Comment configurer les informations de facturation de mon agence?

Les informations relatives à votre agence apparaîtront par défaut sur les factures que vous exportez.

Cependant, vous pouvez également créer plusieurs contacts d’agence, que vous pouvez relier à des bailleurs de fonds spécifiques. Lorsque vous avez lié un contact d’agence à un bailleur de fonds, les informations de ce contact d’agence apparaîtront à la place des Renseignements de l’agence par défaut en tant qu’entité ayant émis la facture. Par exemple, alors que vos renseignements de l’agence peuvent contenir les coordonnées de votre siège social, vous pouvez créer des contacts d’agence pour représenter des succursales spécifiques au profit de bailleurs de fonds locaux, qui apparaîtront sur toutes les factures qui leur sont adressées.

Il en va de même pour les contacts de facturation. Alors que le contact de l’agence apparaîtra comme l’organisation émettrice de la facture, le contact de la facture apparaîtra dans le champ Envoyer les questions relatives à la facturation à et peut être personnalisé par le bailleur de fond. Ainsi, le destinataire de la facture saura qui contacter en cas d’éventuels problèmes de facturation.

Si vous modifiez un contact de l’agence ou un contact de facturation, les modifications apparaîtront immédiatement lors de la réexportation de la facture. Si vous supprimez un contact d’agence, les renseignements de l’agence réapparaîtront par défaut dans les exportations de factures ultérieures pour tous les bailleurs de fonds liés à ce contact. Si vous supprimez un contact de facturation, ce champ apparaîtra vide dans les exportations de factures ultérieures pour tous les bailleurs de fonds liés à ce contact.

Saisir le contact principal de l’agence

1. Naviguez vers Paramètres>Tous les paramètres>Renseignements de l’agence.                      
2. Complétez les coordonnées de votre agence dans les onglets Renseignements généraux et Adresse. Les champs de ces onglets sont soumis au contexte du formulaire dans la colonne Renseignements de l’agence.
   
   
3. Dans l’onglet Logos, téléchargez un logo de la facture.
   
   
4. Cliquez sur Sauvegarder.

Ajouter des contacts supplémentaires au sein de l’agence

1. Naviguez vers Paramètres>Tous les paramètres>Renseignements de l’agence et cliquez sur Contacts.
   
   
   
   
2. Dans l’onglet Contacts avec l’agence, cliquez sur Créer un contact.
   
   
   
   
3. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, remplissez les détails du profil de l’agence. Les champs de ce dialogue sont soumis au contexte du formulaire dans la colonne Contact de l’agence.
   
   
   
   
4. Cliquez sur Choisir un fichier pour télécharger une image en JPG si vous souhaitez que votre logo apparaisse sur les factures. Le nom du fichier apparaîtra dans le dossier lorsque vous aurez réussi à le faire.
   
   
   
   
5. Si vous le souhaitez, vous pouvez indiquer les bailleurs de fonds auxquels ce contact d’agence s’appliquera. Au fur et à mesure que vous tapez, les bailleurs de fonds existants apparaissent dans une liste déroulante que vous pouvez sélectionner.
   
   
   
   Vous ne pouvez pas lier un bailleur de fonds à plus d’un contact d’agence. Si vous ajoutez un bailleur de fonds à un deuxième contact d’agence, il sera automatiquement dissocié du précédent.
   
   
6. Cliquez sur Sauvegarder.
   
   

Contacts de facturation

1. Naviguez vers Paramètres>Tous les paramètres>Renseignements de l’agence et cliquez sur Contacts.
   
   
   
   
2. Dans l’onglet Contacts de facturation, cliquez sur Créer un contact.
   
   
3. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, remplissez les détails du contact de facturation. Les champs de ce dialogue sont soumis au contexte du formulaire dans la colonne Contact de facturation de l’agence.
   
   
4. Si vous le souhaitez, vous pouvez indiquer les bailleurs de fonds auxquels ce contact de facturation s’appliquera. Au fur et à mesure que vous tapez, les bailleurs de fonds existants apparaissent dans une liste déroulante que vous pouvez sélectionner.
   
   
   
   Vous ne pouvez pas lier un bailleur de fond à plus d’un contact de facturation. Si vous ajoutez un bailleur de fonds à un deuxième contact de facturation, il sera automatiquement dissocié du précédent.
   
   
5. Cliquez sur Sauvegarder.