. Notez que cette exportation n’est possible que pour les types de bailleurs de fonds suivants : client individuel et bailleur de fonds individuel.

Les exportations de l’état récapitulatif et de l’état détaillé ne sont disponibles qu’en format PDF. Pour visualiser les informations relatives aux relevés pour un seul client et un seul bailleur de fonds au format CSV, sélectionnez l’exportation de la comptabilité des relevés par client et par bailleur de fonds.

Pour en savoir plus sur les relevés, cliquez ici.

Rapport sur la ligne de service de facturation électronique

Le rapport sur la ligne de service de facturation électronique peut être utilisé comme alternative au rapport de facture pour les payeurs de facturation électronique. Comme dans le rapport de facturation, chaque ligne du rapport représente une seule facture envoyée/confirmée et une seule transaction de vente, ce qui équivaut à une seule ligne de service sur une demande de remboursement envoyée. Ce rapport contient également des informations supplémentaires spécifiques à la facturation électronique, telles que les ajustements bancaires de débit ou de crédit pour chaque ligne de service.

Le rapport sur les lignes de services de facturation électronique est disponible en format CSV.

Livre auxiliaire numérique de la facturation

Le rapport sur le livre auxiliaire numérique de la facturation doit être utilisé pour visualiser les écritures de débit et de crédit pour tous les types d’opérations impliquant des payeurs de facturation électronique. Chaque ligne de l’état représente une écriture de débit ou de crédit pour une transaction. Chaque transaction se compose d’au moins deux écritures — un débit et un crédit, l’un pour les comptes débiteurs et l’autre pour un compte de recettes. Selon la manière dont vous avez configuré vos comptes GL, ou si vous utilisez des centres de coûts, une transaction peut être ventilée sur plus de deux lignes.

Notez que, malgré son nom, ce rapport contient des transactions pour tous les types de bailleurs de fonds, et pas seulement pour les payeurs de facturation électronique. Il est disponible en format CSV, PDF et TEXTE.

Rapport sur les visites non facturées

Cette exportation de la comptabilité est spécifique aux agences utilisant la facturation électronique. Il vous permet de consulter une liste de toutes les visites approuvées financées par les payeurs de facturation électronique qui n’ont pas encore été incluses dans une demande de remboursement. Chaque ligne du rapport représente une seule visite.

Ce rapport est disponible en format CSV.

Pour en savoir plus sur ce rapport, cliquez ici.

Rapport de paiement 835 de la facturation électronique

Cette exportation de la comptabilité est spécifique aux agences utilisant la facturation électronique. Il vous permet de suivre la façon dont le paiement d’un fichier 835 a été mis en correspondance avec les demandes individuelles et les lignes de services dans AlayaCare. Chaque ligne du rapport représente un paiement qui a été mis en correspondance avec une ligne de service ou une demande si la ligne de service correspondante n’a pas pu être déterminée (en d’autres termes, il y aura une ligne par identifiant de ligne de service ou par identifiant de demande si le paiement n’a pas pu être mis en correspondance au niveau de la ligne de service). Vous pouvez utiliser ce rapport pour vous aider à identifier les paiements non mappés et à corriger les erreurs qui ont pu empêcher le mappage du paiement.

Ce rapport est disponible en format CSV.

Livre auxiliaire — RLISS

Ce rapport de comptabilité auxiliaire peut être utilisé pour visualiser les écritures de débit et de crédit pour tous les types de transactions lors de la facturation d’éléments au RLISS. Il ne sera disponible que pour les agences de l’Ontario qui ont activé la fonction d’intégration des RLISS. Chaque ligne de l’état représente une écriture de débit ou de crédit pour une transaction. Chaque transaction se compose d’au moins deux écritures — un débit et un crédit, l’un pour les comptes débiteurs et l’autre pour un compte de recettes. Selon la manière dont vous avez configuré vos comptes GL, ou si vous utilisez des centres de coûts, une transaction peut être ventilée sur plus de deux lignes.

