Aperçu de la fonctionnalité : Notifications des offres de visite

Lorsque vous utilisez des offres de visite dans AlayaCare, vous avez la possibilité d’envoyer des notifications aux employés par courriel ou SMS ou sous forme de notifications poussées sur Android ou iOS pour leur faire savoir qu’ils ont reçu une offre de visite ou de récurrence. À partir du courriel, du SMS ou de la notification poussée, l’employé peut cliquer pour ouvrir l’offre dans AlayaCare et accepter ou refuser le quart de travail.

• Configurer les notifications d’offre de visite au niveau du système
• Configurer les notifications d’offre de visite au niveau de l’employé
• Envoyer des notifications d’offre de visite à partir de l’application Web AlayaCare
• Recevoir des notifications d’offre de visite par courriel
• Recevoir des notifications d’offre de visite par SMS
• Recevoir des notifications d’offre de visite sous forme de notifications poussées
• Tester les flux de notifications dans des environnements hors production

Les notifications d’offres de visite sont disponibles en français et en anglais.

Configurer les notifications d’offre de visite au niveau du système

Les notifications doivent être configurées à la fois au niveau du système et de l’employé.

Pour utiliser les notifications par courriel pour les offres de visite, la caractéristique principale Offres de visite doit être activée.

Pour avoir la possibilité d’utiliser les notifications par SMS pour les offres de visite, la caractéristique principale Notifications par SMS doit être activée dans Paramètres>Fonctionnalités.

Dans Paramètres>Paramètres système>Paramètres d’alerte, deux paramètres sont liés aux offres de visite et de récurrence : Envoie d’offres de visite et de récurrence et Offres de visite et de récurrence attribuées. Si la caractéristique principale Notification par SMS est activée, vous aurez la possibilité de cocher SMS, Courriel ou Poussée comme moyen d’envoi des notifications.

Si le paramètre Envoi des offres de visite et de récurrence est activé dans les paramètres du système et sur le profil de l’employé, une notification sera envoyée à l’employé lorsqu’une visite ou une récurrence lui sera proposée.

Si l’option Offres de visite et de récurrence attribuées est activée dans les paramètres du système et sur le profil de l’employé, une notification sera envoyée à l’employé lorsqu’une offre de visite ou de récurrence lui est attribuée.

Si les options Courriel, SMS ou Poussée sont sélectionnés au niveau du système et de l’employé, ce dernier recevra toutes les notifications de visite et d’offre de récurrence par courriel, SMS et notification poussés. Vous ne pourrez pas choisir le mode de notification lors de l’envoi de l’offre.

Si vous utilisez les notifications par SMS, il existe également un nouveau paramètre dans Paramètres>Lieu pour définir le code de pays qui sera utilisé pour les notifications SMS. Le code sera défini par défaut à +1 pour les États-Unis et le Canada.

Configurer les notifications d’offre de visite au niveau de l’employé

Une fois que les paramètres de notification des offres de visite sont configurés au niveau du système, vous devez les configurer au niveau de chaque employé.

Dans Statut d’emploi>Paramètres d’alerte du profil de l’employé, cliquez sur Définir/Modifier pour les offres de visite et de récurrence attribuées afin de déclencher des notifications lorsque l’employé se voit proposer une visite ou une récurrence.

L’option Offres de visites et de récurrences attribuées déclenche l’envoi de notifications lorsque l’employé est associé à une visite ou à une récurrence offerte.

Pour chaque type de notification, vous pouvez choisir d’envoyer des notifications par courriel, SMS ou Poussées.

Vous recevrez un avertissement si vous tentez d’activer les notifications par courriel ou par SMS pour un employé, mais que celui-ci ne dispose pas d’une adresse courriel ou d’un numéro de téléphone principal configuré dans Données démographiques.

Le numéro de téléphone configuré dans le champ contextuel du formulaire Téléphone (principal) dans l’onglet Données démographiques du profil de l’employé est le numéro de téléphone qui sera utilisé pour l’envoi de notifications par SMS. Lors de l’envoi d’un SMS à un employé, si le numéro de téléphone ne commence pas par +, le système mettra automatiquement à jour le numéro de téléphone saisi dans le profil de l’employé pour qu’il soit précédé de l’indicatif de pays configuré dans Paramètres>Emplacement pour la succursale de l’employé. Tous les caractères autres que les chiffres de 0 à 9 et le signe + seront supprimés.

La langue de correspondance sous l’onglet Données démographiques du profil de l’employé permet de déterminer si les notifications sont envoyées en anglais ou en français. Anglais sera la valeur par défaut. Si le français est sélectionné comme langue de correspondance sur le profil de l’employé, les notifications par courriel, SMS et poussée pour les offres de visite/récurrence seront envoyées en français.

