Comment générer une nouvelle exportation par lots de clients?

La fonction Exportations par lot du client permet aux organisations d’exporter des dossiers cliniques concernant plusieurs clients et visites à la fois. Une fois que vous avez sélectionné les sections, les clients et les visites que vous souhaitez inclure dans le lot, le système lance une tâche d’arrière-plan pour générer un dossier zip que vous pouvez ensuite télécharger avec les PDF des dossiers individuels de chaque client du lot.

Pour visualiser les exportations de lots antérieures et créer un nouveau lot, allez dans Clients > Graphiques des clients.

Sur la page d’exportation des lots de clients, vous verrez une liste de tous les lots précédemment générés pour les clients avec l’ID du lot, le nom du lot, la catégorie du lot, la date de création, la plage de dates des visites sélectionnées, l’employé qui a créé le lot, le nombre total de clients inclus dans le lot et l’état du lot. Pour générer un nouveau lot, cliquez sur + Lot.

Dans la boîte de dialogue de création d’un nouveau lot, saisissez un nom de lot.

Vous avez la possibilité de sélectionner une catégorie de lot existante dans la liste déroulante ou d’en saisir une nouvelle. Les catégories de lots peuvent être utilisées pour organiser les exportations par lots en fonction des besoins de votre organisation.

Choisissez le format de dénomination du PDF pour chaque PDF qui sera généré dans le cadre du lot. Les options actuellement disponibles sont Identifiant de lot + Identifiant du client et Date de début+ Identifiant externe du Client + nom.

Enfin, choisissez les dates de début et de fin pour inclure les dossiers des clients. Seuls les dossiers saisis à ces dates ou liés à des visites effectuées pendant cette période seront inclus dans le lot. Notez que les dates de début et de fin doivent se situer dans les 90 jours suivants la date de début, comme le montre l’exemple ci-dessous.

Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Appliquer aux lots. Sur la page suivante, vous pouvez sélectionner les sections et sous-sections que vous souhaitez inclure dans les PDF qui seront générés dans le cadre du lot. Les sections disponibles sont les suivantes : En-tête/pied de page, Page de couverture, Plan de traitement, Médicaments, Résumé de la date, Détails des tâches de service, Formulaires client, Notes d’évolution, Pièces jointes de la visite et Signatures de la visite.

Cliquez sur pour passer en revue les détails qui seront inclus dans chaque section.

Veuillez noter que dans chaque section, toutes les cases à cocher sont sélectionnées par défaut. Cliquez sur les cases pour décocher les sections ou sous-sections que vous ne souhaitez pas inclure dans les PDF générés. Notez que si les données d’un champ, d’une section ou d’une sous-section ne sont pas disponibles pour un client, une visite ou une date inclus dans le lot, la section correspondante n’apparaîtra pas sur le PDF pour ce client.

Vous pouvez choisir d’inclure des informations provenant des sections suivantes :

• En-tête/pied de page
• Page de couverture
• Plan de traitement
• Médicaments
• Résumé de la date
• Détails des tâches de service
• Formulaires du client
• Sous-formulaires
• Notes d’évolution
• Pièces jointes de la visite
• Signatures de la visite
• Médicaments

En-tête/pied de page

Les sous-sections suivantes peuvent être sélectionnées pour l’en-tête et le pied de page :

Les images ci-dessous montrent comment l’en-tête et le pied de page seront affichés sur le PDF final.

En-tête :

Pied de page :

Page de couverture

Les sous-sections suivantes peuvent être sélectionnées pour la page de couverture :

L’image ci-dessous montre comment la page de couverture apparaîtra dans le PDF final si vous utilisez le modèle de page de couverture standard d’AlayaCare :

Pour savoir comment utiliser un modèle personnalisé pour les sections dans les exportations par lots des clients, veuillez consulter la rubrique Comment utiliser des modèles personnalisés pour les exportations par lots de clients?

