Comment télécharger les pièces jointes relatives aux visites d'un client?

Si les prestataires de soins soumettent des copies papier des documents liés aux visites des clients directement à votre équipe administrative au lieu de soumettre des formulaires électroniques via l’application mobile, vous pouvez désigner les employés qui soumettront les pièces jointes papier, puis joindre les fichiers aux visites correctes à partir de l’onglet des pièces jointes sur le profil du client.

Configuration des paramètres d’emploi pour permettre aux prestataires de soins de soumettre des pièces jointes aux visites

Pour que les pièces jointes soient requises pour les visites attribuées à un prestataire de soins spécifique, l’employé doit avoir activé les paramètres d’emploi corrects dans son profil.

Allez dans Statut D’emploi>Paramètres d’embauche sur le profil de l’employé et sélectionnez définir ou modifier pour le paramètre soumettre les pièces jointes a la visite.

Dans la boîte de dialogue, sélectionnez oui pour activer le paramètre, puis cliquez sur Sauvegarder.

Remarque importante : si vous devez désactiver ce paramètre pour un prestataire de soins (par exemple, s’il soumet désormais les formulaires par voie électronique via l’application mobile au lieu de soumettre des documents papier), assurez-vous que toutes les pièces jointes relatives à la visite ont déjà été téléchargées vers l’application web. Si le paramètre est désactivé avant que les pièces jointes papier restantes ne soient envoyées, les pièces jointes ne seront pas marquées comme étant nécessaires pour les visites attribuées à cet employé.

Joignez des documents aux visites dans les pièces jointes des clients

Une fois que le prestataire de soins a soumis tous les documents relatifs à la visite d’un client, un membre de l’équipe administratif peut télécharger les documents dans le profil du client et les joindre aux visites.

Aucun nouvel ACL n’est nécessaire pour mener à bien ce processus. Tout utilisateur disposant de l’ACL Pièce jointe>Afficher les documents joints aux patients pourra joindre des documents aux visites.

Pour ajouter une pièce jointe à une visite, allez dans Gestion des soins>Pièces jointes sur le profil du client. Cliquez sur télécharger le fichier ici ou glissé et déposé le fichier pour télécharger le document que vous souhaitez joindre à une visite.

Après avoir téléchargé le document, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de Renommer et sélectionnez Joindre aux visites.

Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, vous pouvez sélectionner la visite du client à laquelle vous souhaitez joindre le document.

Le statut de la pièce jointe sera la soumission électronique si la visite est attribuée à un employé dont le cadre d’emploi n’exige pas qu’il soumette les pièces jointes de la visite. Si la visite est attribuée à un employé pour lequel l’option de soumission des pièces jointes est activée dans les paramètres d’emploi, le statut de la pièce jointe sera absent si le document n’a pas encore été téléchargé et complet si toutes les pièces jointes de la visite ont déjà été marquées comme étant reçues.

Vous pouvez filtrer la liste des visites en fonction de la date de début, de la date de fin ou de l’employé affecté. Vous ne pourrez consulter que les visites programmées à la date d’aujourd’hui ou avant.

Notez que vous pouvez joindre des fichiers de tout type aux visites, mais seuls les fichiers .pdf, .png et .jpeg joints aux visites seront inclus dans le PDF généré par les exportations par lots des clients.

Une fois que vous avez sélectionné la visite à laquelle vous souhaitez joindre le document, vous pouvez utiliser le bouton de basculement pour indiquer si toutes les pièces jointes à la visite ont été reçues ou non. Le statut de la pièce jointe restera absent jusqu’à ce que vous sélectionniez oui pour toutes les pièces jointes reçues et que vous sélectionniez soumettre.

Remarque importante : une fois que vous avez marqué toutes les pièces jointes comme étant reçues pour une visite, vous ne pourrez plus revenir à la case non. Veillez à ne sélectionner oui que lorsque vous êtes certain que toutes les pièces jointes ont été reçues.

Lorsque vous êtes prêt à continuer, cliquez sur soumettre.

Le nombre de visites auxquelles le document est rattaché est affiché dans la colonne des visites. Survolez l’infobulle pour afficher les identifiants des visites.

Si vous sélectionnez à nouveau l’option joindre aux visites, l’état de la pièce jointe sera complet puisque l’option « toutes les pièces jointes reçues » a été sélectionnée pour la visite lors de la soumission de la dernière pièce jointe.

 Remarque importante : une fois qu’un document est joint à une visite, il ne peut être ni renommé ni déplacé.