Après avoir vérifié et approuvé les visites, vous êtes prêt à commencer la facturation. La première étape du processus de facturation consiste à créer une période de facturation, qui définit la fréquence à laquelle vous souhaitez facturer lors de l’étape de génération de la facture (qui vient ensuite). Une période de facturation vous permet de créer un calendrier qui regroupe les visites et les articles facturables. Dans le cadre de ACC, la période de facturation est basée sur des fréquences déterminées afin d’éviter les écarts entre les périodes de facturation et les visites manquées.
Le module de facturation comprend un moteur de facturation qui permet de répartir les articles facturables entre plusieurs destinataires selon les règles définies dans un programme des payeurs, ainsi que des écrans de factures principales et individuelles, et la possibilité d’afficher des informations sur les erreurs survenues lors de la génération de factures en arrière-plan, afin de pouvoir y remédier.
- Créer une période de facturation
- Générer des factures et examiner la liste de factures
- Examiner les factures individuelles
- Ajouter des frais divers
- Examiner les articles de facturation d’une facture
- Envoyer (confirmer) une facture
- Ajouter une transaction à une facture.
Synthèses vidéo
Créer une période de facturation
Remarque : Les périodes de facturation sont créées par succursale et par fréquence de facturation. Il ne peut y avoir aucun chevauchement entre les périodes en ce qui concerne la succursale et la fréquence.
1. Accédez à Comptabilité > Facturation > Période de facturation.
2. Sélectionnez +Créer une période de facturation.
3. Dans la boîte de dialogue, remplissez les champs obligatoires et appropriés du formulaire.
- Remarque : la date de début ne peut être définie que sur la première période créée pour la fréquence de facturation (de la même succursale).
- Si une période de facturation existe déjà pour la fréquence de facturation sélectionnée, la date de début sera fixée à la date de fin de la période de facturation précédente plus un jour.
- Explication de chaque champ :
| Champs du formulaire | Comment configurer |
| Succursale | Sélectionnez la succursale. |
| Fréquence de facturation |
Sélectionner la fréquence de facturation. Seuls les articles facturables ayant cette fréquence apparaîtront dans la période de facturation. Par exemple, si vous choisissez une fréquence de facturation d’une semaine, seuls les articles programmés pour une facturation hebdomadaire seront inclus dans cette période de facturation. |
| Bailleur de fonds |
Sélectionnez un ou plusieurs bailleurs de fonds. Si vous utilisez la facturation électronique, la liste des bailleurs de fonds dans ce champ est filtrée par la fréquence de facturation que vous avez sélectionnée. Remarque : si « Type de bailleur de fonds » est sélectionné, ce filtre ne pourra pas être sélectionné. |
| Type de bailleur de fonds |
Sélectionnez un ou plusieurs types bailleurs de fonds. Veuillez noter que si « bailleur de fonds » est sélectionné, ce filtre ne sera pas disponible. |
| Groupe de clients | Sélectionnez un ou plusieurs groupes de clients. |
| Date de facturation |
Sélectionnez une date de facturation rétroactive. Les articles facturables avant cette date ne seront pas pris en compte dans la période de facturation. Tous les articles non facturés seront repris si la date de facturation rétroactive n’est pas sélectionnée. |
| Date de début | Sélectionnez la date de début de la période de facturation. |
| Date de fin | Sélectionnez la date de fin de la période de facturation. |
| Date de la facture | Sélectionnez la date de la facture, c’est-à-dire la date à laquelle les transactions seront enregistrées dans le grand livre et le livre auxiliaire. |
| Description | Saisissez une description de la période de facturation. |
4. Si vous créez une période de facturation avec la Gestion des articles facturables et que vous utilisez des filtres de payeur, vous avez la possibilité de confirmer la création de la période de facturation et de générer une facture en même temps, en sélectionnant Sauvegarder et générer. Sinon, vous pouvez sélectionner Sauvegarder dans la liste déroulante.
