Dès le moment où l’arrivée à une visite est pointée sur l’application mobile, il est possible de remplir tous les formulaires, interventions et objectifs qui ont été désignés comme tâches de service pour la visite. Il est également possible d’ajouter des formulaires et des interventions aux tâches de service.
Pour commencer, sélectionner une visite dans l’horaire ou un client dans la charge de travail, se connecter et passer à l’onglet Tâches de service.
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Tous les formulaires, interventions et objectifs à compléter ou mettre à jour au cours de la visite s’afficheront. Les interventions à terminer pour pouvoir pointer le départ de la visite seront marquées d’un astérisque.
Remplir un formulaire
Dans la section formulaires, les formulaires joints qui sont spécifiquement liés au service ou à la visite elle-même s’afficheront. Appuyer sur la case située à côté du formulaire à compléter.
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Le formulaire s’ouvrira automatiquement. Remplir les champs pertinents et cliquer sur Soumettre/Sauvegarder.
Après avoir soumis le formulaire, la liste des tâches de service s’affiche à nouveau. Le formulaire sera marqué comme complet et la date et l’heure de la soumission apparaîtront en dessous. Le décompte de la section Formulaires sera également mis à jour.
Compléter une intervention
Dans la section Interventions, appuyer sur la case à cocher pour marquer une intervention comme terminée.
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S’il est impossible de compléter une intervention, appuyer sur l’icône pour laisser un commentaire. L’ajout d’un commentaire est nécessaire si l’intervention ne peut pas être complétée, mais qu’elle est requise pour pouvoir pointer le départ de la visite.
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Si l’option Saisie du temps consacré à l’intervention a été sélectionnée pour l’intervention, il sera demandé de saisir le temps consacré à l’intervention.
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Si un formulaire est joint à l’intervention, se rendre au formulaire et le remplir.
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Après avoir soumis le formulaire, appuyer sur la case à cocher pour marquer l’intervention comme complétée.
Si l’intervention est liée à un autre module dans AlayaCare, passer à ce même module pour compléter l’élément.
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Après avoir saisi les données, appuyer sur la case à cocher pour marquer l’intervention comme complète.
Compléter un objectif
Pour compléter un objectif suivi par visite, appuyer sur la case à cocher pour le marquer comme complet.
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Si l’objectif est suivi par pourcentage, un message d’alerte demande à l’utilisateur de sélectionner le pourcentage actuel de réalisation de l’objectif. Appuyer sur Mettre à jour pour sauvegarder la saisie.
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Si le mode de suivi des progrès est Par visite avec commentaires, il faudra saisir un commentaire pour l’objectif lorsqu’il sera marqué comme terminé.
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Ajouter un formulaire ou une intervention aux tâches de service
Pour ajouter un formulaire ou une intervention aux tâches de service lorsque l’employé a pointé l’arrivée à la visite, appuyer sur le bouton + dans le coin inférieur droit de l’écran.
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Sélectionner Ajouter un formulaire ou Ajouter une intervention.
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Pour ajouter un formulaire, le sélectionner dans la liste des formulaires. Un formulaire suivi d’une coche indique qu’il se trouve déjà dans les Tâches de service de la visite.
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Lorsque les Formulaires à ajouter aux Tâches de services sont sélectionnés, appuyer sur Terminé.
Pour ajouter une intervention, sélectionner l’intervention souhaitée à partir du Plan de traitement du client en appuyant sur le bouton +. Chaque intervention sera accompagnée d’une fréquence d’intervention, ainsi que le nombre de fois où elle s’est produite au cours de la période de fréquence. Une intervention suivie d’une coche indique qu’elle se trouve déjà dans les Tâches de service de la visite.
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Après avoir sélectionné les interventions à ajouter, appuyer sur Appliquer. Les nouvelles interventions apparaîtront maintenant dans l’onglet Tâches de service.
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