Les soignants peuvent utiliser le pointage par téléphone pour utiliser un système de réponse vocale interactif au lieu de l’application mobile pour effectuer des actions comme pointer l’arrivée et le départ de la visite, entendre l’horaire, réaliser des tâches de service et signaler un incident.
Lors de l'appel, les employés doivent s'identifier à l'aide de leur identifiant d'employé, suivi du carré (#). Si un employé appelle à partir d’un numéro de téléphone figurant dans le profil du client, le système de réponse vocale interactif détectera qu'il effectue le pointage d'arrivée à partir du domicile du client.
⚠ Le système de réponse vocale interactif d'AlayaCare nécessite un numéro d'employé de 4 à 6 chiffres pour permettre le pointage d'arrivée des employés. Si vous utilisez un système de paie Ceridian qui a un identifiant client à 3 chiffres, le pointage d'arrivée à l'aide du système de réponse vocale interactif pourrait ne pas fonctionner. ⚠
⚠ La fonctionnalité Rapports d'incident via le système de réponse vocale interactif est désactivée lorsque le paramètre Permettre le pointage d’arrivée simultané dans Paramètres du système est activé. Remarque : si vous utilisez la fonctionnalité de pointage multiple, vous ne pourrez pas pointer l’arrivée ou le départ d’une visite à l’aide du système de réponse vocale interactif. ⚠
Configurer le pointage par téléphone
Assurez-vous que le commutateur de fonctionnalité Système de pointage par téléphone est activé.
Les administrateurs peuvent configurer les paramètres du système de réponse vocale interactif de Pointage par téléphone d’une entreprise à partir de Paramètres du système> Pointage par téléphone.
Utilisez l’onglet Paramètres principaux pour générer un numéro interactif et activer la fonction de lecture des horaires du système de réponse vocale interactif.
Si la fonctionnalité de lecture des horaires est activée, vous pouvez également définir la période de lecture de l’horaire d’un employé du système de réponse vocale interactif.
Si votre entreprise a activé Plan de traitement 2.0 et souhaite utiliser le système de réponse vocale interactif pour achever des tâches de services, vous pouvez également activer la fonctionnalité de lecture de ces dernières. Une fois cette fonctionnalité activée, vous pouvez également définir un commentaire par défaut pour les tâches de service qui n’ont pas pu être effectuées.
Vous pouvez également utiliser ces paramètres pour définir votre message d’accueil par défaut et saisir un numéro de transfert auquel les employés peuvent accéder à tout moment lorsqu’ils téléphonent au système de réponse vocale interactif.
En apprendre davantage
Aperçu du système de réponse vocale interactif
Après avoir composé le numéro interactif de votre entreprise, on vous demandera de saisir votre identifiant de l’employé de 4 à 6 chiffres. Vous serez redirigé vers le menu principal. À partir du menu principal, vous entendrez une sélection comprenant les options suivantes :
- Pointer l’arrivée (appuyer sur 1)
- Pointer le départ (appuyer sur 2)
- Entendre votre horaire (appuyer sur 3)
- Entendre le résumé des tâches de service (appuyer sur 3)
- Enregistrer un rapport d’incident (appuyer sur 9)
- Parler à un coordinateur (appuyer sur 0)
1. Pointer l’arrivée
Pour pointer l’arrivée à une visite et une séance de travail avec un client, appuyez sur 1. On vous demandera ensuite de sélectionner à quelle visite à l’horaire vous souhaitez pointer votre arrivée.
Si vous appelez à partir d’un numéro de téléphone figurant dans le profil du client, le système de réponse vocale interactif détectera que vous appelez du domicile du client. Si aucune visite n’est prévue pour ce client, le système de réponse vocale interactif vous demandera de créer une visite imprévue pour ce dernier. Une fois la visite imprévue créée, vous pourrez y pointer votre arrivée.
Si vous avez déjà pointé l’arrivée à la visite, le système de réponse vocale interactif vous empêchera de pointer l’arrivée à une nouvelle visite, tant que vous n’avez pas pointé le départ.
2. Pointer le départ
Cette option sera disponible si vous êtes en train de pointer l’arrivée à une visite ou une séance de travail. Si votre entreprise utilise Plan de traitement 2.0 et avez activé la fonctionnalité de lecture des tâches de service dans Paramètres> Pointage par téléphone, vous ne pourrez pointer le départ que lorsque toutes les tâches de service requises sont achevées.
3. Entendre l’horaire
Cette option sera une option du menu principal si vous avez activé la fonction de lecture des horaires dans Paramètres> Pointage par téléphone> Paramètres principaux.
Le au système de réponse vocale interactif lira votre horaire pour la plage horaire configurée dans Paramètres> Pointage par téléphone> Paramètres principaux.
4. Entendre le résumé des tâches de service
Cette option sera disponible si votre entreprise a activé la fonctionnalité de lecture des tâches de service dans Paramètres> Pointage par téléphone pour l’utiliser conjointement avec Plan de traitement 2.0 et que vous avez pointé l’arrivée à une visite qui possède des tâches de service requises qui n’ont pas encore été achevées.
En appuyant sur 3, vous accéderez au menu des tâches de service. Il y aura un léger délai pour le chargement de ce menu. Plus la liste de tâches de service est longue, plus ce délai sera long.
Dans le menu des tâches de service, vous pouvez écouter un résumé de vos tâches de service, achever et commenter vos interventions et objectifs requis. Pour en apprendre davantage sur l’achèvement des Tâches de service grâce au système de réponse vocale interactif, consultez Comment examiner et compléter mes tâches de services avec le système de réponse vocale interactif?
5. Rédiger un rapport d’incident
Cette option sera toujours disponible dans le menu principal et dans le menu des tâches de service. Après avoir appuyé sur 9, on vous demandera d’enregistrer un message qui deviendra le rapport d’incident.
Ce rapport est accessible dans l’application Web en accédant à Tableau de bord> Tickets.
Cliquer sur Afficher pour ouvrir le ticket.
Cliquez ensuite sur le bouton Lecture pour entendre l’enregistrement.
6. Parler au coordinateur
Cette option est accessible en tout temps en appuyant sur 0. Ceci vous renverra au numéro de transfert qui a été saisi dans Paramètres> Pointage par téléphone>Paramètres principaux pour votre entreprise.
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