Comment créer des types de transaction et des ajustements?

Les types de transactions et d’ajustements personnalisés sont créés à partir des types de transactions dans les Paramètres de la comptabilité. Une fois configurés, vous pouvez les utiliser pour ajouter des transactions personnalisées au compte d’un client ou pour ajouter des ajustements à partir de la page Solde et transactions d’un client.

Veuillez noter que les ajustements ne peuvent être effectués que sur les transactions de vente. Les organisations australiennes qui utilisent des financeurs de type HCP peuvent également créer des ajustements sur les transactions de demande de remboursement HCP, de vente de revenus HCP et de transfert de revenus HCP.

Les types de transactions personnalisés ne peuvent pas être appliqués à la facturation électronique.

Créer un nouveau type de transaction

Pour créer un nouveau type de transaction pour votre agence, allez dans Comptabilité>Paramètres de la comptabilité>Types de transaction.

Dans la liste des types de transactions, vous verrez le nom, la catégorie, le compte débité, le compte crédité et le type de transaction à ajuster (si le type est un ajustement) pour tous les types de transactions configurés par votre agence dans AlayaCare. Pour ajouter un nouveau type à la liste, cliquez sur +Ajouter Type de transaction.

Dans la boîte de dialogue Ajouter un type de transaction, saisissez un nom pour le type de transaction.

Sélectionner les comptes qui seront débités et créditer dans la transaction à l’aide des menus déroulants Compte débité et Compte crédité. Vous pouvez sélectionner n’importe quel compte de créances provenant d’un bailleur de fonds ou n’importe quel compte GL configuré par votre agence dans AlayaCare.

Enfin, cliquez sur Sauvegarder.

Le nouveau type apparaîtra désormais dans la liste des types de transactions et pourra être sélectionné lors de l’ajout d’une transaction au compte d’un client.

Créer un nouveau type d’ajustement

Si vous souhaitez ajouter un ajustement comme type de transaction, cochez la case Ajuster la transaction dans la boîte de dialogue Ajouter Type de transaction.

Par défaut, le type de transaction à ajuster est défini en tant que Vente. Les agences qui utilisent les bailleurs de fonds de la HCP peuvent également sélectionner la demande de remboursement HCP, la vente de revenus HCP ou le transfert de revenus HCP.

Sélectionnez ensuite Augmenter ou Diminuer comme Type d’ajustement. Après la sélection, les comptes qui seront débités et crédités dans l’ajustement seront listés sous Compte débité et Compte crédité.

Enfin, cliquez sur Sauvegarder.

Le type apparaît désormais dans la liste des types de transactions et peut être sélectionné lors de l’ajustement d’une transaction de vente à partir de la page Solde et transactions du client.

Ajouter une transaction personnalisée au compte d’un client

Une fois que vous avez ajouté les types de transactions dans les Paramètres de la comptabilité, vous pouvez sélectionner n’importe lequel des types activés lorsque vous ajoutez une transaction au compte d’un client.

Pour commencer, cliquez sur +Ajouter une transaction à partir de la page Solde et transactions du client, d’une facture ou de tout autre endroit dans AlayaCare où des transactions personnalisées peuvent être sélectionnées.

Dans la boîte de dialogue Ajouter une transaction, sélectionnez le type de transaction personnalisé que vous souhaitez utiliser dans le champ Type. Complétez les autres champs obligatoires, puis cliquez sur Sauvegarder.

La nouvelle transaction apparaît alors dans la liste des transactions du client dans Comptabilité>Solde et transactions dans le profil du client.

Ajustement d’une transaction de vente pour un client

Une fois que vous avez ajouté les ajustements comme types de transaction dans les paramètres de la comptabilité, vous pouvez les utiliser pour ajuster les transactions de vente à partir de la page Solde et transactions du client.

Pour commencer, localisez la transaction de vente (ou une transaction de type réclamation HCP, vente de revenus HCP ou transfert de revenus HCP) que vous souhaitez ajuster dans la liste des transactions du client dans Comptabilité>Solde et transactions. Cliquez sur la flèche située à côté de Allocation(s) et sélectionnez Ajuster.

Dans la boîte de dialogue Ajuster la transaction, sélectionnez l’un des ajustements configurés dans Types de transaction dans la liste déroulante Type de transaction.

Saisissez la date comptable et le montant de l’ajustement pour chaque compte dans le champ Ajustement. Notez que lorsque vous diminuez le montant de la vente, vous ne pouvez pas saisir une valeur inférieure au montant de la transaction initiale comme montant de l’ajustement.

Vous avez également la possibilité de saisir un commentaire dans le champ Référence. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajuster pour appliquer les modifications au solde des bailleurs de fonds.

Les organisations australiennes qui utilisent le rapprochement des subventions HCP ont désormais la possibilité d’annuler les ajustements de crédit et de débit HCP. Pour annuler l’un de ces ajustements, allez dans Comptabilité>Solde et transactions sur le profil d’un client et cliquez sur la flèche à côté de Allocations et sélectionner Annuler.