Créer une période de facturation à partir d’une période existante
Les utilisateurs peuvent créer une nouvelle période de facturation sur la base d’une période existante en sélectionnant Créer la suite dans la liste déroulante de la période, puis en ajustant les champs de la boîte de dialogue si nécessaire.
La période de facturation que vous créez conserve automatiquement les filtres de la période de facturation initiale (par exemple, succursale, fréquence de facturation, bailleurs de fonds, type de bailleurs de fonds, groupe de clients). Les dates seront dûment répercutées sur la nouvelle période de facturation en fonction des fréquences et des dates de la période initiale.
Recherche d’une période de facturation
Pour visualiser et rechercher des périodes de facturation, utilisez les options de filtrage de la grille en sélectionnant le bouton icône. Tous les filtres marqués du symbole + sont à sélection multiple, ce qui signifie que vous pouvez choisir plusieurs options dans ce filtre spécifique.
Options de période de facturation à partir de la grille
Cliquez sur la flèche vers le bas situé à côté de Afficher si vous souhaitez modifier ou supprimer la période de facturation, ou sélectionnez Limiter les nouveaux quarts si vous souhaitez empêcher la création de nouvelles visites au cours de la période de facturation.
Remarque : Vous ne pouvez modifier que la période de facturation la plus récente pour la succursale et la fréquence. Vous pouvez modifier la date de la facture et la date de fin, ainsi que la date de début (s’il s’agit de la première période de facturation de la succursale et de la fréquence), à condition qu’aucune facture n’existe pour la période de facturation. Si les factures ont déjà été générées pour la période de facturation, vous ne pourrez pas les modifier.
Vous pouvez seulement supprimer une période de facturation si les factures n’ont pas encore été générées pour la période et qu’il s’agit de la période de facturation la plus récente pour cette fréquence de facturation de l’agence/succursale.
L’état dans la colonne Tâche d’arrière-plan fait référence à l’état des processus de génération et de régénération des factures. Si l’état A ÉCHOUÉ(E) ou RÉUSSITE PARTIELLE est affiché, vous pouvez cliquer sur pour afficher plus de détails.
La fenêtre de dialogue Rapport de la tâche d’arrière-plan offrira davantage d’informations concernant le client et l’erreur en particulier qui a causé l’échec de la tâche.
Générer des factures et examiner la liste de factures
Lorsque vous êtes prêts à effectuer le processus de facturation, cliquez sur Afficher pour ouvrir la période de facturation. Remarque : Si votre organisation comporte plusieurs bureaux, l’application passera à la succursale associée à la période de facturation et filtrera le contenu en conséquence.
En cliquant sur Afficher, vous ouvrirez l’onglet Visites de la période de facturation. De là, vous pouvez approuver toutes les visites et les primes comprises dans la période de facturation et résoudre toute visite non planifiée dans l’onglet Visite non planifiée.
Lorsque vous avez fini d’approuver les articles sources, cliquez sur l’onglet Factures et sélectionnez Générer des factures. Cette action créera une tâche d’arrière-plan pour générer les factures pour tout élément facturable associé à la fréquence de facturation qui n’a pas encore été facturé.
Dès que vous cliquez sur Générer les factures pour les articles sources approuvés, le système vérifiera chaque élément facturable d’une période de facturation pour vérifier s’il est associé à un programme des payeurs configuré sur le profil du client ou s’il utilise un payeur unique comme méthodologie de souscription. Si l’élément est associé à un programme, le système vérifiera de quelle manière l’élément devrait être facturé, conformément aux règles de garantie paramétrées pour le programme. Les taux appliqués à chaque élément seront déterminés par le bailleur de fonds évaluateur sélectionné pour le service ou la prime de facturation du client.
Si l’état de la tâche de génération en arrière-plan est RÉUSSITE PARTIELLE ou A ÉCHOUÉ(E), une icône informative apparaîtra à côté de l’état. Cliquez sur l’icône pour afficher le Rapport de la tâche d’arrière-plan et identifier les programmes causant des erreurs lors de la génération de la facture.
