Comment utiliser des modèles personnalisés pour les exportations par lots de clients?

Pour les documents cliniques inclus dans les exportations de lots de clients, vous avez la possibilité de créer et de télécharger vos propres modèles pour certains types de documents à utiliser dans le lot PDF au lieu des modèles standard AlayaCare qui sont utilisés par défaut. Vous pouvez gérer les modèles cliniques personnalisés à partir de l’onglet Modèles de documents sous Paramètres.

Vous pouvez utiliser des modèles personnalisés pour les sections suivantes des exportations par lots de clients :

• Plan de traitement
• Pièces jointes de la visite
• Sommaire quotidien
• Page de couverture
• Détails des tâches de service
• NOUVEAU : Dossier d’administration des médicaments

⚠️ Veuillez noter que les modèles cliniques personnalisés ne s’appliquent qu’aux documents PDF générés dans le cadre des exportations par lots des clients. La documentation clinique imprimée à partir d’autres zones de l’application continuera à utiliser les modèles standard d’AlayaCare.

Commutateur de fonctionnalité

Pour utiliser cette fonctionnalité, l’indicateur de fonctionnalité Modèles de formulaires personnalisés doit être activé dans Paramètres>Fonctionnalités.

Rôles et permissions

Pour gérer les modèles d’exportation par lots des clients, les employés doivent avoir un rôle dans lequel les ACL suivants sont activés :

• Flux de travail>Afficher/modifier les modèles de documents personnalisés : permet aux employés d’accéder à l’onglet Modèles de documents et de visualiser et télécharger des modèles. Cette autorisation est également utilisée pour les modèles de formulaires personnalisés.
• Client>Afficher/modifier les modèles de documents personnalisés : permet aux employés de télécharger et de supprimer les modèles de documents personnalisés pour les exportations par lots des clients.

Création des modèles personnalisés

Avant de télécharger un modèle personnalisé à utiliser avec les exportations par lots des clients, vous devrez concevoir le modèle pour déterminer à quoi ressemblera la sortie finale et vous assurer que les données peuvent être mappées à partir d’AlayaCare vers les champs corrects du modèle.

AlayaCare utilise Docmosis comme logiciel de génération de documents. Pour créer un modèle personnalisé pour les exportations par lots de clients, vous devrez suivre la syntaxe et les conventions de Docmosis pour faire correspondre les données d’AlayaCare aux champs du modèle (comme pour la création de modèles de formulaires personnalisés). Pour obtenir les meilleurs résultats, AlayaCare recommande que les modèles Docmosis soient conçus à l’aide du traitement de texte libre LibreOffice (format .odt). Toutefois, il est également possible de créer les modèles à l’aide de Microsoft Word (format .doc ou .docx).

Après avoir conçu votre modèle dans LibreOffice ou Microsoft Word, vous devez saisir la syntaxe Docmosis appropriée pour les différents types d’entités dans le modèle à tous les endroits où vous souhaitez que les données d’AlayaCare soient introduites. Pour plus d’informations sur la création de modèles Docmosis ainsi qu’une liste complète de la syntaxe Docmosis correcte pour les entités AlayaCare disponibles dans les modèles cliniques, veuillez vous référer au guide joint à cet article.

Si vous souhaitez apporter des modifications à un modèle par défaut AlayaCare existant et éviter d’avoir à insérer toute la syntaxe Docmosis vous-même, vous pouvez télécharger des modèles par défaut, apporter des modifications de formatage ou supprimer des sections si nécessaire, puis enregistrer une nouvelle version à télécharger en tant que nouveau modèle par défaut.

Par exemple, si vous ne souhaitez pas que toutes les informations contenues dans le modèle de plan de traitement standard d’AlayaCare soient incluses dans votre modèle de plan de traitement, il vous suffit de supprimer les sections que vous ne souhaitez pas, d’enregistrer une nouvelle version et de télécharger le nouveau modèle pour qu’il devienne le modèle par défaut pour les plans de traitement.

Voir la section suivante pour plus de détails sur la manière de télécharger un modèle.

Gestion des modèles personnalisés dans AlayaCare

Pour gérer les modèles de documents cliniques dans AlayaCare, allez dans Paramètres>Modèles de documents. À partir de là, vous pouvez télécharger des modèles personnalisés pour différents types de documents cliniques inclus dans les exportations de lots de clients générées à partir de Clients>Graphiques des clients.

Dans cet écran, vous verrez une liste de tous les modèles standard d’AlayaCare qui sont utilisés pour les différentes sections des exportations de lots de clients. Avant que votre organisation n’ajoute ses propres modèles, les modèles standard seront définis par défaut pour chaque catégorie de document.

Vous verrez des modèles par défaut pour la page de couverture, le plan de traitement, les pièces jointes de la visite, le résumé quotidien, les détails des tâches de service et les sections du dossier d’administration des médicaments dans les exportations de lots de clients. Des modèles par défaut sont également disponibles pour les signatures de visite et le plan de traitement. Toutefois, ces sections ne sont pas encore disponibles dans le cadre des exportations par lots des clients.

Vous pouvez filtrer la liste des modèles par nom ou par catégorie.

Pour ajouter un nouveau modèle, cliquez sur +Ajouter un modèle.

Ensuite, cliquez sur Télécharger un fichier pour sélectionner un fichier au format .doc,. docx ou .odt à télécharger et sélectionnez une catégorie de document (page de couverture, résumé quotidien, plan de traitement, détails des tâches de service, pièces jointes de la visite, ou le dossier d’administration des médicaments).

Cochez cette case si vous souhaitez faire de ce modèle le modèle par défaut pour la catégorie de documents sélectionnée. Enfin, cliquer sur Sauvegarder.

Après avoir téléchargé un modèle personnalisé, vous pourrez voir le nom, la catégorie de document et le statut par défaut du modèle téléchargé, ainsi que le nom de l’utilisateur qui a téléchargé le modèle et la date et l’heure du téléchargement.

Lorsque plusieurs modèles sont disponibles pour une catégorie de document, vous pouvez modifier la valeur par défaut en cliquant sur Supprimer la valeur par défaut du modèle par défaut actuel ou sur Rendre par défaut valeur par défaut du modèle que vous souhaitez définir comme nouveau valeur par défaut.

Pour tous les modèles personnalisés ou standard, vous pouvez cliquer sur Télécharger pour télécharger une copie du modèle.

Tous les modèles personnalisés que vous téléchargez peuvent être supprimés de la liste en sélectionnant Supprimer. Les modèles standard d’AlayaCare ne peuvent pas être retirés de la liste.

Après avoir configuré un modèle personnalisé, lorsque vous générez et téléchargez un nouveau lot d’exportation de documents clients dans Clients>Graphiques des client, les documents PDF contenus dans le dossier zip utiliseront le nouveau modèle défini comme valeur par défaut pour leur catégorie de document.

Considérations multibureaux : les modèles cliniques personnalisés stockés dans les paramètres des documents sont adaptés aux bureaux multiples, ce qui signifie que vous pouvez choisir de définir différents modèles par défaut pour les catégories de documents au niveau de chaque branche.

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