Aperçu de la fonctionnalité : Modèles personnalisés pour les formulaires

Par défaut, les formulaires soumis pour les clients ou les établissements sont téléchargés et imprimés en utilisant le modèle PDF standard d’AlayaCare pour les formulaires électroniques. Les organisations qui souhaitent utiliser un modèle PDF personnalisé ont désormais la possibilité de créer leur propre modèle, de l’importer dans AlayaCare et d’indiquer comment les données doivent être transférées des champs du formulaire aux champs du modèle.

Pour une vue d’ensemble de cette fonctionnalité et de la procédure d’installation requise, regardez la vidéo ci-dessous :

Pour commencer à utiliser cette fonctionnalité dans votre environnement, contactez votre gestionnaire de la réussite des clients ou à votre gestionnaire de la relation client ou soumettez un ticket de support AlayaCare.

Paramètres et autorisations

Pour utiliser cette fonctionnalité, le commutateur de fonctionnalité des modèles de formulaires personnalisés doit être activé dans votre environnement.

Les ACL suivantes concernent les modèles de formulaires personnalisés :

• Flux de travail>Modifier les Étiquettes de champ des formulaires : permet aux utilisateurs d’ajouter et de modifier les étiquettes des champs de formulaire dans le générateur de formulaires. Les utilisateurs qui n’ont pas cet ACL pourront voir, mais pas modifier les étiquettes des champs de formulaire.
• Flux de travail>Télécharger des modèles de formulaires personnalisés : permets aux utilisateurs de télécharger des modèles de formulaires personnalisés pour les formulaires dans les paramètres des formulaires. Les utilisateurs ne pourront pas voir l’option de gestion du modèle dans les paramètres du formulaire sans cet ACL.

Étape 1 : Créer un modèle Docmosis

Avant de créer un formulaire dans AlayaCare, vous devez concevoir ce à quoi vous voulez que la sortie finale ressemble et définir les étiquettes de champs que vous utiliserez pour indiquer comment les données doivent passer des champs du formulaire aux champs du modèle.

AlayaCare utilise Docmosis comme logiciel de génération de documents. Pour créer un modèle PDF personnalisé, vous devrez respecter la syntaxe et les conventions de Docmosis afin de vous assurer que les données sont correctement transférées des champs du formulaire aux champs du modèle.

Pour des instructions pas-à-pas et de bonnes pratiques sur ce processus, voir Création de modèles Docmosis pour les formulaires.

Étape 2 : Créer un formulaire avec des étiquettes de champ

Une fois que vous avez conçu votre modèle, vous devez créer le formulaire correspondant dans AlayaCare. Lorsque vous ajoutez chaque champ au formulaire, vous devez saisir l’étiquette du champ correspondant dans le modèle pour vous assurer que les champs s’affichent correctement. Vous pouvez modifier les balises de champ sur les formulaires, quel que soit leur état (brouillon, actif ou archivé).

Pour en savoir plus sur ce processus, voir Comment ajouter aux formulaires des étiquettes de champs pour les modèles personnalisés?

Étape 3 : Importer le modèle dans AlayaCare

Pour ajouter un nouveau modèle à un formulaire, allez dans Paramètres>Paramètres des formulaires et sélectionnez Gérer le modèle pour le formulaire pour lequel vous souhaitez télécharger un nouveau modèle.

Sélectionnez le bouton Téléverser le modèle.

Choisissez le fichier que vous souhaitez télécharger. Vous ne pouvez télécharger que des documents au format .doc, .docx ou .odt.

Une fois que le fichier a été téléchargé avec succès, il apparaît dans la liste des modèles disponibles pour le formulaire.

Cliquez sur téléverser pour télécharger une copie du modèle, ou sélectionnez la flèche à côté de téléverser pour en faire le modèle par défaut du formulaire ou pour le supprimer.

Sélectionnez Faire un défaut si vous souhaitez que le modèle standard AlayaCare redevienne le modèle par défaut du formulaire.

Note importante : un seul modèle peut être en vigueur pour toutes les versions d’un formulaire. Vous ne pouvez pas appliquer des modèles différents pour des versions différentes d’un formulaire. Si une version n’a pas les balises de champ qui sont utilisées comme noms de champ dans le modèle Docmosis, le PDF du formulaire soumis aura des données manquantes.

Soumettre le formulaire pour télécharger et imprimer le formulaire dans le modèle personnalisé

Une fois que vous avez défini vos étiquettes de champ et téléchargé le modèle que vous souhaitez utiliser pour le formulaire, remplissez le formulaire pour un client ou un établissement et sélectionnez Soumettre le formulaire.

Lorsque vous sélectionnez l’option sur un formulaire auquel sont associés plusieurs modèles, vous aurez la possibilité de sélectionner le modèle que vous souhaitez utiliser lors de l’impression ou du téléchargement. Le modèle par défaut du formulaire sera présélectionné.

Une fois que vous aurez sélectionné Imprimer, vous pourrez prévisualiser les données du formulaire dans votre modèle personnalisé avant de l’imprimer.

Notez que le modèle de formulaire par défaut sera également utilisé lors de l’envoi par courriel d’un formulaire depuis AlayaCare.