es employés peuvent se servir du Chronométrage téléphonique plutôt que l'application mobile pour enregistrer le début et la fin de leurs Visites, pour écouter leur Agenda, compléter leurs Tâches, et rapporter un Incident.
Lors de l'appel, les Employés doivent s'identifier avec leur Numéro d'identification de l'employé, suivi du dièse (#). Si un Employé appelle d'un numéro de téléphone indiqué dans le profil du Client, le système de Chronométrage téléphonique authentifiera que l'appel se fait du domicile du Client.
Le Chronométrage téléphonique exige un Numéro d'identification de l'employé de quatre à six chiffres. Si vous utilisez le système de paie Ceridian, qui utilise des identifiants de trois chiffres, le pointage téléphonique ne fonctionnera pas.
Les Rapports d'incidents sont désactivés quand le paramètre Permettre Les Arrivées Concomitantes dans les Paramètres du système est activé. Notez que les Pointages à plusieurs visites n'est pas possible avec le Chronométrage téléphonique.
Configuration du Chronométrage téléphonique
La configuration du Chronométrage téléphonique de l'agence se fait dans Paramètres>Chronométrage téléphonique.
Pour en savoir plus:
Aperçu du Parcours
Après avoir appelé le numéro de l'agence, le système vous invitera à saisir votre Numéro d'identification de l'employé.
Si vous avez déjà enregistré un pointage d'arrivée, le système vous proposera d'enregistrer un pointage de départ. Autrement, vous arriverez au menu principal.
Le système le détectera si vous appelez d'un numéro qui apparaît dans le profil du Client. Si ce Client a une Visite de planifié, le système invitera l'Employé à enregistrer un pointage d'arrivée pour la Visite. Si aucune Visite n'est planifiée, le système proposera à l'Employé de créer une Visite. Une fois la Visite créée, l'Employé pourra enregistrer un pointage d'arrivée. Si l'Employé ne désire pas créer une Visite, il sera redirigé vers le menu principal.
Le menu principal propose les options suivantes:
- Écouter votre agenda (composer le 1)
- Enregistrer votre pointage d'arrivée/de départ (composer le 2)
- Listen to your Service Tasks (composer le 3)
- Enregistrer un rapport d'incident (composer le 9)
- Parler avec un coordonnateur (composer le 0)
1. Écouter votre agenda
Cette option sera disponible si et seulement si vous avez activé l'option Lire l'horaire au téléphone lors de la configuration. Le système lira toutes les Visites à votre Horaire pour l'intervalle définie dans Paramètres>Chronométrage téléphonique>Paramètres principaux.
2. Enregistrer votre pointage d'arrivée/de départ
Si vous n'avez pas enregistré de pointage d'arrivée: le système vous proposera de le faire. Lorsque vous avez enregistré le pointage d'arrivée, vous serez redirigé vers le menu principal pour entendre de nouvelles options.
Si vous avez déjà enregistré un pointage d'arrivée: le système vous proposera d'enregistrer un pointage de départ.
Notez que si vous utilisez la fonction Plan de soins 2.0, et que vous avez activé l'option pertinente dans Paramètres>Chronométrage téléphonique, cette option ne sera disponible que si vous avez complété toutes les Tâches d'entretien pour la Visite.
3. Listen to your Service Tasks
Si vous utilisez la fonction Plan de soins 2.0, et que vous avez activé l'option pertinente dans Paramètres>Chronométrage téléphonique, cette option ne sera disponible que si vous avez des Tâches d'entretien incomplètes pour une Visite après avoir enregistré un pointage d'arrivée.
Cette option vous amènera au menu des Tâches d'entretien. Il se peut qu'il y ait un petit délai le temps que le menu se charge. Plus il y a de Tâches d'entretien reliées à la Visite, plus le délai sera long.
Du menu des Tâches d'entretien, vous pouvez entendre le bilan des Tâches ainsi que marquer comme terminé et commenter les Interventions et Goals. À tout moment, vous pouvez composer le 9 pour rapporter un Incident, ou le 0 pour parler à un coordonnateur.
Pour en savoir plus sur comment compléter les Tâches d'entretien dans le système de Chronométrage téléphonique, voir Comment vérifier/compléter mes Tâches d'entretien avec le Chronométrage téléphonique?
4. Enregistrer un rapport d'incident
Cette option est disponible en tout temps. Après avoir composé le 9, vous serez invité à faire un enregistrement qui servira de Rapport d'incident.
Ce rapport est accessible dans l'application web dans Tableau de bord>Billets.
Cliquer sur Afficher pour ouvrir le Billet.
Cliquez le bouton Play pour écouter le message.
5. Parler à un coordonnateur
Cette option est accessible en tout temps en composant le 0. Cette option vous transférera au Numéro de transfert dans Paramètres>Chronométrage téléphonique>Paramètres principaux.