Une fois le travail de génération en arrière-plan terminé, la liste des factures affiche le numéro et la version de la facture, le nom du client, le payeur, la méthodologie de souscription (assurance dépendance, payeur unique, co-paiement, etc.), le nom du programme (applicable uniquement aux programmes multipayeurs), l’ID de la facture principale (applicable uniquement aux programmes multipayeurs), l’état de la facture, le solde actuel et le montant total facturé pour chaque facture individuelle au cours de la période de facturation.
Vous pouvez filtrer cette liste par numéro de facture, nom du client, état de la facture, groupe de clients, nom du programme, méthodologie de souscription, destinataire de la facture, identifiant de la facture principale et fourchette du montant du solde. Cette liste triera, par défaut, tous les états autres que Annulé et Supprimé.
Au haut de la liste, vous verrez les boutons Créer des PDF, Télécharger des PDF, Annuler, Envoyer (confirmer)*, Supprimer et Régénérer les factures. Vous pouvez utiliser ces boutons pour effectuer des actions par lot sur les factures de cette liste :
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Créer des PDF : ce bouton vous permet de créer une version PDF de la facture pouvant être téléchargée ou envoyée par courriel à partir d’AlayaCare. Les modèles disponibles pour les PDF sont Facture standard AlayaCare et Facture standard AlayaCare avec page de synthèse.
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Télécharger les PDF : après avoir créé un fichier PDF pour une facture, vous pouvez le télécharger pour le sauvegarder ou l’envoyer à l’extérieur d’AlayaCare. Lors du téléchargement de factures PDF par lot, vous pouvez choisir de les télécharger sous forme de fichier PDF unique ou de dossier zip.
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Annuler : ce bouton vous permet d’annuler des transactions de vente associées avec les factures Envoyé (confirmé) sélectionnées et de modifier leur état pour Annulé.
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Envoyer (confirmer) : ce bouton vous permet de marquer les brouillons de factures sélectionnées comme envoyé (confirmé) pour indiquer qu’elles ont été envoyées aux payeurs. Une transaction de vente sera créée dans le livre auxiliaire pour chacune des factures.
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Supprimer les factures : ce bouton vous permet de supprimer tous les brouillons de facture sélectionnée pour la période de facturation.
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Régénérer les factures : ce bouton vous permet de supprimer les brouillons de facture sélectionnée et de relancer les tâches en arrière-plan pour prendre en compte les articles sources. Le numéro de version de la facture de chaque brouillon de facture individuelle sera indiqué dans le numéro de facture.
Lors de la sélection d’actions par lot, toutes les factures pour lesquelles une action ne peut pas être appliquée seront triées (p. ex. seules les factures à l’état Brouillon peuvent être supprimées, envoyées [confirmé] ou régénérées, et seules les factures envoyées peuvent être Nulles). Tout filtre sélectionné demeure en vigueur lors de l’application des actions (p. ex. si vous avez effectué un tri pour un client spécifique et sélectionnez ensuite Créer des PDF, les PDF seront seulement créés pour les factures de ce client).
Après avoir cliqué sur le bouton, vous pourrez sélectionner les factures auxquelles appliquer les actions en cochant les cases à côté de chaque facture à inclure ou en cochant la case dans le coin supérieur gauche pour les sélectionner toutes. Cliquez ensuite sur le bouton bleu.
Pour effectuer des actions sur une facture en particulier, cliquez sur la flèche vers le bas situé à côté d’Afficher. Pour les factures à l’état Brouillon, vous pourrez sélectionner Envoyer (confirmer), Supprimer, Regénérer ou Exporter des PDF. Pour les factures à l’état Envoyé (confirmé), vous pourrez sélectionner Annuler. Remarque : Ces actions peuvent être accomplies à partir de cette liste pour les factures dont l’état est Supprimé, Payé, Amorti(e), Annuler ou Copié.
