Les associations de groupes utilisent des groupes pour contrôler à quels clients, employés, établissements et fournisseurs les employés qui ne sont pas des administrateurs du système peuvent accéder dans AlayaCare. Le groupe auquel l’employé appartient, ainsi que la position dudit groupe dans la structure détermine à quels clients, employés, établissements et fournisseur il a accès dans le système.
⚠️ Les employés qui ne sont pas des administrateurs du système doivent faire partie d’un groupe pour pouvoir se connecter à l’application Web lorsque les associations de groupes sont activées. ⚠️
- Définir la structure du groupe
- Créer des groupes
- Créer des associations de groupes (structures hiérarchiques seulement)
- Attribuer des groupes à des clients, des employés, des établissements et des fournisseurs
Remarque : Toute modification manuelles aux groupes et aux associations devraient être effectuées par un administrateur du système lors d’une interruption des opérations de votre organisation. Cette précaution permet de s’assurer que les employés qui ne sont pas administrateurs du système ne se voient pas interdire l’accès à l’application Web ou empêcher de voir certains clients, employés, installations ou fournisseurs pendant que des changements sont apportés aux groupes.
Définir la structure du groupe
Les groupes et les associations de groupes créées dépendront du type de structure de groupe utilisée par votre organisation. Deux approches sont possibles lors de la création d’une structure de groupe :
Structure hiérarchique
Dans une structure hiérarchique, les profils de clients, d’employés, d’établissements et de fournisseurs auxquels ont accès les employés est déterminé par le groupe auquel ils appartiennent, ainsi que l’emplacement du groupe dans la structure. Une structure hiérarchique est créée en désignant certains groupes comme enfants d’un groupe parent.
La définition des relations parents-enfants entre les groupes est appelée dans AlayaCare la création d’associations. Il est possible de dissocier un groupe de son parent si vous devez apporter des modifications à la structure de groupe.
À sa plus simple expression, un groupe hiérarchique sera composé d’un groupe parent et d’un groupe enfant. Il est toutefois possible d’ajouter des niveaux en créant des groupes enfants aux groupes qui possèdent un parent.
Exemple de structure de structure hiérarchique :
Dans l’exemple ci-dessous, il y a un groupe parent (Province de Québec) et trois groupes enfants : Montréal, Québec et Reste du Québec. Montréal possède également trois groupes enfants : Est, Ouest et Laval.
Un employé qui appartient au groupe Province de Québec pourra voir les clients, les employés, les établissements et les fournisseurs rattachés à tous ses groupes enfants ou « petits-enfants ». Lorsqu’un employé qui appartient au groupe Montréal se connecte, il ne pourra voir que les clients, employés, établissements et fournisseurs qui appartiennent au groupe Montréal ou aux groupes Ouest, Est et Laval. Un employé qui appartient au groupe Laval ne pourra voir que les clients, employés, établissements et fournisseurs qui appartiennent à ce groupe.
Structure horizontale
Dans une structure horizontale, l’accès des employés qui ne sont pas administrateurs du système aux renseignements des clients, des employés, des établissements et des fournisseurs est entièrement déterminé par les groupes auxquels ils appartiennent. Les employés n’auront accès qu’aux clients, employés, établissements et fournisseurs de leur groupe. Ce faisant, pas besoin de créer des associations parent-enfant entre les groupes, puisque tous les groupes se retrouvent au même niveau.
Si votre organisation utilise une structure horizontale, vous n’aurez pas besoin de créer des associations entre les groupes.
Exemple de structure horizontale :
Dans l’exemple ci-dessous, trois groupes existent au même niveau : Montréal, Québec et Reste du Québec Les employés de chaque groupe n’auront accès qu’aux clients, employés, établissements et fournisseurs qui appartiennent à leur groupe.
Créer des groupes
Les groupes et les associations de groupes sont créés à partir de Horaires>Planification des horaires > Groupes. Tous les groupes créés se trouveront dans l’onglet Groupes.
Vous pouvez trier les groupes par nom, description ou état (activé ou désactivé).
Appuyez sur +Ajouter un groupe pour ajouter un groupe à la liste.
