Comment configurer le portail familial 2.0 pour mon organisation?

Le portail familial d’AlayaCare permet aux clients et à leurs familles d’accéder à des informations vitales sur les soins qu’ils reçoivent et sur leurs derniers dossiers dans AlayaCare.

Veuillez noter que le portail familial est une fonctionnalité premium avec un coût de licence supplémentaire et doit être activé pour votre organisation par l’équipe d’ingénieurs d’AlayaCare. Contactez votre gestionnaire de compte pour en savoir plus.

Remarque importante : si les formulaires et le plan de traitement 2.0 ne sont pas activés pour votre organisation, les fonctions suivantes ne seront pas disponibles pour les utilisateurs de votre portail familial :

• Formulaires
• Interventions de la visite (AVQ)

Une fois que le commutateur de fonctionnalité est activé et que vous êtes prêt à configurer le Portail Familial 2.0 et à l’adapter à votre organisation, vous devrez suivre les étapes suivantes dans l’application web AlayaCare :

• Configurer le portail familial dans les paramètres du système
• Ajoutez vos logos au portail familial
• Configurer les rôles et les autorisations

Une fois que vous aurez configuré votre portail familial, vous serez prêt à accorder aux clients et aux contacts des clients l’accès au portail à partir du profil du client. Pour en savoir plus, voir Comment gérer les comptes d’utilisateurs du portail familial?

Configurer le portail familial dans les paramètres du système

Vous pouvez utiliser les paramètres de la section Portail familial dans Paramètres>Paramètres du système pour personnaliser le portail familial en fonction de votre organisation en ajoutant des informations telles que votre déclaration de mission que vous souhaitez afficher dans le portail.

• Nom de l’agence
• Brève description de l’agence
• Description longue de l’agence
• Nom de l’employé
• Type de facture
• Format de la facture
• Nombre minimum de jours à l’avance pour qu’un service soit demandé
• Nombre maximum de jours à partir duquel un service peut être demandé
• Nombre minimum de jours à partir duquel une visite doit être demandée
• Nombre minimum de jours à partir duquel une modification de la visite doit être demandée
• Délai avant une visite pendant lequel le bouton Demander une nouvelle visite sera désactivée (en minutes)
• Message à afficher lorsque le bouton Demander une nouvelle visite est désactivée

Nom de l’agence

Ce champ vous permet de personnaliser la façon dont le nom de votre agence apparaît dans le message de bienvenue du portail familiale. Si aucun texte n’est saisi dans ce champ, le nom sera par défaut celui de votre agence ou service.

Brève description de l’agence

Description succincte de l’agence : utiliser ce champ pour donner un bref aperçu de la mission et des opérations de l’agence pour les utilisateurs du Portail familial et qui s’affichera à la fois sur la page d’accueil du portail et dans Renseignements sur l’agence. Utilisez l’éditeur de texte riche pour personnaliser votre description comme vous le souhaitez. Vous pouvez également ajouter des images à votre message.

⚠️ Le système remplit automatiquement le texte, mais il est recommandé de personnaliser votre courte description pour qu’elle compte entre 200 et 250 mots.

Description longue de l’agence

Ce champ vous permet de fournir une description plus détaillée de votre agence, qui sera accessible au portail familial sur la page d’information de l’agence dans le portail familial. Utilisez l’éditeur de texte riche pour personnaliser votre description comme vous le souhaitez.

⚠️Le système accepte jusqu’à 4900 mots pour la description longue.

Vous pouvez également ajouter des images à votre message. Notez que vous ne pouvez télécharger que des photos hébergées sur un serveur public. Pour ajouter une image à la description, suivez les étapes ci-dessous :

1. Localisez l’image que vous souhaitez utiliser dans votre navigateur web et faites un clic droit sur l’image. Sélectionner l’adresse de l’image à copier.

2. Dans le champ Description longue de l’agence, cliquez sur l’icône de l’image.

3. Supprimez https:// et collez l’URL que vous avez copiée pour l’image dans la boîte.

4. Cliquez sur soumettre.

5. L’image doit apparaître dans la description.

Nom de l’employé

Ce champ vous permet de contrôler la manière dont les noms des employés seront affichés aux utilisateurs du portail familial. Les options disponibles dans la liste déroulante sont Prénom et nom, Prénom uniquement, et Prénom et initiale.

Type de facture

Type de facture : sélectionner le type de facture à utiliser pour les factures (bailleurs de fonds individuels du client uniquement) téléchargées depuis le portail familial.

Format de la facture

Ce paramètre permet de sélectionner le format de facture que vous souhaitez utiliser pour les factures téléchargées depuis le portail familial.

