Les jeux de règles sont utilisés au cours du processus de vérification des visites pour associer des exceptions aux visites qui ne respectent pas ces règles, ce qui permet à un utilisateur d’intervenir avant que la visite ne soit approuvée. Les exceptions peuvent nécessiter un motif et une résolution afin d’être vérifiées, ou un simple accusé de réception. Ces jeux de règles sont liés au code de service, au payeur ou à la succursale associés à la visite, dans cet ordre de priorité.
Remarque : dans les environnements multibureaux, les jeux de règles sont créés au niveau de la succursale, et non au niveau du siège social. Ils ne sont pas partagés entre les succursales.
- Gérer les jeux de règles
- Créer un nouveau jeu de règles ou une version d’un jeu de règles
- Ajouter des types de règles à un jeu de règles
- Lier une succursale à un jeu de règles
- Associer un payeur à un jeu de règles
- Lier une code de service à un jeu de règles
Gérer les jeux de règles
Pour configurer ou gérer un jeu de règles, allez dans Comptabilité>Paramètres comptables>Ensembles de jeux de vérification. Les jeux de règles existants sont affichés par nom et comportent leur date d’entrée en vigueur (s’il existe plusieurs versions) et les détails de la version. Par défaut, la liste est filtrée pour afficher les dernières versions des jeux de règles.
Cliquez sur l’icône de filtre pour rechercher un jeu de règles par nom, ou par succursale s’il s’agit d’un environnement multibureaux. Décochez l’option Afficher des derniers jeux pour afficher les anciennes versions. Les versions précédentes seront identifiées par un numéro de version.
Cliquez sur Afficher pour consulter les règles incluses dans chaque jeu.
Une fois qu’un jeu de règles a été utilisé au cours du processus de vérification des visites, il n’est plus possible de modifier les attributs ou d’ajouter de nouveaux types de règles. Pour modifier le jeu, créez simplement une nouvelle version du jeu de règles.
Création d’un nouveau jeu de règles ou d’une nouvelle version du jeu de règles
Pour créer un nouveau jeu de règles ou une nouvelle version d’un jeu existant, sélectionnez +Créer un jeu de règles.
Une fenêtre contextuelle apparaîtra. Créer un nouveau jeu ou créer une nouvelle version d’un jeu existant.
Si vous créez un nouveau jeu, saisissez un nom unique pour ce dernier.
Si vous créez une nouvelle version, sélectionnez le jeu de règles pour lequel vous souhaitez créer une nouvelle version dans la liste déroulante.
Le nom du jeu sélectionné apparaît par défaut dans le champ nom, mais vous pouvez le modifier, au besoin. Remarque : le nouveau nom s’apppliquera à toutes les versions du jeu.
Sélectionnez la date d’entrée en vigueur de la nouvelle version. Décochez la case copier la dernière version si vous ne souhaitez pas copier les types de règles des versions précédentes. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder les sélections.
Ajouter des types de règles à un jeu de règles
Pour ajouter des types de règles à un jeu de règles, cliquez sur Afficher.
Les règles précédemment ajoutées seront affichées sur le prochain écran.
Les informations suivantes s’affichent pour chaque règle de la liste :
- Type de règle : pour obtenir la liste complète des types de règles disponibles, veuillez consulter la section Types de règles.
- Action requise (le cas échéant) : motifs requis ou accusé de réception. Si des motifs sont requis, choisissez parmi les motifs énumérés pour vérifier cette exception. Si les motifs ne sont pas requis, l’utilisateur devra simplement accuser réception de l’exception pour procéder à la génération de la facture/réclamation et à la rémunération.
- Seuil (le cas échéant) : la valeur seuil qui détermine si une exception sera levée.
- Unité (le cas échéant) : l’unité de mesure du seuil du type de règle.
- Commentaire obligatoire : oui ou non Vous pouvez choisir d’exiger un commentaire pour tout type de règle, en plus du motif et de la résolution requis.
Pour ajouter une nouvelle règle au jeu, cliquez sur +ajouter une règle.
Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez le type de règle à ajouter au jeu. Les champs obligatoires supplémentaires dépendent du type de règle sélectionné.
