Vérification et approbation des visites à l’aide de la VV

Les flux de travail VV d’AlayaCare permettent aux organisations d’effectuer un processus de vérification pour déterminer si des visites sont en infraction des exigences VV configurées pour votre organisation. Si des exceptions sont constatées au cours du processus de vérification, vous devrez examiner les visites qui ont échoué et, le cas échéant, sélectionner les motifs et les résolutions correctes avant d’approuver la visite et de l’inclure dans les réclamations et la rémunération.

• Définition des critères et vérification des visites
• Examen des visites dont la vérification a échoué et résolution des exceptions.
• Approbation de visites aux fins de facturation et de rémunération
• Vérification des visites et verrouillage des visites
• Révision de visites approuvées et rejetées
• Tri supplémentaire

Rôles et autorisations

 Les ACL suivantes offrent diverses autorisations pour une visite. Elles doivent être sélectionnées si vous souhaitez effectuer l’action décrite pour la visite :

• Comptabilité>Rétablir une visite non approuvée : pour ramener l’état d’une visite à Non approuvée.
• Comptabilité>Rejeter visite : pour rejeter une visite.
• Comptabilité>Outrepasser la quantité facturée : pour modifier la quantité facturée d’une visite avant qu’elle ne soit approuvée.
• Comptabilité>Outrepasser la quantité rémunérée : pour modifier la quantité rémunérée d’une visite avant qu’elle ne soit approuvée.
• Comptabilité>Outrepasser la quantité facturée d’une visite verrouillée : pour modifier la quantité facturée d’une visite approuvée.
• Comptabilité>Outrepasser la quantité rémunérée d’une visite verrouillée : pour modifier la quantité rémunérée d’une visite approuvée.
• Planification>Ajustement de l’heure de début enregistrée : pour ajuster l’heure de début d’une visite
• Planification>Ajustement de l’heure de fin enregistrée : pour ajuster l’heure de fin d’une visite
• Planification>Ajustement de l’heure de début enregistrée pour une visite verrouillée : pour réinitialiser l’heure de début d’une visite à la valeur de la séance de travail.
• Planification>Ajustement de l’heure de fin enregistrée pour une visite verrouillée : pour réinitialiser l’heure de fin d’une visite à la valeur de la séance de travail.

Définition des critères et vérification des visites

Pour vérifier et approuver les visites conformément aux exigences de VV en vigueur dans votre organisation, allez dans Horaires>Vérification des visites.

Les onglets non vérifié, vérification ayant échoué et approuvé et rejeté s’affichent alors.

Le nombre entre parenthèses associé à Non vérifié représente le nombre de visites qui, jusqu’à la date et l’heure actuelles, sont à l’état Non approuvé.

Les visites vacantes et en suspens ne sont pas prises en compte dans le décompte. Remarque : dans les environnements multibureaux, ce nombre sera trié par succursale.

Le chiffre entre parenthèses associé à vérification ayant échoué représente le nombre actuel de visites pour lesquelles une ou plusieurs exceptions aux exigences de la VV ont été constatées au cours de la procédure de vérification et qui ont désormais l’état En infraction. D’autres mesures sont nécessaires avant que ces visites puissent être approuvées pour la facturation/la réclamation et la rémunération. Remarque : dans les environnements multibureaux, ce nombre sera trié par succursale.

Pour commencer la procédure de vérification et d’approbation, utilisez les champs fournis pour sélectionner les visites que vous souhaitez vérifier et approuver.

Utilisez le champ Date de fin de la visite pour sélectionner la date et l’heure limite de la procédure de vérification. Le système inclura toutes les visites non vérifiées jusqu’à cette date et heure. La date et l’heure du jour sont indiquées par défaut dans le champ. Vous ne pourrez pas sélectionner une date ou une heure ultérieure, car les visites doivent avoir eu lieu avant de pouvoir être vérifiées et approuvées.

Les champs supplémentaires tels que Payeurs supplémentaires, Services de l’activité, Services des employés, Groupes d’employés, Groupes de clients ou Succursales (environnements multibureaux uniquement) vous aident à filtrer les visites non vérifiées. Vous pouvez également choisir de filtrer les visites par employé ou par client.

Remarque : dans les environnements multibureaux, vous pourrez sélectionner les payeurs, les services, les groupes, les employés et les clients qui appartiennent à la succursale actuelle, à la succursale mère ou à la succursale enfant, mais pas aux succursales sœurs.

Cliquez sur Vérifier une fois que vous avez sélectionné tous les critères que vous souhaitez appliquer.

La procédure de vérification s’enclenche alors. Lorsque le processus de vérification est exécuté pour de nouvelles visites, le nombre de visites pour lesquelles des exceptions ont été trouvées et affichées dans l’onglet Vérification ayant échoué, est mis à jour en conséquence.

Toutes les visites pour lesquelles aucune exception n’a été trouvée seront automatiquement approuvées pour les quantités facturées et rémunérées, lesquelles sont déterminées par les règles d’arrondi définies dans le code de facturation et de rémunération du service. Cliquez sur l’onglet Visites approuvées et rejetées pour consulter les visites approuvées ou pour modifier les quantités à facturer et à rémunérer.

