Comment configurer les notifications au niveau du système?

Vous pouvez configurer les notifications pour qu'elles soient envoyées automatiquement par AlayaCare à des employés spécifiques dans divers scénarios, par exemple lorsqu'une offre de visite est envoyée à un employé ou qu'un formulaire important est soumis pour un client.

Si votre entreprise souhaite utiliser un type de notification, celui-ci doit être activé au niveau du système. Dans certains cas, les notifications nécessitent une configuration supplémentaire au niveau de l'employé ou du formulaire.

Paramètres de notification dans les paramètres du système

Cette section vous permet de définir des paramètres généraux autour de notifications. Certaines de ces notifications doivent également être configurées dans les profils individuels des employés pour que ces derniers puissent les recevoir.

1. Accédez à Paramètres> Tous les paramètres> Paramètres du système>Paramètres de notification.

2. Cochez les notifications à activer. Remarque : les notifications peuvent être disponibles sous la forme d'une tâche créée automatiquement ou de courriel, de texto, ou de notifications poussées.        

⚠ Certaines de ces notifications doivent également être activées pour les employés individuels pour que l'employé ciblé puisse recevoir les notifications. ⚠

Attribution de tâches : activer ce paramètre si les employés doivent pouvoir recevoir des notifications par courriel lorsqu’une Tâche leur est attribuée. Ce type de notification doit également être configuré au niveau de l’employé.

Inclure les détails de la tâche et le nom du client dans la notification : activer ce paramètre si vous souhaitez inclure les Détails de la tâche et le Nom du client lorsqu’un employé reçoit une notification par courriel à propos d’une Tâche.

Changement de l’état du service : cochez ce type de notification si vous souhaitez que les employés d’une équipe de soins d’un client puissent recevoir un courriel chaque fois que l’état du service du client est modifié. Ce type de notification doit également être configuré au niveau de l’employé.
Pour ce type de notification, les membres de l'équipe de soins sont les suivants :

• Les employés associés partageant le service administratif du service.
  • Si aucun service administratif n'est lié au service, tous les employés associés recevront les notifications.
  • Si un employé associé n'appartient à aucun service administratif, il recevra également une notification.
• L'employé principal associé au service.
• Les employés expérimentés de ce service; p. ex., les employés qui ont déjà eu une visite pour ce service dans les X derniers jours (X peut être défini dans les paramètres du système).

Notification de nouveaux clients : cochez ce type de notification si vous souhaitez que les employés puissent recevoir un courriel ou se voir attribuer automatiquement une tâche lorsqu’ils sont assignés à l’équipe de soins d’un client à titre d'employé associé ou d'employé principal d'un service. Ce type de notification doit également être configuré au niveau de l’employé.

Offres de visite et de récurrence envoyées : cocher si les employés doivent recevoir des notifications par courriel lorsqu’ils reçoivent une offre de visite. Vous avez également la possibilité de choisir si vous souhaitez envoyer des notifications par par courriel, texto (si la fonctionnalité est activée) ou par notification poussée à un appareil sur lequel l'employé est connecté à l'application mobile Ce type de notification doit également être configuré à l'étape niveau de l'employé.

Offres de visite et de récurrence attribuées : cocher si les employés devraient recevoir des notifications par courriel lorsqu’on leur attribue une visite ou une récurrence. Vous avez également l'option de sélectionner si vous souhaitez envoyer les notifications par courriel, texto (si la fonctionnalité des activée) ou par notification poussée sur un appareil sur lequel l'employé est connecté à l'application mobile. Ce type de notification doit également être configuré au niveau de l’employé.

3. Lorsque vous avez terminé d’apporter des modifications aux paramètres de notification du système, cliquez sur Sauvegarder. Ces types de notifications peuvent être activés sur les profils d'employés individuels.

Configuration de l'envoi d'un courriel pour les notifications d'offres de visites

Les notifications courriel d'AlayaCare sont envoyées à partir de l'adresse d'envoi générique [e-mail].

Dans le cas de notifications d'offres de visites, il est toutefois possible de configurer un courriel personnalisé à partir duquel ces notifications seront envoyées à votre entreprise. Remarque : une configuration de l'application dorsale est nécessaire pour modifier l'adresse courriel à partir de laquelle les notifications seront envoyées. Veuillez contacter votre équipe de services aux clients pour demander la configuration ou la modification de l'adresse courriel d'envoi des notifications d'offres de visites.

⚠ Il existe des options apparentes dans l'interface utilisateur pour modifier l'adresse courriel d'envoi, mais il s'agit d'une fonctionnalité héritée. Veuillez éviter d'apporter des modifications dans Paramètres> Notifications> Expéditeur de la notification ou Paramètres> Paramètres du système> Configuration du courrier électronique externe. ⚠

Remarque : l'adresse courriel d'envoi personnalisée ne s'applique qu'aux notifications d'offres de visite par courriel. Toutes les autres notifications seront envoyées à partir de l'adresse [e-mail].

Notifications de rapports importants

Dans Paramètres> Notifications> Alertes/Paniques/Rapports importants, vous pouvez saisir les numéros de téléphone et les adresses courriel des utilisateurs qui doivent être alertés par courriel ou par texto lorsque certains formulaires sont soumis.

Pour ajouter une adresse courriel ou un numéro de téléphone à la file d'attente des alertes, sélectionnez +Ajouter.

Dans la liste déroulante, sélectionnez Envoyer un courriel ou Envoyer un textoet saisissez l'adresse courriel ou le numéro de téléphone où vous souhaitez que l'alerte soit envoyée dans le champ prévu à cet effet. Enfin, cliquez sur Sauvegarder les paramètres de notification.

Une notification par courriel ou texto sera envoyée aux utilisateurs de cette liste chaque fois qu'un formulaire avec le paramètre Notifier la file d’attente des alertes coché est soumis.

Fonctionnalité de notification héritée

L'onglet Pointage d'arrivée en retard sous Paramètres> Notifications est une fonctionnalité héritée. Il est présentement impossible de déclencher des notifications pour les visites assorties d'un pointage d'arrivée en retard.