Plan de traitement

Les sous-sections suivantes peuvent être sélectionnées pour la section du plan de traitement :

Notez que ces sections correspondent à l’impression détaillée des plans de traitements des clients. Les images ci-dessous montrent comment la section du plan de traitement sera affichée sur le PDF final lorsque vous utilisez le modèle de plan de traitement standard d’AlayaCare :

         

Médicaments

Les sous-sections suivantes peuvent être sélectionnées :

Résumé de la date

Les sous-sections suivantes peuvent être sélectionnées pour la section du résumé de la date :

L’image ci-dessous montre comment la section sera affichée sur le PDF final :

Détails des tâches de service

Les sous-sections suivantes peuvent être sélectionnées pour la section des détails de la tâche de service :

L’image ci-dessous montre comment la section apparaîtra dans le PDF final lorsque l’on utilise le modèle AlayaCare de détails de tâches de service standard :

Formulaires du client

Pour la section des formulaires du client, vous pouvez choisir d’inclure tous les formulaires soumis pour un client ou seulement les formulaires sélectionnés.

Si vous sélectionnez des formulaires spécifiques, choisissez d’inclure ou d’exclure des formulaires spécifiques en sélectionnant Uniquement ou Tout saufs dans la liste déroulante. Cliquez ensuite sur le « + » pour sélectionner les noms des formulaires. Notez que vous ne pouvez sélectionner que les formulaires auxquels vous avez accès, comme le montre l’exemple ci-dessous.

Dans le PDF, les formulaires sont regroupés par date de soumission. Tous les formulaires approuvés soumis pour le client au cours de la période couverte par le lot seront inclus dans le PDF, même s’ils ont été remplis pour des visites qui n’ont pas été sélectionnées pour le lot.

Sous-formulaires

Pour cette section, vous pouvez choisir d’inclure tous les sous-formulaires soumis pour un client ou seulement les sous-formulaires sélectionnés.

Si vous sélectionnez des sous-formulaires spécifiques, choisissez d’inclure ou d’exclure des sous-formulaires spécifiques en sélectionnant Uniquement ou Tout sauf dans la liste déroulante. Cliquez ensuite sur le « + » pour sélectionner les noms des sous-formulaires. Notez que vous ne pouvez sélectionner que celles auxquelles vous avez accès, comme la section « Formulaires » ci-dessus.

Notes d’évolution

Pour cette section, vous pouvez choisir d’inclure tous les types de notes d’évolution ou seulement les types sélectionnés.

Si vous sélectionnez des formulaires spécifiques, choisissez d’inclure ou d’exclure des formulaires spécifiques en sélectionnant Uniquement ou Tout sauf dans la liste déroulante. Cliquez ensuite sur le « + » pour sélectionner les noms des formulaires. Notez que vous ne pouvez sélectionner que les formulaires auxquels vous avez accès. L’image ci-dessous montre comment la section apparaîtra dans le PDF final :

Pièces jointes de la visite

Si vous choisissez d’inclure les pièces jointes des visites, toutes les pièces jointes liées aux visites sélectionnées seront incluses dans les PDF générés dans le cadre du lot.

Signatures de la visite

Pour en savoir plus sur les signatures de visite, cliquez ici.

Lorsque vous êtes prêt à enregistrer vos sélections, cliquez sur Sélectionner les sections PDF.

Dans l’étape suivante, sélectionnez les critères que vous souhaitez utiliser pour déterminer quels clients sont inclus dans le lot. Vous pouvez sélectionner des clients individuels par leur nom, ou vous pouvez sélectionner un ou plusieurs groupes de clients, des étiquettes, des statuts, des employés associés ou des bailleurs de fonds pour déterminer quels clients sont inclus. Utilisez la liste déroulante Plage de dates de visite si vous souhaitez inclure ou exclure des clients selon qu’ils ont eu ou non des visites pendant la plage de dates sélectionnée.

Sélectionnez Réinitialiser les critères si vous souhaitez effacer vos sélections. Cliquez sur Appliquer les critères pour générer une liste de clients correspondant à vos critères.

Les clients qui correspondent aux critères sélectionnés sont répertoriés avec leur nom, leur numéro de client, leur date de naissance, leur groupe de clients, leurs étiquettes, leur statut, les visites dans la plage sélectionnée, les bailleurs de fonds et la filiale.

