Les paramètres du système permettre aux administrateurs de configurer AlayaCare en fonction des besoins de leur entreprise. Cet article donne un aperçu des principaux paramètres disponibles dans Paramètres du système.
Pour accéder à Paramètres du système, accéder à Paramètres> Paramètres du système à partir du tableau de bord principal.
Général
Désignation de l’employé (1 option par ligne): les désignationssaisies ici peuvent être paramétrées au niveau de l’employé dans les Paramètres d’emploi. Vous pouvez filtrer par titre sur les pages Liste des employés et Approbation de visite
Type d’ancienneté de l’employé: utiliser pour sélectionner le rang, le numéro, ou la date du type d’ancienneté que vous souhaitez configurer pour votre agence. En savoir plus sur la configuration de l’ancienneté de l’employé.
Ancienneté de l’employé (1 option par ligne) : Ce champ apparaîtra si vous avez défini Rang comme Type d’ancienneté de l’employé. Utiliser cette case pour saisir les Rangs à afficher lors de la configuration de l’Ancienneté de l’employé sur le profil d’un Employé.
Onglet par défaut de la page d’accueil des employés : sélectionner l’onglet qui apparaîtra comme page d’accueil lors de l’ouverture d’un profil Employé (p. ex., si vous sélectionnez Horaire, l’onglet Horaire s’affiche lorsque les utilisateurs accèdent au profil de l’Employé). Si aucun n’est sélectionné, l’onglet par défaut sera le premier onglet (Aperçu) du profil de l’Employé.
Onglet par défaut de la page d’accueil des clients : sélectionner l’onglet qui apparaîtra comme page d’accueil lors de l’ouverture d’un profil Client (p. ex., si vous sélectionnez Services, l’onglet Services s’affiche lorsque les utilisateurs accèdent au profil du Client). Si aucun n’est sélectionné, l’onglet par défaut sera le premier onglet (Aperçu) du profil du Client.
Onglet par défaut de la page d’accueil de l’établissement : sélectionner l’onglet qui apparaîtra comme page d’accueil lors de l’ouverture d’un profil Établissement (p. ex., si vous sélectionnez Planification des clients, l’onglet Planification des clients s’affiche lorsque les utilisateurs accèdent au profil du Établissement). Si aucun n’est sélectionné, l’onglet par défaut sera le premier onglet (Aperçu) dans le profil de l’Établissement.
Onglet par défaut de la page d’accueil de la gestion des effectifs : sélectionner l’onglet qui apparaîtra comme page d’accueil lors de l’ouverture de la Gestion des effectifs (p. ex., si vous sélectionnez Visites vacantes, l’onglet Visites vacantes s’affiche automatiquement lorsque les utilisateurs accèdent au profil à la gestion des effectifs). Si aucun n’est sélectionné, l’onglet par défaut sera le premier onglet (Horaires du client) dans Gestion des effectifs.
Durée de la séance (en minutes) : ce champ permet de contrôler la fréquence des délais d’attente des applications Web et mobiles. Les utilisateurs seront invités à se reconnecter lorsque le nombre de minutes défini dans Durée de la session est écoulé.
Suivi des candidats : ce paramètre peut être activé/désactivé selon la manière dont votre entreprise souhaite gérer les candidatures via AlayaCare. En savoir plus sur Suivi des candidats.
Permettre les pointages d’arrivée multiples : ce paramètre peut être activé pour permettre les Pointages d’arrivée multiples aux visites et aux services. En savoir plus sur Pointage d’arrivée multiple.
Sûreté et sécurité
Intervalle d’expiration du mot de passe : le nombre de jours après lesquels un utilisateur sera invité à modifier son mot de passe. Si la valeur de ce champ est 0, l’utilisateur ne sera jamais invité à modifier son mot de passe.
Paramètres mobiles
Activer le mode Hors ligne : activer ce paramètre pour permettre aux soignants de votre entreprise d’accéder aux dossiers des Clients et aux détails de la Visite dans l’application mobile s’ils se trouvent dans un endroit éloigné où le signal cellulaire est faible. En savoir plus sur le Mode hors ligne.
