Aperçu de la fonctionnalité : État de la visite, du service et du client

AlayaCare fournit différents états pour les Visites, les Clients, et les Services, qui auront un impact sur la facturation, la paie, et la planification, selon les circonstances et les paramètres que vous contrôlez. Ces états peuvent être utiles à des fins de rapport.

• Les visites (et les récurrences) peuvent être supprimées. Les visites individuelles peuvent être mises En suspens ou Annulées.
• Les services peuvent être mis En suspens, ou désignés comme Actif, Sur liste d’attente ou Congé reçu. Les modifications d’état de service peuvent avoir un effet sur les visites du service.
• L’état du client peut être en attente, libéré, actif, en liste d’attente ou en attente. Dans certains cas, vous avez un certain contrôle sur les conséquences des services et des visites.

Veuillez noter que En suspens et Annulé sont deux statuts de visite distincts dans les écrans de planification suivants : Calendrier pour tous les employés, Calendrier pour tous les clients, Profil du client — Planification et Profil de l’employé - Horaire.

Supprimer des visites et des récurrences

Bien que Supprimé ne soit pas un état, vous pouvez quand même sélectionner cette option pour éliminer toute trace de la visite prévue. Cette situation peut être due au fait qu’une visite a été programmée par erreur et que vous souhaitez éliminer les mauvaises données de vos rapports, auquel cas l’annulation pourrait ne pas suffire.

En apprendre davantage :

• Comment supprimer une visite de l’application Web?
• Comment supprimer une récurrence? 
• Comment supprimer une visite sur l’application mobile?

Annuler une visite

Si vous souhaitez garder une trace de la visite, vous pouvez plutôt décider de l’annuler. Cela pourrait se produire dans plusieurs cas ; notons :

• Le client est hospitalisé et ne peut pas se rendre à son rendez-vous ;
• L’agence n’a pas su trouver les employés nécessaires pour effectuer la visite ;
• L’employé a raté la visite en raison de circonstances hors de son contrôle ;
• La condition du client s’est améliorée et il souhaite arrêter le traitement.

Une utilisation pratique de la fonction d’annulation est que vous pouvez enregistrer la nature de l’annulation d’une visite avec un code d’annulation, configuré au niveau du système, qui déterminera si la visite sera toujours facturée ou si le soignant recevra toujours son salaire habituel pour cette visite.

Par exemple, si le client devait annuler la visite avec moins de 48 heures d’avis, vous pourriez décider de leur facturer la visite, mais pas le reste. Ou, si une visite est annulée en raison d’une plainte concernant le soignant, vous pouvez décider de ne pas procéder à la rémunération.

En apprendre davantage :

• Comment paramétrer/modifier les codes Annulés?
• Comment annuler/annuler l’annulation d’une visite sur l’application Web?
• Comment annuler une visite sur l’application mobile? 

Mettre une visite en suspens

Lorsqu’une visite est mise en suspens dans l’horaire, elle n’est plus facturable ou payable, et les employés ne peuvent pas y pointer leur arrivée. Une visite peut être mise En suspens automatiquement lorsque son service est En suspens ; elle peut également être mise En suspens indépendamment de son service.

Si la visite a déjà été facturée ou payée, il incombe à l’utilisateur d’apporter les modifications nécessaires.

En apprendre davantage :

• Comment configurer/modifier les motifs d’état?
• Comment mettre une visite En suspens ou retirer l’état En suspens (application Web)?

État de service

L’état des services d’un client peut être mis à jour indépendamment l’un de l’autre et de l’état général du client, conformément aux besoins de l’organisation.

L’état d’un service aura une incidence sur les visites du service.

Pendant qu’un service est En attente, toutes les visites du dit service seront également En attente pour le même motif.

Lorsqu’un service possède l’état Congé reçu, toutes les visites de ce service seront également supprimées dès la date d’entrée en vigueur (pourvu qu’elles soient dans le futur).

En apprendre davantage :

• Comment configurer/modifier les motifs d’état?
• Comment ajouter, modifier ou mettre l’état d’un service à jour?

État du client

Lors de la mise à jour de l’état d’un client, il est possible de faire en sorte que cette modification d’état ait un impact sur certains, aucun ou tous les services du client (selon la situation). Par exemple, il est possible de mettre un client en suspens pendant qu’il est en vacances, mais de poursuivre un service spécifique en son absence, comme la tonte du gazon.

L’état du client peut également être signalé séparément de l’état de ses services.

En apprendre davantage :

• Comment configurer/modifier les motifs d’état?
• Comment ajouter, modifier ou supprimer un état du client?