Saisissez un nom et une description (au besoin), puis appuyez sur Sauvegarder.
Pour modifier ou désactiver un groupe, appuyez sur la flèche vers le bas à côté de Afficher.
Dès que les groupes sont créés, vous pouvez créer des associations entre-eux (structures hiérarchiques seulement) et ajouter des groupes aux profiles de clients, d’employés, d’établissements et de fournisseurs.
Créer des associations de groupes (structures hiérarchiques seulement)
Dès que tous les groupes de votre hiérarchie sont créés, vous pouvez ajouter des groupes enfants aux groupes parents. Pour commencer, appuyez sur Afficher pour le groupe auquel sera attaché des enfants.
Si le groupe possède un parent, celui-ci sera inscrit dans la première liste. Remarque : seuls les groupes directement au-dessus du groupe seront inscrits comme groupes parents (autrement dit, les groupes « grands-parents» et « arrières-grands-parents » ne seront pas inscrits). Tout groupe enfant lié au groupe sera inscrit dans la deuxième liste. Appuyez sur Associer le groupe pour ajouter un nouveau groupe enfant.
Tous les groupes activés pourront être sélectionnés dans le champ de nom. Sélectionnez le groupe à associer, puis Sauvegarder.
Vous pouvez créer autant d’associations que vous le souhaitez.
Si vous souhaitez dissocier un groupe enfant de son groupe parent, sélectionnez Dissocier.
Attribuer des groupes à des clients, des employés, des établissements et des fournisseurs
Les groupes sont attribués aux profils des clients, des employés, des établissements et des fournisseurs à partir de l’onglet Données démographiques des profils des clients et des employés et de l’onglet Renseignements des profils des établissements et des fournisseurs.
Les clients, employés, établissements et fournisseurs peuvent être ajoutés à autant de groupes que nécessaire. Si vous utilisez une structure hiérarchique, n’oubliez pas que les entités ne doivent appartenir qu’au groupe parent le plus élevé, car elles appartiendront intrinsèquement à tous les groupes enfants subordonnés audit groupe parent. Seuls les groupes parents seront répertoriés dans les profils des clients, des employés et des établissements si plusieurs groupes sont ajoutés, car l’entité appartiendra par défaut à tous les groupes enfants du parent.
Vous serez en mesure de trier par groupe enfant ou parent dans l’application Web (liste de clients, liste d’employés, Outil de recherche d’employés, etc.).
Vous trouverez ci-dessous les meilleures pratiques d’attribution de groupes à diverses entités :
Employés
Lorsque vous utilisez des associations de groupes, n’oubliez pas qu’un employé qui n’est pas un administrateur du système doit avoir au moins un groupe ajouté à son profil pour se connecter à AlayaCare. Si aucun groupe ne lui est attribué, il recevra l’erreur suivante lorsqu’il essaiera de se connecter :
Les employés qui sont administrateurs du système n’ont pas besoin de se voir attribuer des groupes et pourront toujours voir l’ensemble des clients, des employés, des établissements et des fournisseurs.
Clients
Tous les clients devraient également se voir attribuer des groupes pour s’assurer que les employés du même groupe ou de tous les groupes associés puissent les voir.
Si un client ne se voit attribuer aucun groupe, seuls les administrateurs du système pourront les voir. Ce scénario peut être utile pour gérer les clients en attente ou figurant sur une liste d’attente, ou si vous disposez d’un profil de client réservé à la formation et aux tests.
Établissements
Si votre organisation utilise des établissements, les groupes auxquels ces derniers appartiennent doivent coïncider avec les groupes atrribués aux clients qui y sont inscrits.
Si vous utilisez une structure horizontale, un établissement doit être attribué aux mêmes groupes que les clients inscrits. Dans une structure hiérarchique, l’établissement doit être rattaché soit aux mêmes groupes enfants que les clients planifiés, soit au groupe parent des groupes de ses clients.
Fournisseurs
Si votre organisation utilise des fournisseurs, tous les groupes attribués au fournisseur seront automatiquement attribués au profil d’employé par défaut du fournisseur.