La durée de la séance hors ligne (en heures) : ce champ contrôle la fréquence du délai d’attente du mode hors ligne dans l’application mobile. Les utilisateurs qui utilisent l’application en mode hors ligne seront invités à se reconnecter après le dépassement du nombre d’heures défini comme Longueur de la séance hors ligne.
Fenêtre des données mises en cache hors ligne (en jours) : représente le nombre de jours pendant lesquels les données de visite seront téléchargées lorsqu’un soignant utilise le mode hors ligne de l’application mobile.
Nombre de jours passés dans l’horaire : utiliser ce champ pour déterminer le nombre de jours passés qu’un soignant peut voir dans son horaire dans l’application mobile. La valeur par défaut est 4. La valeur maximale autorisée est de 50.
Nombre de jours à venir dans l’horaire : utiliser ce champ pour déterminer le nombre de jours à venir qu’un soignant peut voir dans son horaire dans l’application mobile. La la valeur par défaut est 7. La valeur maximale autorisée est de 50.
Comptabilité
Période d’ajustement de la paie : ce champ précise le nombre de jours autorisés où des ajustements peuvent être effectués après la fermeture d’une période de paie. Cela ne s’applique qu’aux ajustements effectués au cours de la période initiale. En apprendre davantage sur les ajustements de la paie.
Numéro de la première facture : ce champ détermine le premier numéro de facture généré pour l’entreprise.
Questions de facturation à : ces coordonnées apparaîtront sur les factures des clients.
Instructions de paiement : ces instructions apparaîtront sur les factures des clients.
Salaire de base des employés : utiliser ce champ pour saisir les différents groupes de rémunération de l’entreprise.
Limite d’annulation de l’attribution (en jours) : ce paramètre est utilisé pour fixer le nombre de jours pendant lesquels une attribution peut être annulée après avoir été saisie dans le système. Si le champ est laissé vide, il n’y a pas de limite quant au nombre de jours écoulés pour lesquels une attribution peut être annulée. S’il est fixé à zéro, les attributions ne peuvent pas être annulées (à moins qu’une transaction d’annulation de l’encaissement ne soit utilisée).
Types de factures activés : cocher les cases correspondant aux types de factures que vous souhaitez inclure en tant qu’options lors de l’exportation de factures à partir d’AlayaCare.
Nouvelles colonnes des détails de la facture: cocher les champs supplémentaires à inclure dans les factures.
Planification des horaires
Règle de temps supplémentaire : utiliser ce champ pour sélectionner une Règle de temps supplémentaire par défaut à partir des Règles de temps supplémentaire configurées dans Paramètres comptables à appliquer à tous les Employés. (Remarque : vous pouvez outrepasser cette règle par défaut et sélectionner une Règle de temps supplémentaire personnalisée pour un Employé sur le profil de l’Employé). En savoir plus sur la configuration des Règles de temps supplémentaire.
Type d’employé par défaut : utiliser ce champ pour sélectionner le Type d’employé par défaut à partir des Types d’employés configurés dans les Paramètres comptables. Vous pouvez modifier le type d’employé inscrit dans le profil de l’employé en accédant aux Paramètres d’emploi. En savoir plus sur Types d’emploi.
Capacité quotidienne minimale par défaut de l’employé : sélectionner une Capacité quotidienne minimale par défaut des employés en heures. En savoir plus sur Capacité des employés.
Capacité quotidienne maximale par défaut de l’employé : sélectionner une Capacité quotidienne maximale par défaut des employés en heures.
Capacité hebdomadaire minimale par défaut de l’employé : sélectionner une Capacité hebdomadaire minimale par défaut des employés en heures.
Capacité hebdomadaire maximale par défaut de l’employé : sélectionner une Capacité hebdomadaire maximale par défaut des employés en heures.
Premier jour de la semaine (Planification) : sélectionner le premier jour de la semaine des Horaires.
Période de maîtrise (en jours) : ce champ détermine le nombre de jours dans le futur au cours desquels les Visites récurrentes seront affichées dans l’horaire des clients.