Vous pourrez choisir si un accusé de réception ou la sélection de motifs spécifiques est nécessaire pour vérifier une exception. Si vous sélectionnez Motifs requis, vous devrez également sélectionner les motifs requis pour vérifier l’exception. Notez que seuls les motifs activés associés à une ou plusieurs résolutions pourront être sélectionnés.
Pour certains types de règles, vous devez également saisir un seuil.
Une fois que vous avez rempli tous les champs, cliquez sur Sauvegarder pour ajouter le type de règle au jeu.
Types de règles disponibles
Pour plus d’informations sur les types de règles disponibles, lisez cet article. Une description de l’objectif du type de règle est désormais affichée lorsque les utilisateurs choisissent parmi les types de règles disponibles.
Lier une succursale à un jeu de règles
Pour associer ou dissocier un jeu de règles d’une succursale, sélectionnez Associer aux succursales.
Dans la fenêtre contextuelle, vous verrez la succursale actuelle, ainsi que les autres succursales auxquelles vous avez accès (environnement multibureaux).
Vous pouvez trier cette liste de succursales en fonction de leur nom et des jeux de règles auxquels elles sont associées.
Si la branche n’est actuellement associée à aucun jeu de règles, Non défini s’affiche. Cliquez sur la flèche pour sélectionner un jeux de règle auquel l’associer.
Pour dissocier une succursale d’un jeu de règles, sélectionnez Non défini. Une fois qu’une succursale a été dissociée d’un jeu de règles, Non défini s’affiche.
Lorsque vous avez fini d’associer et de dissocier les succursales, cliquez sur Fermer pour quitter la fenêtre contextuelle.
Les jeux de règles peuvent être liés à plusieurs succursales. Une succursale ne peut cependant être associée qu’à un seul jeu de règles.
Associer un payeur à un jeu de règles
Pour associer un payeur à un ensemble de règles ou le dissocier d’un ensemble de règles, sélectionnez l’option Associer aux payeurs.
Dans la fenêtre contextuelle, vous verrez les payeurs configurés pour votre organisation. Pour les environnements multibureaux, vous pouvez la succursale à partir de laquelle vous souhaitez afficher les payeurs. Remarque : la succursale figurant dans le menu déroulant est la succursale par défaut dans laquelle vous vous trouvez actuellement.
Vous pouvez trier cette liste de payeurs en fonction de leur code, de leur état (activé, désactivé) et des jeux de règles auxquels ils sont associés.
Si le payeur n’est actuellement associé à aucun ensemble de règles, l’écran affiche Non défini. Cliquez sur la flèche pour sélectionner un jeux de règle auquel le lier.
Pour dissocier un payeur d’un jeu de règles, sélectionnez Non défini. Une fois qu’un payeur a été dissocié d’un jeu de règles, Non défini s’affiche.
Lorsque vous avez fini d’associer et de dissocier les payeurs, cliquez sur Fermer pour quitter la fenêtre contextuelle.
Les jeux de règles peuvent être liés à plusieurs payeurs. Cependant, un payeur ne peut être lié qu’à un jeu de règles pour la succursale sélectionnée.
Lier une code de service à un jeu de règles
Pour lier ou dissocier un code de service à un jeu de règles, sélectionnez l’option Lier aux codes de service.
Dans la fenêtre contextuelle, vous verrez les codes de service configurés pour votre organisation.
Vous pouvez trier cette liste de codes de service en fonction de l’état (activé, désactivé), du nom du code, des services et des jeux de règles auxquels ils sont liés.
Si le code de service n’est actuellement lié à aucun jeu de règles, l’écran affiche Non défini. Cliquez sur la flèche pour sélectionner un jeu de règles pour lier le code.
Pour dissocier un code de service d’un jeu de règles, sélectionnez Non défini. Une fois qu’un code de service a été dissocié d’un ensemble, Non défini s’affiche.
Lorsque vous avez fini d’associer ou de dissocier les codes de service, cliquez sur Fermer pour quitter la fenêtre contextuelle.
Les jeux de règles créés dans une succursale peuvent être associés à plusieurs codes de service. Toutefois, un code de service ne peut être associé qu’à un seul jeu de règles dans la succursale sélectionnée.
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