Aperçu de la fonctionnalité : Vérification des visites (VV)

La vérification des visites (VV) est un processus qui automatise la majeure partie du processus d’approbation des visites. Pour ce faire, les visites effectuées sont comparées à un ensemble de règles configurables, qui signalent ensuite tout problème nécessitant un examen ou une enquête plus approfondie. Vous pouvez examiner ces visites en détail et documenter les actions pour valider la conformité.

Sur le marché américain, VV aide les organisations à vérifier électroniquement les données relatives aux visites de soins à domicile couvertes par Medicaid. VV garantit que les clients reçoivent les soins appropriés et réduit le nombre de demandes de soins frauduleuses.

Les flux de travail VV d’AlayaCare permettent aux organisations de déterminer si des visites sont en violation des exigences VV configurées pour votre organisation. Si des exceptions sont constatées au cours de la procédure de vérification, vous devrez revoir les visites qui ont échoué à la vérification. Le cas échéant, vous sélectionnerez les codes de motif et de résolution corrects avant d’approuver la facture, de payer les quantités relatives à la visite et de procéder à la génération de la facturation/des réclamations et à la paie. Le cas échéant, les données de vérification des visites sont ensuite exportées et envoyées à un agrégateur tiers.

⚠️Remarque : AlayaCare doit d’abord activer la fonction VV de votre organisation et vous devez également disposer des autorisations nécessaires avant de pouvoir l’utiliser. Pour plus d’informations, reportez-vous au guide de configuration VV ci-joint. ⚠️

Configuration des paramètres VV

Vous devez d’abord configurer les paramètres comptables de vérification des visites avant d’utiliser la fonctionnalité pour identifier les visites qui ne respectent pas les exigences correspondantes :

• Définir des règles d’arrondi pour calculer la durée approuvée des visites lors de la vérification des visites.
• Créer les motifs, les résolutions et les associations qui seront utilisées pour résoudre les exceptions constatées lors de la vérification des visites.
• Définir l’unité souhaitée pour les distances dans Paramètres>Emplacement>Unité de distance
• Créer des jeux de règles comprenant divers types de règles et les joindre à des codes de service, des payeurs et des succursales.

Transition à partir de l’ancien flux de travail

Si vous effectuez une transition à partir d’un ancien flux de travail, assurez-vous de faire un grand ménage des visites antérieures en les rejetant, afin qu’elles ne soient pas prises en compte lors de la vérification.

Vérifier et approuver des visites

Pour achever les processus de vérification et d’approbation des visites, accédez à Horaires>Vérification des visites.

Pour vérifier les visites récemment effectuées, définissez vos critères de vérification et sélectionnez l’option Exécuter la vérification dans l’onglet Non vérifiée.

Vous pouvez désormais examiner les visites comportant des exceptions à partir de l’onglet Échec de la vérification. Lorsque toutes les exceptions relatives à une visite sont résolues, vous pouvez approuver la facture, payer les quantités et faire en sorte que la visite soit approuvée pour la facturation et la rémunération.

Pour en savoir plus, lisez cet article.

Pour ce faire, les utilisateurs doivent :

1. Accédez à Paramètres comptables > Ensembles de règles de vérification > sélectionnez le jeu de règles à modifier ou créez-en un nouveau.
2. Sélectionnez +Ajouter une règle
3. À partir de Type de règle, sélectionnez Notes de visites
4. Déterminer l’action requise :
   1. Accusé de réception requis
   2. Motifs requis > Ajouter des motifs

Une fois la règle configurée et ajoutée, elle marquera toutes les visites avec une note de visite et exigera un accusé de réception, un motif ou un commentaire, en fonction de la configuration de la règle.

Autres implications

Le nouveau flux de travail VV apporte ces changements supplémentaires au processus d’approbation des visites :

• Vous ne pouvez plus modifier les heures d’arrivée et de départ d’une séance de travail.
• Tous les champs d’approbation de temps dans la fenêtre contextuelle de la visite sont désactivés pour les visites.
• Les visites seront verrouillées après approbation
• L’ancienne page d’approbation des visites reste accessible pour le moment, mais toutes les actions d’approbation ont été supprimées.

Pour plus d’informations sur la vérification des visites, veuillez consulter les guides de l’utilisateur ci-joints.