Comment commencer/terminer une visite virtuelle avec un client sur le web?

Les visites virtuelles permettent aux employés de rendre visite aux clients par le biais d’une session vidéo plutôt qu’en personne. Pour être considérée comme une visite virtuelle, la visite doit avoir un code de service configuré pour autoriser les visites virtuelles. Une session vidéo pour une visite peut être lancée à partir du web ou de l’application mobile.

Pour obtenir davantage de matériel de soutien pour les soignants, veuillez consulter le document ci-joint intitulé Effectuer une visite virtuelle avec un client sur le web.

Dans l’application web, les visites virtuelles auront les caractéristiques suivantes dans les emplois du temps des clients et des employés.

L’aperçu de la visite indiquera en outre qu’il s’agit d’une visite virtuelle :

Envoi de l’invitation au client et création de la session virtuelle

Après avoir cliqué sur Plus de détails pour ouvrir le dialogue de visite à partir de votre horaire, vous verrez un bouton pour Envoyer l’invitation au client. Cliquez sur ce bouton pour envoyer un courriel à l’adresse électronique du client (telle qu’elle est indiquée dans l’onglet Données démographiques du profil du client) avec un lien permettant de rejoindre l’appel vidéo. Cette action créera la session virtuelle pour la visite.

Vous pouvez également sélectionner Copier le lien d’invitation pour copier le lien et l’envoyer directement au client. Lorsque le client clique sur le lien, il peut participer à l’appel vidéo. Cette action créera également une session virtuelle pour la visite.

Vous ne pourrez envoyer l’invitation au client que si vous êtes l’employé chargé de la visite. Si vous n’êtes pas l’employé désigné, vous recevrez l’erreur suivante : Vous devez être affecté à la visite pour pouvoir envoyer une invitation au client.

Si le client n’a pas d’adresse courriel dans son profil, vous recevrez l’erreur suivante : Le client n’a pas d’adresse courriel.

Notez que vous pouvez envoyer l’invitation au client avant ou après avoir pointé l’arrivée pour la visite. Vous devez toutefois pointer l’arrivée à la visite avant de pouvoir vous rejoindre à la session vidéo.

Rejoindre la session vidéo avec le client

Une fois que vous avez envoyé le lien au client et que vous avez enregistré la visite, cliquez sur Rejoindre la session vidéo.

Sélectionnez Renvoyer l’invitation au client si vous souhaitez envoyer à nouveau le lien à l’adresse courriel du client. Notez que vous devrez renvoyer l’invitation au client si l’heure de la visite a été modifiée.

Vous ne pourrez pas participer à la session si l’heure de fin de la visite est passée et si le lien vers la session virtuelle a expiré (le lien expirera 15 minutes après l’heure de fin prévue). Dans ce cas, vous devez créer une nouvelle visite et envoyer une nouvelle invitation au client.

Après avoir cliqué sur Rejoindre la session vidéo, la boîte de dialogue de l’appel vidéo s’ouvre dans une fenêtre du navigateur. Veillez à activer votre microphone et votre caméra lorsque votre navigateur vous le demande.

Si le client n’a pas encore cliqué sur le lien pour rejoindre l’appel, le message suivant s’affiche : Le client n’a pas encore rejoint la session. La dernière invitation a été envoyée le [HH:MM]. Cliquez sur Renvoyer l’invitation pour renvoyer le lien de la session au client.

Une fois que le client a rejoint l’appel et activé sa caméra et son microphone, vous devriez pouvoir le voir et l’entendre. Vous pourrez voir comment vous apparaissez au client dans le coin inférieur droit de l’écran.

Pendant la visite virtuelle

Une fois la session vidéo lancée, vous pouvez documenter la visite comme d’habitude dans l’application.

Vous pouvez utiliser les boutons en bas de l’écran pour effectuer les actions suivantes :

• Appuyez sur pour raccrocher et mettre fin à l’appel.
• Appuyez sur pour changer la direction de la caméra.
• Appuyez sur pour allumer et éteindre l’appareil photo.
• Appuyez sur pour couper le son de votre microphone.

Les étiquettes des boutons seront visibles dans l’affichage plein écran.

Si le client raccroche pendant l’appel, vous recevrez le message suivant :

Fin de la session vidéo pour la visite

Une fois votre visite terminée, vous pouvez cliquer sur pour raccrocher et quitter la visite. Vous recevrez l’avertissement suivant :

Une fois que vous avez raccroché, l’écran affiche le message suivant : Votre session avec le client est terminée. Vous pouvez maintenant fermer la page.

Notez que vous devrez toujours vous déconnecter après avoir terminé la session vidéo.

Si vous vous déconnectez avant de raccrocher, vous recevrez un avertissement indiquant que la session virtuelle est toujours active et vous rappelant de raccrocher également l’appel vidéo.

Après avoir mis fin à la session vidéo, en vous déconnectant ou en raccrochant, vous ne pourrez pas ouvrir une autre session virtuelle pour la visite. Cela ne s’applique pas si le client raccroche accidentellement à n’importe quel moment de l’appel. La session doit être interrompue par le soignant pour être considérée comme terminée.

Remarque : la fermeture du navigateur ou de l’onglet ne met pas fin à la session virtuelle. Si vous quittez accidentellement l’appel, vous pouvez le rejoindre en sélectionnant à nouveau Rejoindre la session vidéo.