L’horaire de tous les employés permet d’afficher les horaires des employés de toute l’entreprise en utilisant divers affichage d’horaires et options de tri.
Utiliser l’horaire de tous les employés
Pour ouvrir l’horaire de tous les employés, se rendre à Horaire>Horaire de tous les employés.
L’horaire affichera, par défaut, la journée en cours. Utiliser les flèches ou le bouton du calendrier pour passer à une autre journée.
Les disponibilités et les indisponibilités prévues, ainsi que les visites s’afficheront dans l’Horaire de tous les employés.
Utiliser les menus déroulants au-dessus de la liste des employés pour sélectionner l’aperçu du calendrier (quotidien, hebdomadaire — mosaïque, ou hebdomadaire — chronologie) à utiliser pour visualiser le calendrier.
Quotidien : Affiche les visites prévues pour tous les employés en ordre chronologique. Sous cet aperçu il est possible de sélectionner les intervalles (10 minutes, 15 minutes, 20 minutes, 30 minutes, 60 minutes) d’affichage de l’horaire.
Hebdomadaire — Mosaïque : Affiche une liste de toutes les visites des employés pour chaque jour de la semaine.
Hebdomadaire — Chronologie : Affiche les visites prévues pour tous les employés en ordre chronologique pour la semaine. Dans cet aperçu, il est possible de sélectionner les intervalles (1 heure, 2 heures, 4 heures, 8 heures, 12 heures) d’affichage de l’horaire.
Utiliser les boutons dans le coin supérieur droit pour Afficher les visites vacantes dans l’horaire ou Afficher la capacité hebdomadaire des employés.
Pour effectuer un tri dans l’horaire de tous les employés, cliquer sur l’icône . Il est possible d’effectuer un tri par Employé ou employés; Catégorie ou catégories d’employés; Service ou services; ou Service ou services des employés. Remarque : Les derniers filtres sélectionnés sur cette page (à l’exception du bouton Afficher la capacité hebdomadaire) resteront en place même en quittant la page ou lors de la déconnexion et de la reconnexion.
Il est également possible d’utiliser la logique N’importe quel ou Tout pour effectuer un tri sur plusieurs groupes ou services d’employés afin de choisir d’effectuer un tri sur les employés de n’importe lequel des groupes sélectionnés ou de tous les groupes sélectionnés.
Pour ajouter une visite, sélectionner le bouton +Ajouter une ou plusieurs visites ou cliquer sur l’intervalle dans l’agenda où la visite doit être créée.
Il est également possible de modifier l’heure et l’employé associés à une visite en cliquant sur la visite dans l’horaire et en la faisant glisser vers une autre position dans l’horaire. Un message s’affiche au-dessus de la tuile de la visite, indiquant les nouvelles heures de début et de fin, la durée, le client et le code de service de la visite.
À partir de l’affichage hebdomadaire-mosaïque, il est possible d’utiliser la fonction glisser-déposer pour changer le jour de la visite, ainsi que l’employé rattaché, tout en conservant la même heure.
À partir de l’affichage hebdomadaire-chronologie, il est possible d’effectuer un glisser-déposer pour modifier la journée et l’heure de la visite, ainsi que l’employé y étant rattaché.
Remarque : Il est impossible de confier une visite à un autre employé à l’aide de la fonction glisser-déposer si la visite a déjà été approuvée.
Pour les vues hebdomadaire et quotidienne, il est possible de modifier la durée d’une visite en cliquant sur le bord d’une tuile de visite et en le glissant pour modifier l’heure de fin de cette dernière.
Lorsqu’une visite est glissée-déposée pour en modifier la date, l’heure ou la durée, le système vérifiera s’il existe des conflits qui pourraient empêcher la reprogrammation de la visite. Si un conflit existe, un message d’erreur s’affiche et demande de confirmer la poursuite de l’opération. Selon la configuration de l’environnement, les situations suivantes peuvent entraîner des conflits :
- Une ou plusieurs visites se chevauchant ont été trouvées.
- La facture a déjà été facturée ou incluse dans la paie.
- Un code de motif est nécessaire pour programmer la première visite d’un service après la date de la première visite requise ou du service exigé par la date.
- La capacité de l’établissement est atteinte.
- La visite comporte des instructions de service actives.
- L’employé à qui l’on tente d’attribuer la visite est rattaché à une autre agence.
- Le client ou l’employé figure sur la liste des personnes à ne pas envoyer du client ou de l’employé.
Si des interventions et des activités quotidiennes sont utilisées, il est possible de devoir sélectionner les interventions/AVQ à appliquer lors de la visite reprogrammée.
Remarque : Il est impossible de glisser-déposer les tuiles d’indisponibilité et de disponibilité. Pour modifier le moment d’indisponibilité ou de disponibilité programmée d’un employé, il faut le faire à partir du profil de l’employé.
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