Préparer la limite des visites antérieures (en jours): ce champ détermine le nombre de jours écoulés au cours desquels les utilisateurs disposants de l’ACL Créer des visites passées peuvent créer des visites. Pour les agences qui utilisent Plan de traitement et Formulaires 2.0, si le paramètre Limite de préparation des visites antérieures (en jours) est fixé à 0, vous ne pourrez pas modifier les tâches de service après la fin d’une séance de travail, même si vous disposez de l’ACL Modifier les tâches de service après la séance de travail.
Mesure de continuité de Limite des visites antérieures (en jours) : ce nombre de jours est utilisé pour déterminer la mesure de continuitédans les outils Trouver un employé et Trouver un établissement. Le champ Continuité des outils Trouver… affichera le pourcentage des visites du client comparativement aux nombre de jours configuré comme Mesure de continuité de Limite des visites antérieures pour cet employé ou cet établissement.
Paramètres de capacité de l’employé : cocher pour inclure les visites en attente, les visites annulées payables et les congés payés dans la capacité de l’employé ou pour exclure les visites non payées de la capacité de l’employé.
Temps de soins différent de la durée : activer ce paramètres pour distinguer la durée du Temps de soin demandée d’un employé de la durée totale de lavisite. Lorsque ce paramètre est activé, vous pouvez saisir la durée et le temps de soins requis pour un service lors de la création du code de service. En apprendre plus sur le temps de soin.
Afficher les dates de début et de fin du service sur les horaires des clients : activer ce paramètre si vous souhaitez afficher les Dates de début et de fin du service dans les horaires des clients.
Afficher la période de recertification dans les horaires du client : activer ce paramètre pour afficher les tuiles Recertification menant à la fin d’un service sur l’horaire du client.
Période de recertification(en jours) : si le paramètre Afficher la période de recertification dans les horaires du client est activé, utiliser ce champ pour définir le nombre de jours où les tuiles Recertification doivent s’afficher avant une Date de fin de service.
Durée par défaut des plages horaires de l’horaire personnel de l’employé : choisir la durée par défaut du créneau (5 min, 15 min, 20 min, 30 min, 60 min) dans l’horaire personnel de l’employé. Vous pourrez toujours modifier la durée du créneau lors de l’affichage d’un horaire individuel.
Durée par défaut des plages horaires de l’horaire de l’employé : choisir la durée par défaut du créneau (5 min, 15 min, 20 min, 30 min, 60 min) dans l’horaire quotidien de l’employé. Vous pourrez toujours modifier la durée du créneau lors de l’affichage de la page.
Durée par défaut des plages horaires du client : choisir la durée par défaut du créneau (5 min, 15 min, 20 min, 30 min, 60 min) dans l’horaire du client. Vous pourrez toujours modifier la durée du créneau lors de l’affichage d’un horaire spécifique.
Durée par défaut des plages horaires du client pour l’établissement : choisir la durée par défaut du créneau (5 min, 15 min, 20 min, 30 min, 60 min) dans l’horaire du client du profil de l’établissement. Vous pourrez toujours modifier la durée du créneau lors de l’affichage d’un horaire spécifique.
Durée par défaut des plages horaires de l’employé pour l’établissement : choisir la durée par défaut du créneau (5 min, 15 min, 20 min, 30 min, 60 min) dans l’horaire de l’employé du profil de l’établissement. Vous pourrez toujours modifier la durée du créneau lors de l’affichage d’un horaire spécifique.
Limite de l’affichage des visites sur plusieurs jours (affichages mensuels et par épisode) : ce champ peut être utilisé pour aider les planificateurs à distinguer les équipes de nuit des visites programmées pour le lendemain, en fixant une limite temporelle pour permettre aux visites de s’étendre sur plusieurs jours. Si une visite se termine avant l’heure définie comme limite d’affichage des visites sur plusieurs jours, la visite ne s’affichera dans l’horaire que pour la journée où elle est prévue. (P. ex. : si une visite de nuit programmée pour le 20 mai se termine à 8 h 30 le 21 mai et que la limite d’affichage des visites sur plusieurs jours est fixée à 9 h, la visite n’apparaîtra que le 20 mai dans les horaires (pour les affichages mensuels et par épisode).
Affichage de l’horaire du client : sélectionner l’affichage de la planification (quotidien, hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuel, épisode, couloir) qui peuvent être utilisées lors de la visualisation des horaires des clients. En savoir plus sur les Affichages de la planification.