Nombre minimum de jours à l’avance pour qu’un service soit demandé

Pour ce paramètre, indiquez le plus petit nombre de jours à l’avance pendant lesquels vous souhaitez permettre aux utilisateurs du portail de demander de nouveaux services à partir du portail.

Nombre maximum de jours à partir duquel un service peut être demandé

Pour ce paramètre, entrez le plus grand nombre de jours à l’avance pour permettre aux utilisateurs du portail de demander de nouveaux services à partir du portail.

Nombre minimum de jours à partir duquel une visite doit être demandée

Ce paramètre permet d’indiquer le nombre de jours minimum à l’avance pendant lequel les utilisateurs du portail peuvent demander de nouvelles visites à partir du portail.

Nombre maximum de jours à partir duquel une visite peut être demandée

Ce paramètre permet d’indiquer le plus grand nombre de jours à l’avance pendant lesquels les utilisateurs du portail peuvent demander de nouvelles visites à partir du portail.

Nombre minimum de jours à partir duquel une modification de la visite doit être demandée

Pour ce paramètre, indiquez le plus petit nombre de jours à l’avance pendant lesquels vous souhaitez permettre aux utilisateurs du portail de demander de nouveaux services à partir du portail.

Nombre minimum de jours à partir duquel une modification de la visite peut être demandée

Ce paramètre permet d’indiquer le plus grand nombre de jours à l’avance pendant lequel les utilisateurs du portail peuvent demander des modifications de visites à partir du portail.

Délai avant une visite pendant lequel le bouton Demander une nouvelle visite sera désactivée (en minutes)

Ce paramètre permet d’indiquer le nombre de minutes avant une visite pendant lesquelles vous souhaitez que le bouton Demander une modification de visite soit désactivé. Si vous entrez 0 ou laissez ce paramètre vide, le bouton Demander une modification de visite ne sera pas désactivée.

Message à afficher lorsque le bouton Demander une nouvelle visite est désactivée

le message que vous souhaitez afficher aux utilisateurs du portail lorsqu’ils survolent le bouton désactivé Demander une modification de visite (par exemple, « Les modifications d’une visite ne peuvent être demandées moins de 30 minutes avant l’heure de début de la visite »). Si vous ne saisissez pas de message ici, aucun message ne sera affiché.

Veillez à cliquer sur Sauvegarder pour sauvegarder vos modifications dans les Paramètres du système.

Ajoutez vos logos au portail

Vous pouvez ajouter des versions du logo de votre organisation au portail familial en allant dans Paramètres>Renseignements de l’agence>Logos.

Dans le champ Logos Portail Familial et de l’Agence lors de La Connexion, téléchargez l’image que vous souhaitez voir apparaître comme logo dans le coin supérieur gauche du portail familial. Nous vous encourageons à télécharger une image sur fond blanc.

Dans le champ Logo de l’agence du portail familial (en couleur), téléchargez l’image que vous souhaitez voir apparaître sur la page d’information de l’agence (Accueil>Plus d’informations).

Configuration des rôles et des autorisations

Les rôles pour le portail familial se trouvent sous Rôles du portail client dans Paramètres>Rôles et autorisations. Il existe deux rôles par défaut pour le portail familial : Patient et Famille.

Pour créer un nouveau rôle, cliquez sur +Ajouter un nouveau rôle.

Saisissez un nom pour le rôle que vous souhaitez créer et ajoutez une description si nécessaire. Sélectionnez Rôles du portail client comme section du portail, puis cliquez sur Sauvegarder.

Les ACL suivantes contrôlent l’accès aux fonctionnalités du portail familial 2.0 :

Planification

• Afficher les horaires : permets aux utilisateurs du portail de voir l’onglet Horaires dans le portail et les tuiles d’horaires (visite en cours, visite passée, visite suivante) sur la page d’accueil.
• Demander une nouvelle visite : permets aux utilisateurs de voir le bouton Demander une nouvelle visite dans l’onglet Calendrier.
• Demander une modification de la visite : permets aux utilisateurs de voir le bouton Demander une modification de la visite dans la boîte de dialogue des détails de la visite pour les visites à venir.
• Évaluer le personnel soignant : permets aux utilisateurs de voir le bouton Évaluer le personnel soignant dans la boîte de dialogue des détails de la visite pour les visites passées, ainsi que le bouton Écrire un commentaire sur la page d’accueil.
• Voir les interventions de visite (formulaires et plan de traitement 2.0 uniquement) : permets aux utilisateurs de voir toutes les interventions (AVQ) prévues pour la visite d’un client lorsqu’ils consultent les détails de la visite.