Assurez-vous que les numéros de téléphone, les adresses courriel et les langues de correspondance des employés sont correctement configurés avant d’activer les notifications d’offres de visite pour ces derniers. En raison de la logique de mise en cache mise en place pour les notifications, il peut s’écouler jusqu’à 30 minutes avant que les mises à jour de ces champs ne soient transmises.

Envoyer des notifications d’offre de visite à partir de l’application Web AlayaCare

Dès que vous sélectionnez Envoyer l’offre ou Renvoyer l’offre pour une visite ou une récurrence, un courriel, un SMS ou une notification poussée sera envoyé à tous les employés qui ont été sélectionnés sur l’offre.

  L’ACL Gérer les offres de visite et de récurrence continuera à contrôler si un employé peut envoyer des offres de visite/récurrence.

Une icône d’avertissement jaune accompagnée d’une infobulle apparaîtra à côté du nom de l’employé si une adresse courriel ou un numéro de téléphone n’est pas configuré pour l’un des employés à qui vous envoyez une offre.

Si vous utilisez les notifications poussées, un avertissement apparaîtra si l’un des employés sélectionnés n’est pas connecté à l’application mobile AlayaCare sur un appareil mobile. Dans ce scénario, il n’y a aucun appareil disponible vers lequel envoyer des notifications poussées pour cet employé.

Un avertissement apparaîtra également à côté du nom de l’employé si les notifications n’ont pas été configurées pour l’un des employés sélectionnés.

Vous ne pouvez pas envoyer d’offre de visite à plus de 200 employés. Si plus de 200 employés sont sélectionnés, les boutons +Ajouter et Envoyer l’offre seront désactivés. Si vous survolez les boutons désactivés, le message d’avertissement suivant s’affiche : Il est impossible d’ajouter plus de 200 employés à une offre de visite ou de récurrence. (Il est à noter que vous pourrez sélectionner plus de 200 employés à l’aide de l’outil Trouver un employé, mais que vous ne pourrez pas envoyer l’offre tant que certains des employés ne seront pas supprimés).

                 

Lorsque 200 employés sont ajoutés à une offre, le bouton Envoyer l’offre sera activée, mais le bouton +Ajouter sera désactivé pour vous empêcher d’ajouter d’autres employés.

Pour en apprendre davantage sur l’envoi d’offres de visites à partir de l’application Web AlayaCare, voir Comment offrir une visite ou une récurrence vacante?

Recevoir des notifications d’offre de visite par courriel

Si votre organisation utilise les notifications par courriel, l’employé recevra un courriel à l’adresse courriel configurée dans son profil. Le message ressemblera à l’un des deux messages ci-dessous, en fonction du fait qu’il s’agit d’une offre ou d’une récurrence :

                                     

Le nom et le logo de l’entreprise seront tirés de Paramètres>Renseignements de l’agence.

Remarque importante : les dimensions et le format du logo de votre organisation peuvent avoir un effet sur son affichage dans le courriel. Vous trouverez ci-dessous les dimensions idéales du logo de votre organisation pour qu’il apparaisse correctement dans le courriel :

• Largeur : 299 px
• Hauteur : 92 px
• Format : JPG ou PNG

Le nom du fichier graphique que vous téléchargez doit également se terminer par l’extension (par exemple, image.png et non image.png 2).

L’objet du courriel sera AlayaAlerte - Offre de visite. L’adresse électronique de l’expéditeur sera celle qui a été configurée pour vous dans Paramètres>Paramètres du système>Configuration du courriel externe ou, si aucune adresse n’est configurée pour l’organisation, [e-mail].

Remarque importante : une configuration supplémentaire est nécessaire pour définir l’adresse électronique à partir de laquelle les notifications seront envoyées. Adressez-vous à votre gestionnaire de la réussite des clients ou à votre gestionnaire de la relation client pour demander à configurer ou à modifier votre adresse courriel d’envoi des notifications. N’effectuez pas de modifications par vous-même dans Paramètres>Paramètres du système>Configuration du courriel externe, au risque de ne pas recevoir les notifications par courriel.

Le courriel contiendra les renseignements suivants :

• La date et l’heure de la visite individuelle ou de la première visite de la récurrence (au format préféré de votre organisation)
• La fréquence de la récurrence (le cas échéant)
• La ville et le code postal associé à l’adresse de la visite
• Le code de service de la visite ou de la récurrence

Vous pouvez sélectionner le bouton Ouvrir dans AlayaCare pour ouvrir l’application mobile AlayaCare afin d’accepter ou de refuser l’offre. L’heure à laquelle l’offre expire sera affichée sous ce bouton. Remarque : vous ne pouvez ouvrir ce lien vers l’application mobile qu’à partir d’un appareil mobile.

