Les informations que les clients et leurs familles voient dans le portail familial AlayaCare seront tirées des paramètres que vous avez activés pour le portail lors de la configuration de la fonctionnalité et des données sur les clients saisies par vos employés dans les applications web et mobile AlayaCare.
Veuillez noter que l’accès aux fonctionnalités du portail peut être limité à différents rôles dans le portail à partir de l’onglet Rôles et autorisations dans les Paramètres. Pour plus d’informations, voir Comment configurer le portail familial 2.0 pour mon organisation?
Évaluation des soignants et des employés
L’équipe de soins du client dans le portail familial est composée d’employés expérimentés (employés qui ont eu au moins une visite avec le client pendant le nombre de jours fixé comme limite de la métrique de continuité dans l’application web) et d’employés associés (trouvés dans Gestion des Soins>Employés affiliés sur le profil du client). Les prestataires de soins seront classés dans la liste en fonction de la continuité des soins (s’ils ne sont pas disponibles, ils seront classés par ordre alphabétique).
Le nom de l’employé (soit le prénom et le nom de famille, soit le prénom uniquement, soit le prénom et l’initiale du nom de famille, selon les paramètres du portail familial que vous avez choisis) et l’intitulé du poste seront affichés conformément à la manière dont ils ont été saisis dans l’onglet Données démographiques du profil de l’employé dans AlayaCare. Si une photo a été téléchargée pour l’employé, elle sera également affichée dans son profil sur le portail.
Les informations détaillées qui seront mises à la disposition de l’employé sont les suivantes :
- La description de l’employé saisie dans Démographie>Autres champs>Bio.
- Note globale de cinq étoiles attribuée par les employés sur la base des avis recueillis sur le portail familial.
- Les compétences de l’employé sont répertoriées dans l’onglet Compétences et diplômes.
- Les évaluations antérieures de l’employé soumises via le portail familial, y compris le nom de l’évaluateur et la date de soumission.
Pour connaître l’expérience des clients concernant ces sections du portail, veuillez consulter Comment voir l’équipe de soins et effectuer des évaluations?
Programmation et demandes de visite
Les informations relatives à l’horaire du client et à ses visites récentes et à venir figurant dans les onglets Accueil et Planification du portail familial correspondront aux informations figurant dans l’onglet Planification du profil du client.
Pour chaque visite, les utilisateurs du portail peuvent consulter les détails suivants :
- Date prévue et heure de début/fin de la visite
- Nom de l’employé affecté
- Photo d’identité de l’employé (si disponible)
- Nom du service associé
- Si vous utilisez les formulaires/le plan de traitement 2.0 : toutes les interventions liées à la visite et si elles ont été complétées.
Les utilisateurs du portail seront également en mesure de voir à quel moment les employés pointent leur arrivée et leur départ d’une visite sur le web ou sur mobile.
Remarque : les utilisateurs du portail ne pourront voir les interventions pour une visite que si votre organisation utilise déjà Plan de traitement 2.0. Si formulaires 2.0 et le plan de traitement 2.0 ne sont pas activés, les activités quotidiennes (AVQ) liées à la visite n’apparaîtront pas. Il est conseillé de désactiver l’ACL Afficher les interventions de la visite pour éviter de voir apparaître un message indiquant qu’il n’y a pas d’interventions sur la visite.
Lorsqu’un utilisateur du portail soumet une demande de nouvelle visite (unique ou récurrente) ou de modification de visite (annulation ou changement de date/heure), une tâche générale est créée dans l’application web AlayaCare pour que le personnel administratif de l’agence puisse l’examiner et l’attribuer. Voir la section sur l’indicateur de performance clé Demandes ouverte du portail familial.
Pour connaître l’expérience des clients dans ces sections du portail, veuillez consulter Comment voir l’horaire et demander de nouvelles visites ou des modifications?
Données démographiques sur les clients
Les informations démographiques figurant dans l’onglet Profil du portail familial proviennent des sections suivantes du profil AlayaCare du client :
- Date de naissance : Données démographiques>Autres champs>Anniversaire
- Genre : Données démographiques>Autres champs>Genre
- Langue préférée : Données démographiques>Général>Langue préférée
- Numéro de téléphone : Données démographiques>Général>Téléphone (principal)
- Adresse : Données démographiques>Adresse
- Allergies : Information du client>Historique médicale>Allergies
Médication
Avec l’ACL correct, les utilisateurs du portail pourront consulter la liste complète des médicaments qui se trouvent dans Livraison des soins>Médicaments sur le profil du client. Les informations suivantes pour chaque médicament seront disponibles sur le portail :
- Nom du médicament
- Dose
- Instruction temporelle
- Dernière administration
- État
- Voie
- Date de début et de fin
- Instructions spéciales
- État d’alerte élevé (si cochée dans l’application web)
Les informations suivantes seront disponibles pour chaque administration de médicament :
- Date et heure de l’administration
- Prénom et nom de l’employé qui a administré le médicament
- Médicaments détenus (oui ou non)
Pour en savoir plus sur l’expérience des clients dans cette section du portail, veuillez consulter la page Comment puis-je consulter les médicaments dans le portail familial?
