Association de groupes est une fonctionnalité qui peut être activée à la demande et qui pourrait être recommandée pour gérer certains cas d’utilisation, comme le partage d’employés et de clients entre bureaux.
- Aperçu des associations de groupes
- À quelles fonctionnalités les associations de groupes s’appliquent-elles?
- Configurer les associations de groupes
- Limites et considérations de la fonctionnalité
Aperçu des associations de groupes
Dans AlayaCare, les groupes servent à relier différentes entités entre elles. Les quatre types d’entités qui peuvent être affectés à un ou plusieurs groupes sont les clients, les employés, les établissements et les fournisseurs.
Association de groupes est une fonctionnalité connexe qui utilise les groupes pour contrôler les entités auxquelles tous les employés, à l’exception des administrateurs du système, peuvent accéder dans AlayaCare. Le groupe auquel l’employé appartient, ainsi que la position dudit groupe dans la structure détermine à quels clients, employés, établissements et fournisseur il a accès dans le système.
À quelles fonctionnalités les associations de groupes s’appliquent-elles?
Lors de l’utilisation de la fonctionnalité Associations de groupes, les employés ne pourront consulter que les informations relatives aux entités qui font partie du groupe auquel ils sont affectés. Vous pouvez contrôler l’accès des employés aux informations relatives aux clients, aux employés, aux établissements ou aux fournisseurs par le biais d’associations de groupes pour les modules AlayaCare suivants :
- Clients
- Aperçu
- Données démographiques
- Événements
- Documentation des soins
- Rapports de visite
- Comptabilité
- Planification des horaires
- Coordination
- Services
- Employés
- Aperçu
- Données démographiques
- Clients
- Compétences et qualifications
- Formulaires
- Horaire
- Feuille de temps et primes
- Emploi
- Établissements
- Aperçu
- Renseignements
- Compétences et qualifications
- Formulaires de l’établissement
- Rapports de visite
- Planification des horaires (client et employé)
- Coordination
- Services
- Horaires
- Horaire de tous les clients
- Horaire de tous les employés
- Gestion des effectifs
- Fournisseurs
- Aperçu
- Renseignements
Les associations de groupes peuvent être utilisées pour contrôler partiellement l’accès à la liste des demandes d’achat dans le cadre de la gestion des approvisionnements. Les employés ne pourront consulter que les noms des clients qui relèvent de leurs groupes. Cependant, toutes les demandes seront visibles dans clients>gestion des approvisionnements>liste des demandes, quel que soit le groupe de l’employé.
Les associations de groupes ne peuvent pas être utilisées pour définir l’étendue de l’accès des employés à des fonctionnalités au niveau du système sans lien direct avec les profils des clients, des employés, des établissements ou des fournisseurs. Pour ces fonctionnalités, l’accès doit être contrôlé à l’aide de rôles et d’autorisations (ACL) dans Paramètres>Rôles et autorisations. Les associations de groupes ne peuvent pas être appliquées aux fonctionnalités suivantes :
- Gestion des approvisionnements
- Catalogue du fournisseur
- Comptabilité
- Facturation (pour tous les types de bailleurs de fonds, y compris la facturation CCAC/LHIN, la facturation électronique, HCP, etc.)
- Facturation des parties
- Paiements
- Réconciliation
- Paie
- Exportations comptables
- Paramètres du système
- Renseignements sur l’agence
- Emplacement
- Paramètres des formulaires
- Bibliothèques de plans de traitement
- Contexte du formulaire
- Fonctionnalités
- Rôles et permissions
- Exploration des données
Configurer les associations de groupes
Si votre organisation prévoit de recourir aux associations de groupes, l’équipe chargée de la réussite des clients travaillera en étroite collaboration avec vous pendant le processus de configuration pour garantir que les fonctionnalités requises sont activées par l’équipe technique d’AlayaCare et que toutes les migrations de données nécessaires sont effectuées correctement. Attention, il n’est pas possible d’activer ou de désactiver cette fonctionnalité à partir de l’interface dans un environnement de production.
