Facturation pour un payeur unique

La nouvelle méthode de facturation à payeur unique d’AlayaCare vous permet d’utiliser le nouveau module de facturation pour facturer les services et les primes d’un client à un seul destinataire en utilisant les nouvelles périodes de facturation.

Pour utiliser cette méthode, vous devez sélectionner payeur unique comme méthodologie du bailleur de fonds sur les services et les primes du client et choisir une fréquence de facturation. Lorsque vous êtes prêt à facturer les services et les primes, vous créez une période de facturation pour la fréquence et générez les factures pour tous les articles facturables qui tombent dans la période de facturation des dates pour le client et le payeur. Tout article facturable récemment approuvé qui n’a pas encore été inclus dans une période de facturation sera également facturé.

Choisir le payeur unique comme méthodologie du bailleur de fonds pour les services et les primes

Lors de la création d’un service pour un client sélectionner payeur unique comme méthodologie du bailleur de fonds.

Sélectionnez ensuite une fréquence de facturation (1 semaine, 2 semaines, 4 semaines, mois calendaire), le bailleur de fonds (client individuel ou bailleur de fonds individuel), et le code du service.

Lors de l’ajout de la prime de facturation d’un nouveau client, sélectionnez le payeur unique comme méthodologie du bailleur de fonds. Sélectionnez ensuite une fréquence de facturation et un bailleur de fonds. 

Noter que vous ne pourrez pas modifier la méthodologie du bailleur de fonds sur une prime de facturation d’un service ou d’un client qui est actuellement incluse dans les factures actives. Pour modifier la méthodologie du bailleur de fonds, vous devez d’abord supprimer ou annuler les factures sur lesquelles le service ou la prime est inclus.

Création de périodes de facturation et génération de factures

Les services et les primes faisant appel à un payeur unique seront facturés par périodes de facturation plutôt que par cycles de facturation, tout comme les services et les primes financés par des programmes de payeurs.

Pour générer des factures pour les services à payeur unique et les primes de facturation client vous devez d’abord créer une période de facturation pour la fréquence que vous souhaitez facturer en allant dans Comptabilité>Facturation>Période de facturation pour le programme payeur et en sélectionnant Créer Période de facturation.

Dans la boîte de dialogue, sélectionnez la Succursale et Fréquence de facturation (1 semaine, 2 semaines, 4 semaines ou calendrier mensuel) et entrez un Début et une date de fin ainsi qu’une date de facturation. Notez que la Date de début ne peut être définie que pour la première période créée pour la Fréquence de facturation (de la même succursale).

Lorsque vous avez terminé, cliquer sur Sauvegarder et générer.

Cliquez sur Afficher pour ouvrir la période de facturation. Remarque : si votre organisation comporte plusieurs bureaux, l’application passera à la succursale à laquelle correspond la période de facturation et filtrera le contenu en conséquence.

En cliquant sur Afficher, l’onglet Visites s’ouvre sur la période de facturation. De là, vous pouvez approuver toutes les visites et primes incluses dans la période de facturation et résoudre toute visite non planifiée comme vous le feriez avant de générer des factures en utilisant l’ancienne méthode de facturation dans AlayaCare.

Lorsque vous avez terminé d’approuver les articles sources, cliquez sur l’onglet Factures et sélectionnez Générer des factures. Cette action mettra en file d’attente une tâche d’arrière-plan pour générer des factures.

Une fois que vous avez cliqué pour générer les factures pour les articles sources approuvés au cours du processus de facturation, le système vérifiera chaque article facturable dans les articles suivants période de facturation pour voir s’il a un payeur unique ou un programme de payeur sélectionné comme méthodologie du bailleur de fonds. Si la méthodologie du bailleur de fonds est celle du payeur unique, l’article sera inclus dans une facture et facturé au payeur sélectionné sur la prime de service ou de facturation.

Cliquer Afficher pour consulter une facture générée pour les services et les primes d’un client financés par un seul payeur.

Cette action ouvre un écran qui affiche les détails de la facturation ainsi qu’une liste de tous les articles facturables inclus dans la facture.

En fonction du statut de la facture, différents boutons d’action seront disponibles (+Ajouter une charge diverse, Supprimer, Envoyer et Régénérer s’il s’agit d’une traite et d’une Annuler en cas d’envoi). L’exportation sera disponible pour les factures de tous les statuts.

Pour les factures à l’état de brouillon vous pourrez également ajouter des frais divers en cliquant sur le lien +Ajouter une charge diverse.

Dans la section Détails de la facture, vous verrez le Numéro de la facture et le Nom du payeur, Montant de la facture, le montant dû ainsi que les éventuels paiements et ajustements pour le payeur. Si la facture a été régénérée pour tenir compte des modifications apportées aux articles sources, le numéro de version sera indiqué dans les numéros de facture (53 v.0, 53 v.1, etc.).

Dans la rubrique Articles facturés vous trouverez des détails sur les visites et les primes incluses dans la facture. Le type, l’identifiant de référence, date de service, l’heure prévue, l’employé, la quantité, le taux, la description, le montant, et le coût total facturé seront indiqués pour chaque article. Vous pourrez également cliquer sur un hyperlien vers l’article facturable dans le champ Identifiant de référence pour afficher plus de détails sur la visite ou la prime.

Si des frais supplémentaires ont été ajoutés aux factures, la section Articles facturable de la facture contiendra également une liste de Charges diverses dans la liste de frais divers.

Lorsque vous êtes prêt à finaliser la facture et à la marquer comme envoyée, cliquez sur Envoyer (confirmer la facture).

Une fois qu’une facture a été marquée comme envoyée, vous pouvez ajouter des transactions à la facture si nécessaire.