Le lien hypertexte Nous contacter ouvrira un nouveau courriel vers l’adresse courriel configurée dans le champ Paramètres>Renseignements de l’agence>Renseignement généraux>Courriel. Le lien Nous contacter ne s’affichera pas si une adresse courriel n’est pas configurée dans Renseignements de l’agence. À propos d’AlayaCare mène à cette page : https://www.alayacare.com/about-alayacare.

Si l’employé est ensuite affecté à une visite ou à une récurrence qui a été proposée, il recevra le message suivant :

                         

L’employé peut sélectionner le bouton Ouvrir dans AlayaCare pour visualiser la visite ou la récurrence à laquelle il a été associé. Remarque : vous ne pouvez ouvrir ce lien vers l’application mobile qu’à partir d’un appareil mobile.

Recevoir des notifications d’offre de visite par SMS

Si une organisation utilise les notifications par SMS, l’employé recevra un message texte au numéro de téléphone principal configuré dans l’onglet Données démographiques de son profil d’employé.

Le message texte complet comprendra plus de détails sur la visite ou la récurrence et un lien pour ouvrir l’offre dans l’application mobile AlayaCare.

                                              

Les détails suivants figureront dans le SMS :

• Le prénom et le nom de l’employé.
• La date et l’heure de la visite.
• La fréquence de la récurrence (le cas échéant).
• Le code de service de la visite.
• La ville et le code postal associé à l’adresse de la visite.

L’employé peut appuyer sur l’hyperlien pour ouvrir l’offre dans AlayaCare et accepter ou rejeter l’offre.

Une fois que l’employé a été associé à une visite ou à une récurrence proposée, il reçoit le message suivant :

                        

L’employé pourra appuyer sur l’hyperlien pour ouvrir la visite attribuée dans l’application mobile AlayaCare.

Pour ne plus recevoir de notifications par SMS, il suffit de répondre au message depuis votre appareil en utilisant l’un des codes suivants :

• ARRÊT

• ANNULER

• TERMINER

• EXCLUSION

• QUITTER

• RETIRER

• ARRÊT

• TD

• SE DÉSINSCRIRE

Après avoir répondu au message avec l’un de ces codes, vous ne recevrez plus de notifications par texto sur votre appareil.

Recevoir des notifications d’offre de visite sous forme de notifications poussées

Si les notifications poussées sont configurées pour les offres de visite envoyées pour un employé utilisant l’application mobile, une notification poussée native iOS ou Android sera envoyée à l’employé lorsqu’une visite ou une récurrence lui sera proposée.

Remarque : vous devez être connecté à l’application mobile pour recevoir des notifications poussées, mais vous n’êtes pas obligé d’utiliser activement l’application. Si votre session a expiré, vous serez invité à saisir à nouveau votre mot de passe avant de pouvoir consulter l’offre ou la visite dans l’application mobile AlayaCare. Vous ne recevrez pas de notifications poussées si vous vous déconnectez complètement de l’application AlayaCare.

Appuyez sur la notification pour ouvrir la visite ou la récurrence proposée dans l’application mobile AlayaCare.

Si des notifications poussées sont configurées pour l’employé pour les offres de visites attribuées, une notification poussée sera envoyée lorsque l’employé est associé à une visite ou une récurrence précédemment proposée.

Appuyez sur la notification pour ouvrir la visite dans AlayaCare.

Effectuer le suivi des notifications d’offre de visite envoyées à partir d’AlayaCare

La boîte d’envoi des notifications vous permet d’examiner les détails de toutes les notifications d’offres de visite envoyées depuis AlayaCare, y compris les informations sur le type de message, la date et l’heure d’envoi, les noms de l’expéditeur et du destinataire, et si chaque message a été envoyé et livré avec succès. Vous pouvez également renvoyer les messages qui n’ont pas été transmis la première fois.

Remarque importante : Le suivi de la livraison n’est pas encore possible pour les notifications poussées. Vous serez en mesure de voir si les notifications poussées ont été envoyées avec succès depuis AlayaCare dans la boîte d’envoi des notifications, mais pas si elles ont été transmises avec succès à un appareil mobile.

Vous pouvez accéder à la boîte d’envoi en allant dans Tableau de bord>Messages>Boîte d’envoi. Pour en savoir plus, voir Comment utiliser la boîte d’envoi des notifications pour suivre les notifications d’offres de visite?

Tester les flux de notifications dans des environnements hors production

La fonction de test des notifications dans Paramètres>Fonctionnalités vous permet de tester vos flux de notification dans des environnements hors production avant d’activer les notifications par courriel, SMS ou poussées dans les environnements de production. Cette caractéristique principale est uniquement disponible dans les environnements hors production (EAU, aperçu, formation, mise en scène, etc.).

Lorsque les notifications sont envoyées à partir d’un environnement hors production, le type d’environnement (EAU, formation, aperçu, etc.) sera inclus dans l’objet du courriel, du SMS ou de la notification poussée.