Le nombre de visites programmées pour le client s’affiche dans la colonne Visites. Passez la souris sur l’icône pour connaître le nombre de visites programmées, effectuées, manquées ou en retard.

Si un client a moins de deux bailleurs de fonds, le code et le nom du bailleur de fonds seront affichés dans la colonne bailleurs de fonds. Si le client a plus de deux bailleurs de fonds, passez la souris sur l’icône pour consulter les noms des bailleurs de fonds.

Si nécessaire, vous pouvez ajuster les critères utilisés pour rechercher des clients, puis cliquer sur Mettre à jour les critères pour régénérer la liste des clients.

Pour sélectionner des clients pour le lot, cliquez sur la case à cocher en regard du nom du client ou cochez la case dans le coin supérieur gauche pour sélectionner tous les clients de la liste.

Lorsque vous avez fait votre choix, cliquez sur Sélectionner les clients pour continuer.

Dans la dernière étape, sélectionnez les critères que vous souhaitez utiliser pour déterminer quelles visites sont incluses dans le lot. Notez que cette étape ne s’applique que si vous incluez des informations sur les visites (telles que les détails des tâches de service ou les pièces jointes des visites) dans le lot de PDF.

Vous pouvez filtrer les visites en fonction des employés affectés, des départements des employés, du statut d’approbation de la visite (approuvée, non approuvée ou rejetée), du statut de la visite (annulée/en attente ou programmée), des pièces jointes (avec toutes les pièces jointes, sans pièces jointes ou pièces jointes manquantes), du motif d’annulation, des pièces jointes, des départements de service et des codes de service.

Cliquez sur Appliquer les critères pour générer une liste de visites correspondant à vos critères.

Les visites correspondantes seront affichées ci-dessous. Pour chaque visite, vous verrez l’ID de la visite, la date/heure de début de la visite, la date/heure de fin de la visite, le client, l’employé, le statut d’approbation de la visite, le statut de la visite, le statut de la pièce jointe, le département du service, le code du service, la catégorie de lot, le nom du lot, l’ID du lot et la succursale (pour les organisations multibureaux).

Pour sélectionner des visites dans le lot, cliquez sur la case à cocher située à côté de l’ID de la visite, ou cochez la case située dans le coin supérieur gauche pour sélectionner toutes les visites de la liste.

Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, vérifiez le nom du lot, l’ID, la catégorie, le format de dénomination PDF et la date de début et de fin du lot que vous exportez. Le nombre de clients et de visites sélectionnés pour le lot est également affiché. Lorsque vous êtes prêt à exporter, cliquez sur Terminer.

Vous reviendrez à la liste des exportations par lots du client et la tâche d’arrière-plan pour la génération des lots sera lancée. Une fois que le lot est prêt, vous pourrez cliquer sur Télécharger pour télécharger le fichier zip et consulter les PDF individuels.

Si la tâche d’arrière-plan n’a pas abouti, cliquez sur Réessayer pour la relancer.

Médicaments

Les sous-sections suivantes sont désormais disponibles sous Médicament 2.0.

La sélection du profil Médicaments génère un résumé contenant toutes les informations relatives aux médicaments du client. Le résumé comprend l’état actuel de la médication du client, les informations sur les médicaments et la posologie, les informations sur l’horaire, les informations sur l’ordonnance et les informations sur les écarts et la conciliation.

En sélectionnant le dossier d’administration des médicaments (DAM), tous les DAM du mois sélectionné seront imprimés. Veuillez noter que vous devez sélectionner le mois et l’année du ou des DAM que vous souhaitez imprimer en masse.

Notez que cette étape de sélection d’un mois est totalement indépendante de la plage de dates du lot — cela signifie que vous pouvez sélectionner n’importe quels mois et année combinés, quelle que soit la plage de dates du lot. Veuillez également noter que seuls les médicaments dont le statut est « Actif » pendant la période sélectionnée dans le profil pharmaceutique du client seront affichés dans le modèle DAM vierge.

Pour en savoir plus sur Médicament 2.0, consultez cet article.

Pour en savoir plus sur les DAM, consultez cet article.