Affichage par défaut de l’horaire du client : sélectionner l’affichage de la planification (quotidien, hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuel, épisode, couloir) à utiliser par défaut lors de la visualisation des horaires des clients.
Affichage par défaut de l’horaire de l’employé : sélectionner l’affichage de la planification (quotidien, hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuel, épisode, couloir) à utiliser par défaut lors de la visualisation des horaires des employés.
Établissement - Affichage par défaut de l’horaire du client : sélectionner l’affichage de la planification (quotidien, hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuel, épisode, couloir) à utiliser par défaut lors de la visualisation des horaires des clients dans le profil d’un établissement.
Établissement - Affichage par défaut de l’horaire de l’employé : sélectionner l’affichage de la planification (quotidien, hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuel, épisode, couloir) à utiliser par défaut lors de la visualisation des horaires des employés dans le profil d’un établissement.
Disponibilité des employés par défaut: sélectionner si tous les Employés doivent être Disponibles ou Indisponibles par défaut. En savoir plus sur la Disponibilité des employés.
Disponibilité de l’établissement par défaut : sélectionner si tous les Employés doivent être Disponibles ou Indisponibles par défaut.
Délai de réponse à l’offre par défaut (en heures): utiliser ce champ pour définir le nombre d’heures par défaut qu’un Employé aura pour répondre à une Offre de visite.
Notifications de planification active : cocher les options suivantes si vous souhaitez déclencher des notifications pour ces situations :
- Déplacement de visites avec instructions de service : lors de la reprogrammation d’une Visite avec Instructions de service, vous recevrez un avertissement.
- Dépassement de la capacité de l’établissement : lors de la planification d’un nouveau Client dans un Établissement qui a déjà atteint sa capacité, vous recevrez un avertissement.
Onglet par défaut de l’outil Trouver un employé : sélectionner l’onglet de l’outil Trouver un employé que vous souhaitez voir être l’onglet par défaut (Indicateurs, Calendrier, Optimisation). En apprendre davantage sur l’outil Trouver un employé.
Filtres par défaut dans l’outil Trouver un employé : cocher les filtres que vous souhaitez voir sélectionnés par défaut sur l’outil Trouver un employé : Employé associé, Employé expérimenté, A la capacité, Compétences requises, N’est pas bloqué, Assure la continuité, et Possède des compétences.
Filtres par défaut dans l’outil Trouver un établissement : cocher les filtres que vous souhaitez voir sélectionnés par défaut sur l’outil Trouver un employé : Assure la continuité et Possède les compétences.
Pointage
Durée de la paie (en semaines) : sélectionner le nombre de semaines de la Durée de la paie. Ce paramètre déterminera le filtre Durée de la paie de l’outil Trouver un employé.
Date de début de la première paie : saisir la date de début de la première Période de paie.
Configuration du courrier électronique externe
Adresse courriel de l’expéditeur : saisir une adresse courriel interne à votre agence qui apparaît comme « adresse de provenance » lors de l’envoi de factures aux clients. Discutez avec votre gestionnaire de la réussite des clients pour en apprendre davantage sur la configuration des adresses courriel externes avec AlayaCare.
Adresse courriel de test : utiliser ce champ pour saisir une adresse courriel de test afin de vérifier que les courriels provenant de l’adresse courriel de l’expéditeur ont été reçus.
Accords sur la protection de la vie privée
Accords sur la protection de la vie privée : utiliser ce champ pour saisir le texte qui apparaîtra à titre d’Accord sur la protection de la vie privée lors de la connexion à AlayaCare.
Demander à la connexion : activer ce paramètre pour demander aux utilisateurs d’accepter les Accords sur la protection de la vie privée chaque fois qu’ils se connectent.
Paramètres de notification
Attribution de tâches: activer ce paramètre si les employés doivent pouvoir recevoir des notifications par courriel lorsqu’une Tâche leur est attribuée.
Inclure les détails de la tâche et le nom du client dans la notification : activer ce paramètre si vous souhaitez inclure les Détails de la tâche et le Nom du client lorsqu’un employé reçoit une notification par courriel à propos d’une Tâche.
