Avant de créer un formulaire dans AlayaCare pour lequel vous souhaitez utiliser un modèle personnalisé, vous devez concevoir ce à quoi vous voulez que la sortie finale ressemble et définir les étiquettes de champ que vous utiliserez dans AlayaCare. Il indique alors comment les données doivent être transférées des champs du formulaire vers les champs du modèle.
AlayaCare utilise Docmosis comme logiciel de génération de documents. Pour créer un modèle PDF personnalisé, vous devrez suivre la syntaxe et les conventions de Docmosis afin de vous assurer que les données sont correctement transférées des champs du formulaire aux champs du modèle. Pour de meilleurs résultats, AlayaCare recommande que les modèles Docmosis soient conçus à l’aide du traitement de texte libre LibreOffice. Toutefois, il est également possible de créer les modèles à l’aide de Microsoft Word.
Création du modèle Docmosis
1. Pour commencer, cliquez ici pour télécharger gratuitement LibreOffice.
2. Consultez le guide officiel de l’utilisateur du modèle Docmosis, qui se trouve ici.
3. Si vous partez d’un modèle PDF existant, vous devrez commencer par convertir le fichier .pdf en .odt. Pour convertir le fichier en .odt, utilisez le convertisseur de fichiers Convertico. Une fois le fichier converti, ouvrez-le dans LibreOffice. Veillez à examiner attentivement le fichier converti, car certains problèmes peuvent survenir lors de la conversion d’un format à l’autre. Notez que les PDF à remplir ont tendance à se convertir plus facilement au format .odt.
4. Personnalisez la conception de votre modèle dans LibreOffice. Nous vous recommandons de saisir des données fictives dans les champs du modèle pendant la phase de conception afin de vous aider à visualiser le résultat final.
5. Après avoir conçu votre modèle, vous devrez déterminer comment les données d’AlayaCare s’afficheront dans les champs du modèle. Pour ce faire, remplacez les fausses données dans votre modèle par l’étiquette souhaitée pour le champ dans le format Docmosis accepté. Ces étiquettes seront utilisées pour relier chaque champ du modèle à un champ du formulaire dans AlayaCare.
Avec de fausses données :
Avec les étiquettes Docmosis ajoutées :
6. Lorsque vous ajoutez des étiquettes de champ aux champs du modèle qui correspondront aux champs du formulaire créé dans AlayaCare, vous devez les ajouter avant le nom de l’étiquette de champ dans votre modèle Docmosis. Les noms des champs doivent correspondre exactement pour que la sortie soit générée avec succès. Notez que les étiquettes de champ ne peuvent pas commencer par un chiffre ou un trait de soulignement (_) ni contenir de caractères spéciaux. Utilisez les des traits de soulignement (_) au lieu des espaces. Voir l’exemple ci-dessous de l’étiquette de champ dans le générateur de formulaires et la façon dont elle est mappée dans le modèle correspondant :
Champ sur le modèle :
Étiquette de champ sur le formulaire AlayaCare :
7. Certains champs peuvent être ajoutés aux modèles Docmosis sans qu’il soit nécessaire d’utiliser des étiquettes de champs sur les formulaires pour les remplir avec les données correctes. Les champs suivants peuvent être ajoutés aux modèles sans utiliser les étiquettes de champ ou le format des champs :
- agency_address : l’adresse de l’agence.
- agency_logo : le logo de l’agence.
- agency_name : nom de l’agence.
- approved_by : nom de l’employé par lequel le formulaire soumis a été approuvé.
- approved_on : date et heure auxquelles le formulaire soumis a été approuvé.
- alayacare_id : ID AlayaCare du client.
- brn_number : Numéro BRN du service du client.
- client_name : nom du client pour lequel le formulaire a été soumis.
- date_de_naissance : la date de naissance du client.
- external_id : l’identifiant externe du client.
- form_name : le nom du formulaire soumis.
- sexe : le sexe du client.
- ID : le numéro d’identification de la soumission.
- phone_number : le numéro de téléphone du client figurant dans AlayaCare.
- printed_on : date et heure auxquelles le formulaire a été imprimé.
- updated_at : date et heure auxquelles le formulaire a été mis à jour.
- adresse_du_service : adresse à laquelle la visite a eu lieu.
- service_address_type : le type d’adresse (par exemple, l’adresse du client).
- submitted_by : l’employé qui a soumis le formulaire.
- submitted_on : la date et l’heure à laquelle le formulaire a été soumis.
- timezone: fuseau horaire utilisé pour les dates et heures. visit_start_at : Heure de début programmée de la visite liée
- visit_end_at : heure de fin programmée de la visite liée
- work_session_start_at : heure de début chronométrée de la visite liée
- work_session_end_at : heure de fin chronométrée de la visite liée
- visit_verified_start_time : heure de début vérifiée/ajustée de la visite liée si elle a été approuvée par le biais de la vérification électronique des visites.