Si votre environnement de production contient déjà des données, un script devra également être exécuté par AlayaCare pour s’assurer que la fonctionnalité Associations de groupes fonctionne correctement.
Vous devez tester cette fonctionnalité dans un environnement EAU avant de l’activer en production. Cette étape est essentielle pour s’assurer que la fonctionnalité Associations de groupes permettra de soutenir de manière adéquate les flux de travail de votre organisation.
⚠️ Dès que la fonctionnalité Associations de groupes est configurée pour vous, vous n’aurez plus accès à l’ancienne page Groupes de clients sous Clients. ⚠️
Les groupes se trouveront maintenant sous Horaires > Paramètres de planification des horaires > Groupes.
Une fois la fonctionnalité Associations de groupes activée, la prochaine étape sera la définition de la structure de groupe, la création des groupes et des associations de groupes et l’attribution de groupes aux clients, employés, établissements et fournisseurs.
Remarque : Toute modification manuelles aux groupes et aux associations devraient être effectuées par un administrateur du système lors d’une interruption des opérations de votre organisation. Cette précaution permet de s’assurer que les employés qui ne sont pas administrateurs du système ne se voient pas interdire l’accès à l’application Web ou empêcher de voir certains clients, employés, installations ou fournisseurs pendant que des changements sont apportés aux groupes.
En apprendre davantage
Limites et considérations de la fonctionnalité
Les associations de groupes présentent certaines limitations qu’il est important de comprendre avant d’activer la fonctionnalité.
Comptabilité
La portée des associations de groupes ne comprend pas les processus comptables, ce qui signifie que les autorisations basées sur les groupes ne s’appliqueront pas au module de comptabilité. Cela signifie que si un employé qui n’est pas administrateur du système accède à l’onglet Comptabilité, l’affichage ne sera pas limité aux seules informations comptables relatives aux entités appartenant à son groupe ou à tout autre groupe associé. Tous les employés ayant un rôle leur permettant d’accéder aux fonctions comptables seront en mesure de visualiser toutes les entités des différents groupes.
Vous ne devez pas accorder d’autorisations liées à la comptabilité aux employés qui ne sont pas administrateurs du système et qui ne doivent pas être en mesure de consulter les informations comptables relatives aux entités qui ne font pas partie de leurs groupes.
Exploration des données
Le module Exploration des données n’est pas non plus dans la portée des associations de groupes. Si un employé qui n’est pas administrateur du système occupe un rôle qui lui donne accès à l’exploration des données, il pourra voir les données de tous les clients et employés du système, quel que soit leur groupe.
Vous ne devez pas accorder d’autorisations liées à l’exploration des données aux employés qui ne sont pas administrateurs du système et qui ne doivent pas être en mesure de visualiser les données relatives aux clients, aux employés, aux établissements et aux fournisseurs qui ne font pas partie de leur groupe.
Configuration multibureaux
Les associations de groupes sont destinées à être utilisées comme une solution de remplacement, et non comme un complément à une configuration multibureaux. AlayaCare recommande aux organisations de ne pas activer les associations de groupes dans un environnement multibureaux à moins qu’elles n’aient pleinement testé les deux fonctionnalités conjointement et qu’elles en comprennent les limites dans la mesure où les associations de groupes n’ont pas été conçues pour être utilisées dans une configuration multibureaux.
Si vous décidez, avec votre équipe de services clients AlayaCare d’activer les associations de groupes dans un environnement multibureaux, veuillez noter les éléments suivants :
- Une colonne supplémentaire s’affichera dans la liste des groupes sous Horaires > Paramètres de planification des horaires > Groupes pour afficher la succursale à laquelle chaque groupe appartient.
- Les groupes ne devraient être créés et utilisés que dans le contexte d’une succursale unique. Les groupes ne devraient pas être associés à plusieurs succursales ou à une combinaison QG-sous-succursale.
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