Ce rapport de comptabilité auxiliaire contiendra également des informations supplémentaires sur les éléments facturables provenant des factures ainsi que des informations de facturation spécifiques au RLISS. Il est disponible en format CSV, PDF et TEXTE.

Visualiser et générer des exportations de la comptabilité

Pour consulter les exportations comptables de votre agence ou créer une nouvelle exportation, naviguez vers Comptabilité> Exportations de la comptabilité.

De là, vous pouvez accéder à une liste complète des exportations de votre agence et télécharger les fichiers dans le format spécifié par le type d’exportation. Les champs d’information suivants sont inclus dans la liste :

  • Identifiant unique : l’ID utilisé par le système pour identifier le fichier d’exportation spécifique.
  • Identifiant du lot : cet ID est présent lorsque plusieurs exportations ont été générées dans le cadre de la même demande. Il sera basé sur le premier identifiant unique généré pour un groupe d’exportations (par exemple, dans les lignes 2 et 3 de l’image ci-dessus, 714 est l’identifiant de lot pour les deux exportations et l’identifiant unique pour la première exportation).
  • Exporté(e) par : le nom de l’utilisateur qui a ajouté l’exportation.
  • Exporté(e) le : la date à laquelle l’exportation a été créée.
  • Date de début : la date de début saisie dans la plage de dates pour l’exportation. Selon le type d’exportation, cette date peut ne pas avoir été saisie.
  • Date de fin : la date de fin saisie dans la plage de dates pour l’exportation. Selon le type d’exportation, cette date peut ne pas avoir été saisie.
  • Type : le type d’exportation (grand livre et grand livre auxiliaire, état récapitulatif, état détaillé, rapport AR, rapport de factures, etc.) Le type peut être l’un des rapports de base d’AlayaCare ou une exportation personnalisée utilisée par votre agence.
  • Bailleurs de fonds : si un bailleur de fonds spécifique a été sélectionné lors de la création de l’exportation, le nom du bailleur de fonds s’affichera ici. Si aucun bailleur de fonds n’a été sélectionné, la colonne affichera Tous ou toutes. Si plusieurs bailleurs de fonds ont été sélectionnés, la colonne affichera Multiple. Cliquez sur l’icône d’information pour afficher les noms des bailleurs de fonds.
  • Client : si un client spécifique a été sélectionné lors de la création de l’exportation, le nom du client s’affiche ici. Si aucun client n’a été sélectionné, la colonne affichera Tous ou Toutes. Si plusieurs clients ont été sélectionnés, la colonne affichera Multiple. Cliquez sur l’icône d’information pour afficher les noms des clients.
  • Travail d’arrière-plan : état du travail d’arrière-plan utilisé pour créer l’exportation (démarré, terminé, échoué, etc.).

Cliquez sur l’icône de filtrage pour filtrer la liste en fonction de divers attributs, notamment l’identifiant unique, la date d’exportation, la date de début et la date de fin. Vous pouvez également filtrer par type d’exportation.

Pour créer une nouvelle exportation, cliquez sur le bouton +Ajouter une exportation de la comptabilité.

Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, choisissez le type d’exportation que vous souhaitez ajouter. Les types d’exportation disponibles dépendent des paramètres configurés par votre agence. Notez que les options de format disponibles pour votre exportation ainsi que les champs obligatoires supplémentaires dépendent du type sélectionné.

Après avoir sélectionné le type, remplissez les champs requis pour le type d’exportation sélectionné. En général, vous devrez sélectionner une date de fin. Pour certains types de rapports, vous devrez également sélectionner une date de début et une date de référence.

Notez que la plage de dates des exportations de la comptabilité est inclusive, ce qui signifie que tous les éléments facturables, tels que les visites, qui ont lieu aux dates de début et de fin sélectionnées seront inclus dans l’exportation.

Si vous ne souhaitez inclure que les données comptables de certains clients, cliquez sur « + » sous Client(s) pour sélectionner un ou plusieurs clients. Pour regrouper les factures et les transactions par bailleur de fonds spécifique, cliquez sur « + » sous bailleur de fonds pour sélectionner un ou plusieurs bailleurs de fonds/payeurs. Pour les organisations à bureaux multiples, les clients et les bailleurs de fonds disponibles pour la sélection seront limités par succursales.