Signes vitaux
Avec le bon ACL, les utilisateurs du portail pourront consulter la liste complète de toutes les lectures de signes vitaux enregistrées pour un signe vital donné après avoir cliqué sur Afficher les dossiers pour le signe vital en question. Les noms et détails des constantes correspondront aux informations de l’onglet Livraison des soins>Signes vitaux du profil du client.
Les informations suivantes seront disponibles pour chaque lecture :
- Nom de famille
- Prénom et nom de l’employé qui l’a enregistré
- Valeur et unité
Dans la vue graphique des signes vitaux, les sept derniers relevés enregistrés sont affichés sur un graphique basé sur la valeur enregistrée et la date de prise. Vert indique que la valeur enregistrée se situe entre les seuils minimum et maximum définis pour le client dans la configuration des signes vitaux. Rouge indique que la valeur enregistrée se situe en dehors des seuils minimum et maximum définis pour le client dans la configuration des signes vitaux.
Pour consulter l’expérience des clients dans cette section du portail, voir Comment puis-je consulter les relevés de signes vitaux enregistrés dans le portail famille ?
Formulaires
Les utilisateurs du portail peuvent consulter les formulaires approuvés soumis par les employés pour le client, ainsi que le nom de l’employé qui a soumis le formulaire et la date et l’heure de la soumission.
Les utilisateurs du portail peuvent également remplir des formulaires actifs de type portail familial et les soumettre à partir du portail. S’ils disposent du bon ACL correct, ils peuvent également modifier leurs réponses sur le formulaire jusqu’à ce que celui-ci soit approuvé par l’agence. Une fois qu’un formulaire a été approuvé, ils ne peuvent plus le modifier. Pour savoir comment configurer un formulaire pour le portail familial, voir Comment créer des formulaires à remplir par les utilisateurs du portail familial?
Remarque : les utilisateurs du portail ne pourront consulter les formulaires approuvés et remplir les formulaires pour l’agence que si votre organisation utilise déjà Formulaires 2.0 et Plan de traitement 2.0. Vous devez désactiver l’ACL Afficher les formulaires du client pour éviter que les utilisateurs ne voient une tuile vide sous l’onglet Soins.
Pour connaître l’expérience des clients dans ces sections du portail, voir Comment remplir les formulaires dans le portail familial? et Comment consulter les formulaires soumis pour le client dans le portail familial?
Services et demandes de services
La liste des services actifs visibles par les utilisateurs du portail correspondra aux services actifs listés dans l’onglet Services du profil du client dans AlayaCare.
Lorsqu’un utilisateur du portail clique sur le nom d’un service pour obtenir plus de détails, les informations suivantes provenant de l’application web s’affichent :
- Nom du service
- Adresse de service (si elle est différente de l’adresse du client)
- Date de début et date de fin prévue (si disponible)
- Les compétences liées au service
- Si le financement est assuré par des bailleurs de fonds de type client individuel, le nom des bailleurs de fonds, le pourcentage de couverture (en cas de facturation fractionnée) et le nom de la personne à contacter pour la facturation.
- S’il est financé par d’autres types de bailleurs de fonds, le message suivant s’affichera : « Ce service est financé par une partie externe »
- Code de service
- Taux de service
Lorsqu’un utilisateur du portail soumet une demande pour un nouveau service à partir du portail familial, une tâche générale sera automatiquement créée dans l’application web AlayaCare pour que votre personnel administratif puisse l’examiner et l’assigner. Voir la section sur l’indicateur de performance clé Demandes ouverte du portail familial.
Pour connaître l’expérience des clients dans cette section du portail, veuillez consulter Comment voir les services et demander de nouveaux services?
Comptabilité
Les utilisateurs du portail familial qui disposant de l’ACL correct pourront accéder aux derniers soldes de tous les bailleurs de fonds individuels du client liés aux services qu’il reçoit. Sous l’onglet Accueil, les utilisateurs verront le solde total du compte en fonction de tous les bailleurs de fonds individuels du client. Sous l’onglet Profil, les utilisateurs verront une ventilation du montant dû ou à devoir par chaque client.
La liste de l’historique des factures dans le portail permet aux utilisateurs d’accéder à toutes les factures en statut Envoyé, Payé, Amorti, Annulé ou Copié pour le client avec les bailleurs de fonds du type client individuel. En cliquant sur le numéro de la facture, l’utilisateur pourra télécharger la facture du type et du format configurés par l’agence dans Paramètres>Paramètres du système>portail familial.
Demandes ouvertes sur le portail familial
Dans l’application web, le tableau de bord IRC Demandes ouvertes sur le portail familial affichera le nombre de tâches ouvertes qui ont été créées par des demandes soumises à partir du portail familial (pour de nouveaux services, de nouvelles visites ou des changements de visite).
En cliquant sur la tuile de l’IRC, vous accédez à l’onglet Tâches, dont la liste est filtrée par un nouveau filtre du portail familial.
Vous pouvez également activer ou désactiver le filtre du portail familial pour filtrer la liste des tâches et ne retenir que les demandes soumises à partir du portail familial.
L’ACL IRC —Tâches ouvertes sur le portail familial dans le dossier Tableau de bord dans Paramètres>Rôles et autorisations contrôle l’accès à l’IRC Demandes ouvertes sur le portail familial.
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