Changement d’état du service: activer ce paramètre si vous souhaitez que les employés de l’équipe de soins d’un client, l’employé principal du service ou les employés expérimentés du service puissent recevoir un courriel à chaque modification de l’état d’un service pour le client.
Notification de nouveaux clients: cocher si les employés doivent recevoir un courriel ou se voir attribuer automatiquement une tâche lorsqu’ils sont assignés à l’équipe de soins d’un client.
Offres de visite et de récurrence envoyées: cocher si les employés doivent recevoir des notifications par courriel lorsqu’ils reçoivent une offre de visite. Vous avez également la possibilité de choisir si vous souhaitez envoyer des notifications par courriel ou par texto (si la fonction est activée).
Offres de visite et de récurrence attribuées: cocher si les employés devraient recevoir des notifications par courriel lorsqu’on leur attribue une visite ou une offre de récurrence. Vous avez également la possibilité de choisir si vous souhaitez envoyer des notifications par courriel ou par texto (si la fonction est activée).
Consulter Comment configurer les notifications au niveau du système et des employés?
Authentification unique
Déconnexion de l’authentification unique lors de la déconnexion d’AlayaCare sur le Web: si votre agence utilise l’authentification unique, activer ce paramètre pour que l’authentification unique des utilisateurs se déconnecte lorsque ces derniers ce déconnectent de l’application Web AlayaCare.
Documentation de soins
Formulaire 485 Inclure le numéro de téléphone / télécopieur du médecin (case 24): activer ce paramètre si votre entreprise doit soumettre des formulaires CMS 485 contenant ces informations.
Form 485 Certification du médecin (case 26): saisir le texte de la certification du médecin qui apparaîtra dans la case 26 des formulaires CMS 485 soumis.
Diagnostics du plan de traitement: si Plan de traitement 2.0 est activé, utiliser ce paramètre pour choisir si vous souhaitez utiliser des Diagnostics sur le Plan de traitement du client en sélectionnant Activer ou Désactiver.
Nom du diagnostic du plan de traitement: si vous souhaitez utiliser un autre terme que Diagnostic dans Plan de traitement 2.0, saisir le terme, au singulier, dans ce champ.
Nom des diagnostics du plan de traitement: si vous souhaitez utiliser un autre terme que Diagnostics dans Plan de traitement 2.0, saisir le terme, au pluriel, dans ce champ.
Objectifs du plan de traitement: si Plan de traitement 2.0 est activé, utiliser ce paramètre pour choisir si vous souhaitez utiliser des Objectifs sur le Plan de traitement du client en sélectionnant Activer ou Désactiver.
Nom de l’objectif du plan de traitement: si vous souhaitez utiliser un autre terme qu’Objectif dans Plan de traitement 2.0, saisir le terme, au singulier, dans ce champ.
Nom des objectifs du plan de traitement: si vous souhaitez utiliser un autre terme qu’Objectifs dans Plan de traitement 2.0, saisir le terme, au pluriel, dans ce champ.
Interventions du plan de traitement: si Plan de traitement 2.0 est activé, utiliser ce paramètre pour choisir si vous souhaitez utiliser des Interventions sur le Plan de traitement du client en sélectionnant Activer ou Désactiver.
Nom de l’intervention du plan de traitement: si vous souhaitez utiliser un autre terme qu’Intervention dans Plan de traitement 2.0, saisir le terme, au singulier, dans ce champ.
Nom des interventions du plan de traitement: si vous souhaitez utiliser un autre terme qu’Interventions dans Plan de traitement 2.0, saisir le terme, au pluriel, dans ce champ.
Types d’objectifs du plan de traitement : si Plan de traitement 2.0 est activé, utiliser ce champ pour définir la liste des Types d’objectifsofferts aux utilisateurs lors de l’ajout d’Objectifs à un Plan de traitement. Saisissez la liste des types dans l’ordre dans lequel vous souhaitez qu’ils apparaissent (un type par ligne) dans les cases de commentaires.
Types d’intervention du plan de traitement: si Plan de traitement 2.0 est activé, utiliser ce champ pour définir la liste des Types d’interventions qui seront offerts aux utilisateurs lors de l’ajout d’Interventions à un Plan de traitement. Saisissez la liste des types dans l’ordre dans lequel vous souhaitez qu’ils apparaissent (un type par ligne) dans les cases de commentaires.
