Aperçu de la fonctionnalité : Exportations par lots de clients

Les Exportations par lots de clients permettent aux organisations d’exporter les dossiers cliniques de nombreux clients et visites en une seule fois. Lorsque vous préparez l’exportation d’un nouveau lot de documents, vous pouvez sélectionner la plage de dates, les types de documents cliniques, les clients et les visites que vous souhaitez inclure dans le lot. Le système génère alors un dossier zip contenant un fichier PDF avec toutes les informations spécifiées pour chaque client du lot. Veuillez noter que cette fonction est activée automatiquement pour les locataires.

Une fois que vous avez activé la fonctionnalité d’exportation par lots de clients, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

• Définissez les employés qui peuvent soumettre des pièces jointes papier pour les visites via les paramètres d’emploi.
• Joignez les documents téléchargés à des visites spécifiques dans l’onglet Pièces jointes du client.
• Créez, générez et exportez un nouveau lot de fichiers PDF pour les clients à partir de Clients>Graphiques des Clients.
• Définir les informations et l’étendue du lot (nom, catégorie, plage de dates).
• Sélectionnez les clients à inclure lors de la création d’un nouveau lot.
• Sélectionnez les visites (le cas échéant) à inclure lors de la création d’un nouveau lot.
• Téléchargez un dossier zip avec les PDF exportés et visualisez les informations sélectionnées dans les nouveaux modèles PDF standard d’AlayaCare.

Par défaut, les exportations PDF du client créées dans le lot utiliseront les modèles standard par défaut d’AlayaCare. Toutefois, à partir de la version du 27 juillet 2021, vous pourrez choisir d’utiliser des modèles personnalisés pour certains documents dans les exportations par lots des clients. Pour en savoir plus sur les modèles personnalisés pour les exportations par lots de clients, voir Comment utiliser les modèles personnalisés pour les exportations par lots de clients?

Rôles et permissions

Il existe deux ACL dans le dossier Client dans Paramètres>Rôles et permissions qui contrôlent qui peut voir et créer des exportations de lots de clients :

• Client>Voir l’exportation de lots de clients : cette autorisation permet aux utilisateurs de visualiser et de télécharger les exportations de lots de clients dans Clients>Graphiques clients.
• Client>Ajouter l’exportation de lots de clients : cette autorisation permet aux utilisateurs de créer de nouvelles exportations de lots de clients dans Clients>Graphiques clients.

Remarque importante : le fait d’autoriser les utilisateurs à consulter les exportations par lots des clients leur permettra de consulter des informations protégées par d’autres ACL, même si ces ACL ne sont pas activées pour l’utilisateur.

Lorsque vous activez l’ACL Voir l’exportation de lots de clients pour un rôle, vous recevez un avertissement avec la liste des ACL qui contrôlent l’accès aux informations qui seront disponibles pour les utilisateurs de ce rôle par le biais des exportations de lots de clients.

L’activation de ces ACL ne modifiera pas les ACL précédemment configurées des utilisateurs et ne leur permettra pas de visualiser ces informations ailleurs que dans les exportations par lots des clients.

Flux d’exportation par lots des clients

Pour en savoir plus sur les flux de travail associés aux exportations par lots de clients, veuillez consulter les articles suivants :

• Comment puis-je télécharger les pièces jointes relatives aux visites d’un client?
• Comment générer une exportation par lots de nouveaux clients?
• Comment utiliser des modèles personnalisés pour les exportations par lots de clients?