Une fois que vous publiez un Formulaire , vous pouvez choisir de copier , d' archiver ou de créer une nouvelle version du formulaire .
Il ne peut exister qu'une seule version active (publiée) d'un formulaire à la fois. Pour modifier un formulaire publié, vous devez sélectionner Créer une nouvelle version dans le générateur de formulaires et publier vos modifications en tant que nouvelle version. La version actuelle du formulaire sera affichée dans la colonne État de la liste Paramètres des formulaires (par exemple, Activé(v. 1), Activé(v.2), Archivé (v. 1), etc.)
Vous pouvez également copier, republier ou créer de nouvelles versions des formulaires archivés. Les formulaires en cours de rédaction peuvent être copiés ou supprimés.
Copier un formulaire
Vous pouvez copier des formulaires dont l'état est Brouillon, Activé ou Archivé. Pour commencer, cliquez sur la flèche située à côté de Construire dans la liste Paramètres des formulaires et sélectionnez Copier.
Vous pouvez également sélectionner le bouton Copier dans le générateur de formulaires.
Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, vous verrez le message suivant : Êtes-vous sûr de vouloir copier le formulaire [Nom du formulaire] ? Cela créera un nouveau formulaire en tant que brouillon.
Complétez les champs nécessaires à la configuration de la nouvelle version du formulaire, puis cliquez surCopier.
La copie du formulaire apparaît dans la liste Paramètres des formulaires en tant que brouillon. Cliquez sur Construire pour passer au générateur de formulaires ou sélectionnez Publier si vous souhaitez publier la copie du formulaire sans y apporter de modifications.
Supprimer/enregistrer un formulaire
Avant qu'un formulaire ne soit publié, un brouillon peut être supprimé de façon permanente en sélectionnant le bouton Supprimer dans le générateur de formulaires.
Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, cliquez sur Supprimer pour confirmer l'action.
Cependant, une fois qu'un formulaire est publié, il ne peut être qu'archivé. Les formulaires archivés resteront accessibles à partir des paramètres des formulaires, même s'ils ne peuvent plus être ajoutés pour un client. Les soumissions antérieures pour le formulaire archivé restent accessibles.
Pour archiver un formulaire publié, ouvrez le générateur de formulaires et sélectionnez Archiver.
Vous recevrez le message suivant : Êtes-vous sûr de vouloir archiver le formulaire [Nom du formulaire]? Ce formulaire ne s'affichera plus dans la liste des formulaires pouvant être remplis par vos employés. Cliquez sur Archiverpour continuer.
Pour localiser un formulaire qui a été archivé, filtrez la liste dans Paramètres des formulaires par les formulaires dont l'état est Archivé.
Les formulaires archivés peuvent être copiés ou republiés à partir de la liste des paramètres des formulaires ou du générateur de formulaires.
Dans Paramètres des formulaires:
Dans le générateur de formulaires:
Créer une nouvelle version d'un formulaire
Si vous souhaitez modifier un formulaire actif ou archivé, vous devez en créer une nouvelle version. Pour commencer, ouvrez le générateur de formulaires et sélectionnez le bouton Créer une nouvelle version.
Vous recevrez le message suivant : Êtes-vous sûr de vouloir créer une nouvelle version provisoire pour le formulaire [Nom du formulaire] ? Cette nouvelle version brouillon ne sera pas disponible aux utilisateurs avant que vous ne la publiiez.
Cliquez sur Créer pour continuer.
Dans le générateur de formulaires, vous verrez une nouvelle liste déroulante à côté de l'état avec la mention brouillon. Vous pouvez passer de la nouvelle version du formulaire à d'autres versions du formulaire. La version publiée la plus récente portera la mention Courant(par exemple, v.5 - Courant).
Si vous créez une nouvelle version d'un formulaire publié, vous verrez le message suivant dans le générateur de formulaires : Les modifications apportées à ce brouillon ne seront pas disponibles tant que vous ne l'aurez pas publié, ce qui créera une nouvelle version de ce formulaire. Vous verrez également les options Supprimer le brouillon et Publier une nouvelle version.
Si vous créez une nouvelle version d'un formulaire archivé, vous verrez ce message dans le générateur de formulaires: Les modifications apportées à ce brouillon ne seront pas disponibles tant que vous ne l'aurez pas publié, ce qui créera une nouvelle version de ce formulaire et le rendra à nouveau actif. Vous verrez également les options Supprimer le brouillon et Publier une nouvelle version.
Une fois qu'une nouvelle version brouillon d'un formulaire a été créée, une infobulle apparaît à côté de l'état dans la liste des paramètres des formulaires avec le message suivant : Ce formulaire a une version brouillon non publiée.
Pour publier la nouvelle version du formulaire, apportez les modifications nécessaires dans le générateur de formulaires, prévisualisez si nécessaire, puis cliquez sur Publier la nouvelle version.
Vous recevrez le message suivant : Êtes-vous sûr de vouloir publier une nouvelle version du formulaire [Nom du formulaire]? Cette nouvelle version ne sera applicable qu'aux formulaires remplis après la publication. Les formulaires remplis avant la publication seront rendus avec la version précédente.
Si vous publiez une nouvelle version d'un formulaire archivé, vous recevrez également un message indiquant que ce formulaire va redevenir actif.
Cliquer sur Publier pour poursuivre.
L'état du formulaire dans la liste des paramètres des formulaires sera mis à jour pour refléter la nouvelle version active du formulaire.
La création d'une nouvelle version d'un formulaire n'affectera pas les formulaires déjà soumis.
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