Comment puis-je m'assurer que toutes les visites approuvées sont facturées?

Lorsque vous générez des réclamations, vous recevrez un rapport sur la tâche d’arrière-plan si celle-ci échoue ou n’est que partiellement réussie. Vous devez veiller à résoudre immédiatement les erreurs identifiées dans le rapport d’erreur afin que les visites concernées puissent être incluses dans une demande de remboursement et que votre organisation puisse recevoir un paiement.

Si vous souhaitez vérifier si vous avez des visites non facturées pour les payeurs de la facturation électronique, vous pouvez exécuter le rapport des visites non facturées à partir de l’onglet Exportation de la comptabilité. Vous pouvez utiliser ce rapport pour identifier les visites qui n’ont pas encore été facturées et les payeurs dont les réclamations nécessitent une action supplémentaire.

Examiner et résoudre les erreurs de génération des demandes de réclamations afin d’éviter les visites non facturées.

Dans la page du Sommaire de la facturation électronique v2, vous verrez l’état de l’exécution de la dernière tâche d’arrière-plan pour chaque payeur de la facturation électronique.

Deux types de tâches d’arrière-plan peuvent être exécutés pour les demandes de réclamations :

• Tâches de génération des réclamations.
• Tâches de transmission des réclamations.

L’état de la tâche d’arrière-plan peut être un succès, un succès partiel ou un échec.

• Pour une tâche de génération de réclamation, un statut de réussite indique que toutes les visites programmées pendant la plage de dates sélectionnée ont été incluses dans les demandes. Aucune autre action n’est requise.
• Un statut de réussite partielle indique que certaines visites programmées, mais pas toutes, pendant la période sélectionnée ont été incluses dans les demandes de réclamation, et que d’autres actions sont nécessaires pour résoudre les erreurs qui bloquent la génération des demandes de réclamations.
• Un statut d’échec indique qu’aucune nouvelle visite n’a eu lieu au cours des fréquences de génération de demandes précédentes. Aucune réclamation n’a été générée pour ce bailleur de fonds. Aucune autre action n’est requise.

Pour les tâches de génération de réclamations avec un statut de réussite partielle ou d’échec, cliquez sur afficher pour ouvrir la liste des réclamations pour le payeur.

Vous pouvez ensuite sélectionner le à côté du statut de génération de la réclamation pour examiner les raisons pour lesquelles toutes les visites n’ont pas pu être regroupées dans des réclamations.

Notez que si la dernière tâche d’arrière-plan exécutée pour le payeur était une tâche d’envoi de réclamations, vous devrez sélectionner à nouveau générer les réclamations pour afficher le rapport d’erreur.

Les situations suivantes génèrent des messages d’erreur :

• La même date de prestation figure sur plusieurs demandes de réclamations. Dans ce cas, vous devez annuler la demande existante qui est à l’origine du conflit et régénérer les demandes de manière à ce que toutes les visites effectuées le même jour puissent être regroupées.
• La date d’entrée en vigueur du code de facturation était postérieure à la date de la visite, ce qui a empêché la génération de toutes les demandes de réclamations utilisant ce code de facturation. La date d’entrée en vigueur du code de facturation doit être fixée avant la première visite prévue, après quoi toutes les visites utilisant ce code de facturation seront générées dans les demandes de réclamations.
• Aucune nouvelle visite n’a eu lieu au cours de la période précédente. Aucune demande n’a été générée pour ce payeur.

Toutes les réclamations identifiées dans ce rapport de la tâche en arrière-plan doivent être annulées, car ils empêcheront les visites nouvellement programmées d’être incluses dans la génération de réclamation en raison de conflits de calendrier. Un conflit de programmation est défini comme toute situation dans laquelle une visite a été programmée dans le passé à une date de service qui correspond à une visite déjà incluse dans une réclamation pour la même date. En veillant à ce que toutes les réclamations identifiées dans le rapport sur le travail de fond soient traitées en temps utile, on s’assure que les visites programmées ne restent pas non facturées.

Annulation des réclamations pour résoudre les erreurs de génération des réclamations.

