Vue d'ensemble du grand livre et du grand livre auxiliaire

Le Grand livre et Grand livre auxiliaire contiennent les enregistrements des entrées de débit et de crédit pour toutes les transactions du compte GL stockées dans AlayaCare.

Vous pouvez exporter le grand livre et le grand livre auxiliaire afin d'importer les données dans le logiciel comptable de votre organisation à partir de Comptabilité>Exportations de la comptabilité. Pour en savoir plus sur l'exportation du grand livre et du grand livre auxiliaire, voir Aperçu de la fonctionnalité : Exportations de la comptabilité.

Grand livre général

Le grand livre général fournit un enregistrement du total des écritures de débit et de crédit pour chaque compte du grand livre par mois de la date d'enregistrement de l'écriture.

Lorsque vous exportez votre grand livre, le fichier contient les champs suivants :

• Date: le dernier jour du mois au cours duquel les opérations sur le compte ont été comptabilisées.
• Référence: identifiant généré pour le total mensuel du compte GL.
• Numéro de compte: le numéro du compte GL.
• Débit: si la variation globale du compte au cours du mois comptable est un débit, le total apparaîtra dans cette colonne.
• Crédit: si la modification globale du compte au cours du mois comptable est un crédit, le total apparaîtra dans cette colonne.

Notez que seuls les éléments des factures payées ou envoyées apparaîtront lors de l'exportation de votre grand livre. Les éléments figurant sur les factures provisoires n'apparaîtront pas.

Grand livre auxiliaire

Le grand livre auxiliaire fournit un enregistrement de toutes les entrées pour tous les types de transactions dans AlayaCare. Chaque transaction comporte au moins deux entrées, l'une pour débiter un compte et l'autre pour le créditer.

Par exemple, une opération de vente résultant d'une facture comportera une entrée représentant un débit du compte de résultat et au moins une entrée représentant un crédit sur un compte de revenu. Il peut également y avoir un crédit sur un compte de passif dans le cas des impôts.

Le nombre total d'écritures de débit pour une transaction donnée doit être égal au nombre total d'écritures de crédit.

Lorsque vous exportez votre livre auxiliaire, le fichier contient les champs suivants :

• Identifiant de référence: identifiant généré pour l'entrée.
• Identifiant de la transaction : identifiant généré pour la transaction. Un 'c' précède l’identifiant de la transaction pour une écriture de crédit et un 'd' pour une écriture de débit.
• Date d'affichage
• Date de la transaction: date à laquelle la transaction a été introduite dans le système.
• Type: le type de transaction (par exemple, vente, paiement, annulation, note de crédit, note de débit, radiation, etc.)
• Nom du compte: le nom du compte concerné par l'entrée.
• Numéro de compte: le numéro du compte concerné par l'écriture.
• Débit: s'il s'agit d'une écriture de débit, le montant débité du compte.
• Crédit: s'il s'agit d'une écriture de crédit, le montant crédité sur le compte.
• Numéro de facture: le numéro de la facture sur laquelle figure la transaction (le cas échéant).
• Centre de coût: le centre de coût associé à la transaction, si votre organisation a activé l'indicateur de caractéristiques du centre de coût.
• Bailleur de fond: le nom du bailleur de fond impliqué dans la transaction.
• Contact de facturation: si le bailleur de fond est de type client individuel, le nom du contact de facturation s'affichera ici.
• Client: le nom du client associé à la transaction.
• Identifiant du client: l'identifiant AlayaCare du client.
• Mémo: commentaires éventuels lors de l'introduction de la transaction dans le système.
• Mode de paiement: le mode de paiement sélectionné pour les transactions de paiement. Vous pouvez saisir les mode de paiement en allant dans Comptabilité>Paramètres de la comptabilité>Modes de paiement.

En apprendre davantage

• Comment ajouter une nouvelle exportation de la comptabilité?
• Comment configurer/modifier/supprimer un mode de paiement?
• Comment configurer/modifier un plan comptable?