- visit_verified_end_time : heure de fin vérifiée/ajustée de la visite liée si elle a été approuvée par le biais de la vérification électronique des visites.
Pour intégrer ces informations dans le modèle d’AlayaCare, il suffit d’ajouter l’étiquette entre << et >>(Date de naissance : <<date_de_naissance>>).
En outre, les utilisateurs pourront désormais ajouter à leurs modèles de formulaires personnalisés des champs contextuels qui existent dans le profil du client. Le format à ajouter au modèle Docmosis est <<client.form_context_tag>>, plus les champs de contexte du formulaire du client et de l’employé.
Par exemple, le champ de contexte du formulaire « Nom de l’animal de compagnie » peut être capturé dans un modèle de formulaire personnalisé à l’aide de l’étiquette <<client.nom_animale_de_compagnie>>, comme le montre l’exemple ci-dessous.
8. Certains composants du formulaire requièrent une syntaxe Docmosis plus complexe pour s’insérer correctement dans le modèle :
Cases à cocher
Pour que les données s’affichent correctement au format case à cocher, la syntaxe Docmosis suivante doit être utilisée dans LibreOffice : <<cs_{fields.fieldtag==true}>>☒<<else>>☐<<es_>>. Remplacez toutes les cases à cocher du modèle par la syntaxe ci-dessus. Voir l’exemple ci-dessous :
Étiquette de champ sur le formulaire :
Champ de case à cocher sur le modèle :
Images (dessins ou photos)
Pour que les images apparaissent correctement dans un modèle Docmosis, vous devez ajouter une image de remplacement au modèle, définir une variable dans les propriétés de l’image, puis utiliser la syntaxe Docmosis pour indiquer que vous souhaitez remplacer cette image par les données d’un champ de formulaire particulier.
L’image de remplacement suivante peut être utilisée lors de la conception d’un formulaire avec des images :
Pour définir la variable sur l’image, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’image et sélectionnez Propriétés.
Dans le champ « nom », écrivez imgfit_var_ suivi de la variable que vous souhaitez utiliser (par exemple, imgfit_fields.fieldtag).
La syntaxe à utiliser est <<$variable=fields.fieldtag>> étant donné que variable est la variable définie sur l’image dans le modèle et que fieldtag est l’étiquette de champ qui sera défini pour le champ sur le formulaire dans AlayaCare. Voir l’exemple ci-dessous :
Champ dans le modèle :
Propriétés de l’image (variable = w1)
Signatures
Les signatures doivent être traitées de la même manière que les images dans les modèles de Docmosis. Ajoutez une image d’exemple à votre modèle à l’endroit où la signature doit apparaître, créez une variable dans les propriétés de l’image et utilisez la syntaxe correcte pour indiquer que l’image doit être remplacée dans le modèle par des données provenant du champ de formulaire adéquat.
Vous pouvez utiliser l’image ci-dessous comme image de remplacement pour les signatures :
La syntaxe correcte est <<$variable=fields.fieldtag>> étant donné que variable est la variable définie sur l’image dans le modèle et que fieldtag est l’étiquette de champ qui sera défini pour le champ sur le formulaire dans AlayaCare. Voir l’exemple ci-dessous :
Étiquette de champ sur le formulaire :
Champ dans le modèle :
Propriétés de l’image (variable = s4) :
Hyperliens
Pour faire correspondre un champ de lien hypertexte à un champ de modèle, utilisez la syntaxe suivante : <<lien : champs.étiquettedechamps>> où étiquettedechamps est le nom de l’étiquette du champ de formulaire pour lequel vous souhaitez insérer un lien hypertexte. Cette syntaxe indique qu’un lien hypertexte doit être inséré en utilisant l’URL des données saisies dans le champ avec l’étiquette de champ spécifiée.
9. Commentaire du formulaire : si vous souhaitez capturer les commentaires ajoutés au formulaire après sa soumission dans le modèle, vous devrez ajouter une section de commentaires au modèle. Pour permettre aux commentaires de formulaire d’apparaître dans le modèle par ordre chronologique, saisissez ce qui suit dans la zone de commentaire du modèle : <<cs_{isBlank(comments.comment)}> Ce formulaire n’a pas de commentaires. <<es_>> <<rs_comments>> <<create_user>> | <<created_at>> <<html : comment>> <<es_comments>>
Pour ajouter un graphique à votre modèle, il suffit d’ajouter un tableau et de le personnaliser comme vous le feriez normalement dans LibreOffice. Saisissez ensuite les étiquettes de champ en utilisant la syntaxe correcte de Docmosis.
Une fois que vous avez conçu le modèle, vous pouvez ajouter vos étiquettes de champ au formulaire dans AlayaCare qui nécessite un modèle personnalisé.
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