Examen des visites dont la vérification a échoué et résolution des exceptions.

Cliquez sur l’onglet Échec de vérification pour consulter les exceptions constatées au cours de la procédure de vérification. Chaque visite est répertoriée avec son numéro d’identification, le client (ou l’établissement), l’employé, la date de début de la visite, les payeurs associés, le nombre d’exceptions restantes et la succursale correspondante (environnements multibureaux uniquement). À partir de là, vous pouvez également modifier manuellement l’état de plusieurs visites en les ramenant à l’état Non approuvé, en cliquant sur le bouton Visites Sélectionnées à modifier, si elles nécessitent une nouvelle vérification.

Vous pouvez filtrer la liste des visites par plage de dates, par client/succursales, par employé, par groupe de clients, par groupe d’employés, par payeur, par service, par type d’exception ou par succursale (environnements multibureaux uniquement). Activez Visites résolues seulement pour filtrer les visites qui nécessitent encore une validation temporelle, mais pour lesquelles toutes les exceptions ont été résolues. Filtrez par type d’exception pour n’inclure ou n’exclure les visites pour lesquelles certaines exceptions ont été signalées.

Cliquez sur Évaluation pour obtenir un aperçu de la visite.

L’écran ci-dessous s’affiche et vous pouvez examiner les données relatives à la visite, résoudre les exceptions et approuver les quantités à facturer et à rémunérer afin de pouvoir générer les factures/réclamations et exécuter la paie.

Des informations de base sur la visite s’affichent en haut de l’écran. Le client, l’employé, le succursale (le cas échéant), l’identifiant de la visite, le service et l’adresse seront affichés dans les renseignements relatifs à la visite. Les détails de la visite programmée indiquent la date et l’heure de début et de fin de la visite, la durée des pauses programmées et la durée totale de la visite programmée.

Pour consulter la visite suivante dans la liste des vérifications échouées, cliquez sur Prochain(e).

Si vous disposez des autorisations nécessaires, vous pouvez modifier l’état de la visite, pour passer de En infraction à Non approuvé ou Rejeté, à partir du menu déroulant Modifier l’état. Une fois que vous avez rejeté une visite, vous ne pourrez plus vérifier les exceptions.

Dans la section Aperçu de la visite, vous trouverez des informations sur la durée totale de la visite en fonction des heures d’arrivée et de départ, ainsi que des données concernant le lieu de la visite.

La durée totale affiche la durée réelle de la visite en fonction des heures d’arrivée et de départ enregistrées. Le Pourcentage de couverture représente le pourcentage correspondant à la durée réelle de la visite par rapport à la durée prévue (durée totale/durée prévue). L’heure de début représente le premier pointage d’arrivée (si disponible), tandis que l’heure de fin représente le dernier pointage de départ (le cas échéant). Une visite avec une séance de travail ouverte n’affichera pas d’heure de fin. Les valeurs de l’heure de début et de l’heure de fin peuvent être ajustées à l’aide des boutons Ajuster l’heure de début et Ajuster l’heure de fin.

Une fois que l’heure de début ou l’heure de fin a été ajustée, un indicateur visuel s’affiche pour signaler que cette valeur a été introduite par un utilisateur et qu’elle ne provient pas de la séance de travail. Elles peuvent être réinitialisées aux valeurs de la séance de travail via les boutons de réinitialisation de l’heure de début et de réinitialisation de l’heure de fin affichés lorsqu’une valeur a été ajustée.

Sous Séances de travail, vous verrez les heures auxquelles l’employé a pointé son arrivée et son départ à la visite. Une icône indique si le pointage d’arrivée et de départ a eu lieu via l’application Web, l’application mobile ou le système de réponse vocale dialoguée. Faites défiler la page vers le bas pour obtenir plus d’informations si vous avez plusieurs heures d’arrivée et de départ.

Application mobile :	Système de réponse vocale dialoguée :

 Application Web :

Si le pointage d’arrivée ou de départ a été effectué sur l’application mobile, la distance entre l’adresse du client et l’emplacement du pointage d’arrivée et de départ s’affichera. Elle s’affiche sous l’heure d’arrivée/de départ dans les unités configurées par votre organisation sous Paramètres>Paramètres système>Emplacement>Unité de distance.

Si les pointages d’arrivée et de départ ont été effectués par le biais du système de réponse vocale dialoguée, le numéro de téléphone de l’employé utilisé lors des pointages s’affichera également. Si le numéro de téléphone correspond à celui du client, il s’affiche en vert. Si le numéro de téléphone utilisé ne correspond pas au numéro de téléphone figurant sur le profil du client, il sera affiché en rouge.

Si l’employé a pointé l’arrivée ou le départ à partir de l’application mobile, les coordonnées GPS de l’endroit où il a pointé son arrivée (en vert) et de l’endroit où il a pointé son départ (en rouge) seront affichées sur la carte, ainsi que l’endroit où la visite était prévue (en bleu).