Si vous utilisez une chambre de compensation pour envoyer les réclamations par voie électronique aux payeurs, suivez les étapes suivantes pour annuler les réclamations de différents statuts identifiés dans le rapport sur les tâches d’arrière-plan :

• Les réclamations à l’état de projet ou de préparation peuvent être annulées directement, et la génération des réclamations peut être relancée immédiatement après l’annulation des réclamations.
• Les réclamations en état payées ou refusées doivent être annulées et renvoyées au payeur. Lors de l’annulation, sélectionnez l’option Annuler la réclamation dans AlayaCare et la renvoyer à la chambre de compensation. Vous devrez alors renvoyer la réclamation annulée au centre de compensation. Une fois la demande annulée renvoyée, la génération de la réclamation peut être exécutée pour inclure toutes les visites non facturées.
• Les réclamations qui sont dans un envoyé, reconnues ou acceptées devront attendre de passer au statut payé ou refusé avant d’être annulé et renvoyé au payeur.

Si vous exportez manuellement des réclamations pour les envoyer directement aux payeurs, suivez les étapes suivantes pour annuler les réclamations de différents statuts identifiés dans le rapport de travail en arrière-plan :

• Les réclamations à l’état de projet ou de préparation peuvent être annulées directement, et la génération des réclamations peut être relancée immédiatement après l’annulation des réclamations.
• Les réclamations en état payées ou refusées devront être annulées et renvoyées au payeur. Lors de l’annulation, sélectionnez l’option Annuler la demande dans AlayaCare et la renvoyer à la chambre de compensation. La demande passe en statut préparé et peut ensuite être renvoyée au payeur en tant que demande annulée. La demande annulée sera incluse dans l’exportation de la demande 837 qui devra être téléchargée sur le portail du payeur afin que ce dernier soit informé de l’annulation de la demande.
• Pour les réclamations en état, envoyez :
  • Si l’exportation 837 n’a pas été téléchargée sur le portail du payeur, la réclamation peut être annulée en la faisant passer en statut refusé, en ajoutant un ICN (nécessaire pour annuler la réclamation et pouvant être n’importe quel nombre numérique) à l’adresse, puis en changeant manuellement le statut à annuler. Lorsque vous passez la réclamation à l’état d’annulation, veillez à décocher l’option d’ajout de transaction. Vous pourrez alors annuler la réclamation.
  • Si le formulaire 837 a été téléchargé sur le portail du payeur, une réponse du payeur sera nécessaire pour annuler la réclamation, car un ICN (fourni par le payeur) sera nécessaire. La réclamation devra être téléchargée en statut payé ou refusé (en fonction de la réponse du payeur). Une fois que la réclamation est payée ou refusée, elle doit être annulée et renvoyée au payeur.

Utilisation des rapports sur les visites non facturées pour corriger les erreurs dans la génération des réclamations

Une nouvelle exportation comptable appelée Rapport des visites non facturées est disponible pour les organisations utilisant la facturation électronique v2 afin de visualiser une liste de toutes les visites approuvées qui n’ont pas encore été facturées. AlayaCare recommande d’exécuter ce rapport pour vérifier qu’aucune visite approuvée n’est non facturée.

Pour générer le rapport sur les visites non facturées, allez dans comptabilité>exportations de la comptabilité et sélectionnez +Ajouter exportation de la comptabilité.

Sélectionnez Rapport de visites non facturées comme type.

Saisissez une date de début et de fin et indiquez si vous souhaitez exclure les visites annulées du rapport. Vous pouvez également choisir de n’exécuter le rapport que pour certains clients ou payeurs. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder.

Une fois le rapport prêt, cliquez sur le bouton Rapport sur les visites non facturées sous Télécharger pour télécharger le fichier CSV.

Toutes les visites approuvées qui n’ont pas encore été facturées seront répertoriées dans le rapport par leur payeur de facturation électronique. Vous pouvez ensuite consulter la liste des réclamations du payeur et annuler les demandes identifiées dans le rapport de travail en arrière-plan afin que la génération des réclamations pour toutes les visites approuvées puisse être effectuée avec succès.