Suivi du temps consacré aux interventions du plan de soins : si Plan de traitement 2.0 est activé, utiliser ce paramètre pour activer ou désactiver le suivi du temps passé aux Interventions en sélectionnant Activer ou Désactiver.
Type d’objectif utilisé pour intégrer les objectifs dans les RAF :si votre agence utilise les rapports automatisés des fournisseurs (RAF) et Plan de traitement 2.0, utiliser ce champ pour sélectionner quel type d’objectif de la liste de types d’objectifs de votre entreprise devrait s’afficher dans les Objectifs des RAF.
Admission
Données démographiques du client : Remplacer les noms, adresses et numéros de téléphone : activer le paramètre pour que le Nom, l’adresse, ou le numéro de téléphone du client inscrits sur l’Orientation remplacent ce qui est inscrit sur le profil du client en cas d’écart.
Informations sur le service : Remplacer les détails et l’adresse du service : lorsque ce paramètre est activé, les données du profil de service d’un client seront mises à jour si les détails et l’adresse d’un service sur une orientation diffèrent de ce qui est défini dans le profil de service.
Traitement des factures : Appliquer les paiements et l’état de rapprochement aux visites: lorsque ce paramètre est activé, tous les nouveaux fichiers deRapprochement de facturation reçus seront automatiquement traités, les états de visite mis à jour, et les paiements enregistrés. Si un fichier ne peut être Traité, l’état sera Publié. Lorsque ce paramètre est désactivé,
Seuil d’offre arrivant bientôt à échéance (en minutes): définir une heure comme seuil d’expiration pour Visiter et Offres de récurrence. Le nombre d’Offres assujetties à ce seuil d’expiration s’afficheront sur l’IRC Offres arrivant bientôt à échéance.
Portail familial
Cette section des paramètres du système sera disponible si votre entreprise utilise le Portail Familial 2.0 d’AlayaCare. Pour obtenir plus d’informations, consultez Comment configurer le Portail Familial 2.0 pour mon entreprise?
Description succincte de l’agence : utiliser ce champ pour donner un bref aperçu de la mission et des opérations de l’agence pour les utilisateurs du Portail familial et qui s’affichera à la fois sur la page d’accueil du portail et dans Renseignements sur l’agence.
Description longue de l’agence : ce champ permet de donner une description plus détaillée de l’agence accessible sur la page Renseignements sur l’agence du portail familial.
Nom des employés : ce champ permet de contrôler la manière dont les noms des employés sont présentés aux utilisateurs du portail familial. Les options disponibles dans la liste déroulante sont Prénom et nom, Prénom uniquement, et Prénom et initiale.
Type de facture : sélectionner le type de facture à utiliser pour les factures (bailleurs de fonds individuels du client uniquement) téléchargées depuis le portail familial.
Format de la facture : sélectionner le format de facture à utiliser pour les factures téléchargées depuis le portail familial.
Nombre minimum de jours d’avis pour demander un service : définir le nombre de jours le plus court au cours desquels vous souhaitez permettre aux utilisateurs du portail de demander de nouveaux services sur le portail.
Nombre maximal de jours d’avis pour demander un service : définir le nombre de jours le plus long au cours desquels vous souhaitez permettre aux utilisateurs du portail de demander de nouveaux services sur le portail.
Nombre minimum de jours d’avis pour demander une visite : définir le nombre de jours le plus court au cours desquels vous souhaitez permettre aux utilisateurs du portail de demander de nouvelles visites sur le portail.
Nombre maximal de jours d’avis pour demander une visite : définir le nombre de jours le plus long au cours desquels vous souhaitez permettre aux utilisateurs du portail de demander de nouvelles visites sur le portail.
Nombre minimum de jours d’avis pour demander une modification de visite : définir le nombre de jours le plus court pour permettre aux utilisateurs du portail de demander des modifications de visites à partir du portail.
Nombre maximal de jours d’avis pour demander une modification de visite : définir le nombre de jours le plus long pour permettre aux utilisateurs du portail de demander des modifications de visites à partir du portail.
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