Si l’employé a pointé l’arrivée ou le départ à partir de l’application Web ou du système de réponse vocale dialoguée, les coordonnées d’arrivée et de départ ne seront pas saisies. Seule la localisation du service sera affichée sur la carte.

Si votre organisation utilise des notes de visite, cliquez sur la section des notes de visite pour consulter les notes rédigées par les fournisseurs de soins au cours de la visite avant d’approuver la visite et de résoudre les exceptions. Remarque : La section Notes de visite a été déplacée sous la section « Approbation des heures » dans la page des détails, afin d’offrir une meilleure visibilité au cours du processus de vérification.

 Il convient de noter que vitre rôle doit disposer de l’ACL Afficher les notes de visites pour afficher cette section.

La section Liste des exceptions affiche les exceptions aux exigences de VV identifiées pour la visite. Pour obtenir plus de détails sur les différents types d’exceptions, veuillez consulter le guide de l’utilisateur concernant les types de règles.

Pour résoudre chaque exception, effectuez une sélection dans la liste déroulante de la colonne des motifs. Au besoin, saisissez des commentaires dans le champ Commentaires et cliquez sur Sauvegarder. L’état des exceptions passera à Résolu.

Pour chaque exception, vous devez sélectionner dans le même menu déroulant la résolution de l’exception. S’il vous suffit d’accuser réception de l’exception pour vérifier la visite, sélectionnez Accuser réception.

Si vous devez sélectionner un motif et une résolution correspondante, sélectionnez un motif dans le même menu déroulant, puis la résolution correspondante. Remarque : seules les résolutions pour lesquelles une association a été créée dans votre succursale avec le motif que vous avez sélectionné seront disponibles.

Au besoin, saisissez des commentaires dans le champ Commentaires.

Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer les modifications apportées à la liste d’exceptions.

L’état des exceptions passera à Résolu.

Si aucun commentaire n’a été saisi pour une exception ou une résolution nécessitant un commentaire, vous ne pourrez pas effectuer de sauvegarde et verrez l’erreur suivante :

Approbation de visites aux fins de facturation et de rémunération

Une fois que toutes les exceptions relatives à la visite ont été résolues, vous pouvez revoir les quantités facturées et rémunérées, ainsi qu’approuver la visite pour qu’elle soit incluse dans la facturation et la paie. Veuillez noter que vous devez disposer des ACL nécessaires pour effectuer cette action.

Ajustez les quantités facturées et rémunérées pour la visite au besoin. Puis, cliquez sur Approuver.

L’état de la visite passe alors à Approuvé.

Vérification des visites et verrouillage des visites

Une visite est verrouillée lorsque son état passe a Approuvé ou Rejeté. La visite sera déverrouillée si son état passe à Non approuvé.

Remarque : ce verrouillage s’applique à l’action par lot Tout rejeter sur la page des visites vacantes.

Révision de visites approuvées et rejetées

Pour consulter les détails des visites précédemment approuvées ou rejetées, cliquez sur l’onglet Visites approuvées et rejetées et sélectionnez Évaluation.

Vous pouvez modifier manuellement l’état d’une visite approuvée pour qu’elle soit rejeté ou non approuvé. Vous pouvez également ramener une visite rejetée à l’état Non approuvé.

Modifiez les motifs et les résolutions sélectionnés pour les exceptions dans la section Approbation de la visite approuvée. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder les modifications.

Si vous souhaitez outrepasser les quantités facturées et rémunérées calculées lors de la vérification des visites pour une visite approuvée, vous devez ajuster les valeurs dans le champ de la quantité facturée ou de la quantité rémunérée et sélectionner Outrepasser dans la section Approbation des heures. Remarque : vous devez disposer des autorisations nécessaires pour outrepasser les volumes de facturation et de rémunération.

Si vous souhaitez outrepasser les quantités facturées et rémunérées, vous devez ajuster les valeurs dans le champ Quantité facturée ou Payer la quantité et sélectionner Contourner dans la section Approbation des heures. Remarque : vous devez disposer des autorisations nécessaires pour outrepasser les volumes de facturation et de rémunération.

Vous ne pourrez pas modifier la liste d’exceptions ou les sections relatives à l’approbation des heures pour une visite rejetée.

Tri supplémentaire

Dans les grilles « En infraction et Approuvé et Rejeté », les utilisateurs peuvent également effectuer des tris supplémentaires à l’aide des invites ci-dessous :

• Identifiant de la visite : tri des valeurs numériques par ordre croissant
• Client : tri par ordre alphabétique, en commençant par le prénom puis le nom, tout en regroupant les visites des clients, avec un troisième tri en fonction de la date et de l’heure de début de la visite.
• Employé : tri par prénom puis par nom, tout en regroupant les visites des employés, avec un troisième tri en fonction de la date et de l’heure de début de la visite. Les visites vacantes apparaîtront en premier.

Pour obtenir plus d’assistance, contactez votre représentant chargé des relations avec la clientèle ou reportez-vous aux guides de l’utilisateur figurant sur la page Aperçu de la fonctionnalité.