Quel est le fonctionnement de la période de référence d’AlayaCare?

La période de référence détermine le nombre de jours à venir pendant lesquels les visites récurrentes et les indisponibilités/disponibilités des employés seront créées et affichées dans les horaires sur l’ensemble de la plateforme AlayaCare. Vos administrateurs système peuvent définir le nombre de jours à venir pendant lesquels vous souhaitez que les récurrences soient projetée dans le paramètre du système période de référence (en jours) dans Paramètres> Paramètres du système>Planification.

• Quel est l’objectif de la période de référence et comment fonctionne-t-elle?
• À quel moment les projections de récurrence basées sur la période de référence se produisent-elles chaque semaine?
• Foire aux questions

Quel est l’objectif de la période de référence et comment fonctionne-t-elle?

La période de référence permet d’assurer une performance optimale de l’application Web AlayaCare en limitant l’anticipation des récurrences. Pour des raisons de performance, toutes les visites d’une récurrence ne seront pas nécessairement affichées dans l’horaire dès l’enregistrement d’une nouvelle récurrence. Plutôt, les visites ne seront créées que pour le nombre de jours défini comme la période de référence de votre entreprise. Par exemple, si une récurrence est planifiée pour l’année suivante, mais que la période de référence est fixée à 30 jours, les visites de la récurrence ne seront créées que pour les 30 premiers jours suivant la sauvegarde initiale de la récurrenceé

D’autres visites de la récurrence seront projetées pour la durée de la période de référence et ajoutées à l’horaire une fois par semaine. Par exemple, lors de la mise en place d’une récurrence d’un an, si la période de référence est fixée à 30 jours, des visites seront créées pour les 30 premiers jours après l’enregistrement de la récurrence, puis, chaque samedi matin, de nouvelles visites seront ajoutées à l’horaire jusqu’à 30 jours dans le futur, à partir de la date de projection.

Remarque : lors du calcul du nombre de jours à venir où les visites d’une récurrence doivent être créées en fonction de la période de référence, le système inclura dans ses calculs le jour où la récurrence a été planifée et le jour de projection. Par exemple, si vous avez une période de référence de 30 jours et que vous planifiez une récurrence le 1er septembre qui commence le jour même, vous devriez voir des visites s’afficher dans l’horaire du 1er au 30 septembre (29 jours à partir de la date de programmation). Lorsque de nouvelles visites sont projetées le samedi 5 septembre, vous devriez voir des visites jusqu’au 4 octobre (29 jours à compter de la date de projection).

La période de référence s’applique également à la projection des disponibilités et des indisponibilités d’un employé dans son horaire.

À quel moment les projections de récurrence basées sur la période de référence se produisent-elles chaque semaine?

Les tâches d’arrière-plan associées aux projections de récurrences basées sur la période de référence ont lieu à la même heure chaque semaine.

Pour les entreprises nord-américaines, les récurrences sont prévues tous les samedis à 5 h 10 UTC.

Pour les entreprises australiennes, les récurrences sont prévues tous les samedis à 12 h 30 UTC.(fin de soirée en Australie).

Foire aux questions

Y a-t-il un nombre de jours maximal pouvant être paramétré comme période de référence?

Les périodes de références ne sont actuellement pas assorties d’un nombre de jours maximal. Cependant, pour des raisons de performance, nous ne recommandons pas de fixer une période de référence supérieure à 60 jours, si possible. Des périodes de référence plus longues entraînent des temps de chargement plus longs et ont un impact négatif sur les performances lors de la création et de la modification de récurrences.

Pour les entreprises multi-bureaux, est-il possible de définir des périodes de référence différentes au niveau du siège et des succursales?

Un entreprise ne peut avoir qu’une seule période de référence pour toutes ses succursales. Pour un entreprise multi-bureaux, seule la période de référence configurée au niveau du siège sera prise en compte.

Qu’advient-il des visites planifiées lorsque je modifie les récurrences?

Lorsque vous modifiez une récurrence et que vous appliquez les modifications à toutes les visites à venir, toutes les visites de la récurrence à partir de la date actuelle sont supprimées et recréées pour le nombre de jours défini comme période de référence. Si vous choisissez d’appliquer les modifications à toutes les visites à venir non modifiées, seules les visites de la récurrence qui n’ont pas été modifiées précédemment seront supprimées et recréées. Suite à la modification de la récurrence, de nouvelles visites à venir pourraient s’afficher dans l’horaire car la récurrence sera projetée à partir de la date à laquelle elle a été modifiée plutôt qu’à partir de la date de création ou de la dernière projection hebdomadaire.

Qu’advient-il des récurrences existantes si je modifie le nombre de jours défini comme période de référence?

Si la durée de la période de référence est modifiée, les récurrences planifiées qui ont déjà été projetées ne seront pas affectées avant la projection hebdomadaire suivante. Lorsque les récurrences sont projetées le samedi suivant, elles le sont en fonction du nouveau nombre de jours défini comme période de référence.

Toutefois, si vous modifiez une récurrence et choisissez d’appliquer les modifications aux visites à venir, la récurrence sera replanifiée en fonction de la nouvelle période de référence.

Remarque : si la période de référence est réduite, toutes les visites déjà planifiée dans l’horaire, mais survenant après le nombre de jour planifié dans la nouvelle période de référence ne seront pas supprimées de l’horaire lors de la prochaine projection. Ces visites resteront dans l’horaire jusqu’à ce que la période de référence y arrive. Toutefois, si vous modifiez la récurrence, ces visites seront supprimées puisque la récurrence sera replanifiée et les visites recréées.

La période de référence a-t-elle une date limite?

Elle ne se terminera jamais car il ne s’agit pas d’une période déterminée. Il s’agit simplement du nombre de jours à l’avance pendant lesquels les visites (ou les périodes d’indisponibilité/disponibilité des employés) seront créées à partir de la date à laquelle la récurrence est sauvegardée ou modifiée, puis à partir des projections hebdomadaires suivantes.

Existe-t-il un moyen de savoir jusqu’à quelle date une récurrence est prévue?

Pour les récurrences créées pour les services clients et en établissements, vous pouvez voir jusqu’à quelle date les visites d’une récurrence ont été projetées en sélectionnant un service sous l’onglet Services et en regardant la Date de fin de la planification sous l’onglet vert Planification.