Rappel : Cliquer à nouveau sur Générer les factures créera de nouvelles factures pour tous les articles facturables associés à une méthodologie de souscription de programmes à payeur unique ou à plusieurs payeurs et dont la fréquence de facturation ne possède aucune facture pour la période de facturation en cours et créera de nouvelles factures pour les articles récemment approuvés qui possèdes des factures à l’état Envoyé pour ladite période de facturation. Cette action ne modifiera aucune facture à l’état Brouillon. Si vous possédez de nouveaux articlessources approuvés devant être inclus dans une Brouillon de facture existante, vous devriez sélectionner Régénérer plutôt que Générer des factures.
Examiner les factures individuelles
Pour examiner les factures individuelles, cliquez sur Afficher de la facture principale à examiner. Remarque : Une facture unique s’ouvrira si la méthodologie de souscription des articles facturables est payeur unique ; une facture principale s’ouvrira pour les autres programmes de payeurs.
Cette action ouvrira un écran affichant l’état de la facture, le sommaire de la période de facturation, le sommaire du programme de payeurs et les détails de la facture pour les destinataires, ainsi qu’une liste de tous les articles facturables inclus dans les factures.
Exemple de programme à payeurs multiples :
Exemple de payeur unique :
Programme de payeurs seulement : l’état de la facture principale dépend de l’état de toutes les factures pour ce client et ce programme. Si toutes les factures ont le même état (brouillon, supprimé, envoyé [confirmé], payé, amorti(e) ou annuler), cet état s’affichera dans la liste des factures. Si au moins une facture possède l’état Payé, Amorti(e) ou Copier, l’état de la facture principale sera Envoyé. Remarque : La facture principale ne peut pas avoir l’état Copié.
Selon l’état de la facture principale, divers boutons seront disponibles (Supprimer, Envoyer [confirmer] et Regénérer si l’état est Brouillon et Annuler si l’état est Envoyé). Créer des PDF sera disponible pour toutes les factures, quel que soit leur état. Remarque : Si vous utilisez ces boutons, les actions seront effectuées sur les factures des payeurs et du garant (en d’autres mots, vous ne pourrez pas supprimer/régénérer/envoyer une facture individuelle à partir de ces boutons.
Remarque importante : Si vous sélectionnez Créer un PDF au niveau de la facture principale ou individuelle, vous ne pourrez pas télécharger votre exportation à partir de cet écran. Vous devez retourner à la liste des factures et sélectionner le bouton Télécharger les PDF pour extraire les fichiers créés. Notre équipe cherche actuellement à améliorer ce flux de travail.
Dans la section Détails de la facture, vous verrez les détails des factures générées [une ou plusieurs dépendants s’il y a un payeur individuel ou plusieurs payeurs]. Le Numéro de la facture, ainsi que le Nom du payeur/garant, le Montant de la facture, le Montant exigible et tout Paiement ou Ajustement du payeur/garant seront affichés. Si les factures ont été régénérées pour tenir compte des modifications apportées aux articles sources, le numéro de version sera indiqué dans les numéros de facture [53 v.0, 53 v.1, etc.].
Ajouter des frais divers
Pour les factures à l’état Brouillon, vous pourrez ajouter des frais divers aux factures individuelles à partir de la section Détails de la facture. Pour ajouter un frais, cliquez sur le bouton Ajouter une charge diverse.
Pour les factures à un seul payeur, le bouton apparaît au haut de l’écran.
Dans la fenêtre de dialogue, Ajouter une charge diverse, saisir une Description des frais ajoutés. La description apparaîtra sur la facture.
Sélectionnez la date de référence, le compte Recettes du GL et, le cas échéant, un Centre de coûts. La date de référence sera la date affichée correspondant au frais sur la facture. Remarque : seules les dates se trouvant dans la période de facturation en cours peuvent être sélectionnées. Le champ Centre de coûts ne s’affichera que si les centres de coûts sont configurés pour votre organisation.