Flux de travail

• Afficher les services actifs du client : permets aux utilisateurs du portail de consulter la liste des services actifs sous la tuile Services actifs dans les onglets Domicile et Soins.
• Demander un nouveau service : permets aux utilisateurs du portail de voir le bouton Demander un nouveau service dans les onglets Accueil et Soins du portail familial.
• Peut créer des tâches : permet aux utilisateurs du portail de faire une demande de nouveau service, de nouvelle visite ou de changement de visite à partir du portail familiale.
• Afficher les formulaires du client (formulaires et plan de traitement 2.0 uniquement) : permet aux utilisateurs du portail d’afficher la tuile Derniers formulaires dans le portail familial.
• Ajouter des formulaires de clients (formulaires et plan de traitement 2.0 uniquement) : permets aux utilisateurs du portail d’afficher la tuile Formulaires à compléter dans le portail familial et de compléter et soumettre les formulaires actifs du type portail familial.
• Afficher les médicaments du client : permet aux utilisateurs du portail de visualiser la tuile Médicaments actifs dans la fenêtre Soins.
• Afficher les signes vitaux du client : permets aux utilisateurs du portail d’afficher les tuiles des constantes dans l’onglet Soins.
• Modifier vos propres formulaires (formulaires et plan de traitement 2.0 uniquement) : permets aux utilisateurs du portail de modifier les formulaires qu’ils ont soumis dans le portail.

Employé

• Afficher les noms des employés : permets aux utilisateurs du portail d’afficher les noms et prénoms des employés dans les onglets Accueil, Horaires et Soins. En fonction de leurs autres ACLs, ils pourront voir quels employés sont affectés aux visites, ont soumis des formulaires, administrés des médicaments et enregistrés des mesures vitales.
• Afficher les photos des employés : permets aux utilisateurs du portail de voir la photo d’un employé affecté à une visite à partir de l’onglet Planification ou dans les tuiles de planification de la page d’accueil (Visite passée, Visite en cours, Prochaine visite).
• Consulter les évaluations et les commentaires de l’employé sur le portail : les utilisateurs du portail disposant de cet ACL pourront voir les évaluations et les critiques passées d’un employé sur la page de l’équipe de soins ou sur le profil de l’employé.
• Afficher les compétences et les qualifications : les utilisateurs du portail disposant de cet ACL pourront voir les compétences et les qualifications d’un employé lorsqu’ils consulteront l’équipe de soins du client ou le profil d’un employé dans le portail familial.

Comptabilité :

• Afficher les soldes : contrôle la capacité des utilisateurs du portail à afficher le solde total du compte du client. Si un utilisateur disposant de cet ACL n’a pas l’ACL Consulter la section Factures, il ne pourra pas accéder à l’écran de l’historique des factures à partir de la tuile Solde total du compte.
• Consulter la section Factures : contrôle la capacité des utilisateurs du portail à afficher les factures d’un client. Si un utilisateur disposant de cet ACL n’a pas l’ACL Voir les soldes, le titre de la tuile Solde total du compte sous l’onglet Accueil sera Factures et affichera le nombre de factures pour le client ainsi que le bouton permettant de consulter l’historique des factures. Si l’utilisateur dispose à la fois des ACLs Consulter la section Factures et Voir les soldes, le titre de la tuile sera Solde total du compte (le solde total sera affiché ainsi qu’un bouton permettant de consulter l’historique des factures).

Veuillez noter que pour les rôles du portail d’administration, les ACL suivantes relatives au portail familial seront également disponibles :

• Employé>Consulter les évaluations et les commentaires de l’employé sur le portail : cette liste de contrôle permet de déterminer qui peut voir les évaluations d’un employé dans l’application web. Seuls les employés disposant de cet ACL pourront consulter l’onglet Notations dans le profil d’un employé.
• Tableau de bord>Tâches ouvertes sur le portail familial : Cet ACL contrôle l’accès à l’indicateur de performance clé Demandes ouvertes du portail familial.
• Flux de travail>Gestion de l’accès au portail familial : cet ACL permet aux utilisateurs de voir les options d’ajout d’accès au portail familial et de gestion de l’accès au portail familial pour les clients et les contacts.
• Flux de travail>Gestion des modelés de courriel du portail familial : cet accès conditionnel permet aux utilisateurs de modifier les modèles de courriel pour les différents scénarios dans lesquels les courriel destinés aux utilisateurs du portail sont déclenchés.

Si vous n’utilisez pas encore les formulaires et le plan de traitement 2.0, vous devez désactiver les ACL Afficher les formulaires du client et Afficher les interventions de visite afin que les utilisateurs ne voient pas une tuile vide dans l’onglet Soins.