Lorsque vous avez rempli tous les champs pertinents, cliquez sur Sauvegarder pour générer l’exportation.

La nouvelle exportation apparaît alors dans la liste des exportations de la comptabilité. Cliquez sur le bouton dans la colonne Télécharger pour ouvrir le fichier.

Personnalisation des exportations de la comptabilité

Il s’agit des exportations de la comptabilité standard proposées par AlayaCare. Notre système permet également de personnaliser les exportations de la comptabilité. Traditionnellement, cette personnalisation se fait en modifiant les codes, mais pour répondre à ce besoin et simplifier la tâche, nous disposons d’un flux de travail d’exportation de la comptabilité personnalisé en libre-service.

Créez votre Look personnalisé

Pour commencer, créez le Look souhaité dans Tableau de bord> Exploration des données 2.0. Choisissez le type de Look souhaité dans la liste des explorations disponibles. Les types d’exportation disponibles pour la personnalisation de la comptabilité sont Exportation de la paie. À l’avenir, nous disposerons de l’exportation de la facturation et de l’exportation des transactions.

Une fois que vous avez sélectionné un type de Look (ex. : Exportation de la paie) dans la liste déroulante des explorations, vous verrez que la fenêtre d’exploration se remplit avec les options de champ disponibles.

Vous devez maintenant créer le Look souhaité en cliquant sur les champs que vous souhaitez inclure dans l’exportation de la comptabilité personnalisée. Explorez en ajoutant, en supprimant et en réorganisant les champs pour créer l’affichage et la présentation de votre choix. Une fois que vous avez défini cette apparence personnalisée, testez-la et visualisez-la en sélectionnant « Exécuter ».

Pour confirmer votre personnalisation, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée à côté de « Exécuter ». Sélectionnez Sauvegarder > En tant que Look Veillez à donner un titre et une description facultative à votre Look. Sélectionnez ensuite le dossier de destination dans lequel vous souhaitez le sauvegarder et cliquez sur « Enregistrer ».

Le système affiche alors un message en vert, confirmant que votre recherche a été sauvegardée.

Créez votre exportation de la comptabilité personnalisée

Maintenant que vous avez votre apparence personnalisée, allez dans Paramètres de la comptabilité > Exportations personnalisées pour créer une exportation personnalisée basée sur ce Look personnalisé. Cliquez sur « Ajouter une exportation personnalisée ». Une nouvelle exportation s’affiche.

Pour l’image ci-dessus, remplissez les champs suivants :

  • Type : sélectionner le type d’exportation à configurer (par ex. Paie)
  • Look : sélectionnez le Look créé dans Looker pour représenter l’extrait de paie. Lorsque le type Paie est choisi, seules les recherches construites à l’aide d’une exploration de l’exportation de la paie dans Looker seront disponibles en tant qu’option à choisir.
  • Modèle de nom de fichier : ici, vous pouvez formater le nom du fichier d’extrait téléchargé. Il est possible d’ajouter les caractères génériques suivants qui seront remplacés dynamiquement : {date} {exportation_id}, {format}
  • Format de date : sélectionnez votre format de date.
  • Langue : choisissez la langue que vous souhaitez afficher dans AlayaCare Cloud.
  • Traduction : sélectionner le nom d’affichage de l’exportation, pour la langue correspondante.

Saisissez tous ces champs, puis cliquez sur « Sauvegarder ».

Modifier une exportation existante

Il se peut que vous deviez modifier ultérieurement vos exportations de la comptabilité personnalisées. Il suffit de retourner à la liste des exportations personnalisées via Paramètres de la comptabilité > Exportations personnalisée, et de cliquer sur « Modifier » à côté de l’exportation personnalisée. Vous pouvez ensuite modifier les champs et cliquer sur « Sauvegarder » lorsque vous avez terminé.

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