Saisir la Quantité et le Taux des frais. La quantité doit être supérieure à 0 et contenir jusqu’à 2 décimales. Une fois saisi, le Sous-total [excluant les taxes] apparaîtra ci-dessous.
Enfin, sélectionnez une ou plusieurs Taxes applicables au frais, le cas échéant. Les taxes applicables pouvant être sélectionnées correspondront aux taxes applicables à la succursale à laquelle le programme de payeurs appartient. Les Taxes totales et le montant Total des frais [incluant les taxes] apparaîtront dans les champs correspondants.
Enfin, cliquez sur Sauvegarder. Les frais seront ajoutés à une liste de Charge diverse dans la section Articles facturable de la facture.
Remarque : Pour les programmes de co-contribution des payeurs, les contributions seront inscrites comme frais divers de type automatique.
Examiner les articles de facturation d’une facture
Dans la section Articles de facturation, les articles facturables seront répartis entre Articles facturés et Articles facturés séparés selon quel élément est couvert par un seul ou plusieurs payeurs.
Le type, l’identifiant de référence, la date de service, l’heure prévue, l’employé [le cas échéant], la quantité, le taux, la description du service, les payeurs, le montant et le coût total facturé seront indiqués pour chaque élément. Vous pourrez également cliquer sur un hyperlien vers l’élément facturable dans le champ Identifiant de référence pour afficher plus de détails sur la visite ou la prime.
Pour les Articles facturés couverts par un programme de payeurs sur un brouillon de facture, vous pouvez modifier quel payeur devrait se voir facturer l’élément en cliquant sur l’icône de crayon. Vous pourrez sélectionner le payeur de la police/du contrat ou le garant comme payeur.
Pour les Articles facturés séparés couverts par un programme de payeurs sur un brouillon de facture, vous pouvez modifier la quantité du coût total de l’élément à payer par chaque payeur inscrit au programme et par le garant en cliquant sur l’icône de crayon de la colonne Payeur. Vous pourrez ensuite saisir le montant que chaque payeur inscrit au programme et que le garant se verra facturer.
Envoyer [confirmer] une facture
Si vous êtes prêt à finaliser une facture/facture principale, sélectionnez le bouton Envoyer [confirmer].
Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Envoyer pour confirmer la facture.
Une fois qu’une facture est confirmée, une opération commerciale sera créée dans le livre auxiliaire.
Ajouter une transaction à une facture.
Une fois qu’une facture est envoyée [confirmée], vous pouvez y ajouter des transactions supplémentaires au besoin.
Remarque : Vous devez occuper un rôle disposant de l’ACL Gérer les transactions pour voir le bouton +Ajouter une transaction.
Pour ajouter des transactions [à une facture, sélectionner le bouton +Ajouter une transaction. Pour les factures à un seul payeur, le bouton se trouve au haut de la page.
Pour les factures du programme de payeurs, le bouton se trouve au niveau de la facture du payeur individuel.]
Dans la fenêtre de dialogue, sélectionner le Type de transaction [paiement, radiation ou note de crédit] et renseigner les champs requis. Enfin, cliquez sur Sauvegarder.
Après la sauvegarde, le solde de la facture sera mis à jour pour refléter la transaction.
*Remarque importante sur la terminologie de la facturation
Au cours des prochains mois, AlayaCare modifiera la terminologie pour la finalisation d’une facture et la création d’une transaction de vente dans le livre auxiliaire d’envoyer à confirmer dans le nouveau module de facturation. L’état Envoyé de la facture sera progressivement remplacé par Confirmé afin d’éviter toute confusion quant à la réussite de l’envoi d’une facture par courriel à partir de l’application avec la venue de l’envoi groupé de factures par courriel. Pendant la phase de transition, les deux mots seront affichés dans l’interface pour commencer à sensibiliser les utilisateurs au nouveau terme. Par exemple, dans les nouvelles périodes de facturation, l’état de facture Envoyé est affiché comme Envoyé [confirmé] et le bouton Envoyer apparaîtra comme Envoyer [confirmer].
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