Jeux de règles et types de règles

Les jeux de règles sont utilisés lors du processus de vérification des visites pour associer les exceptions aux motifs et résolutions appropriés.

Les types de règles représentent tous les détails applicables à un jeu de règles spécifique.

Quels types de règles peuvent être ajoutés aux jeux de règles?

En fonction des jeux de règles configurés par votre organisation, les types de règles suivants peuvent être ajoutés lors de la configuration de la vérification des visites.

• Emplacement de pointage d’arrivée incorrect
• Numéro de téléphone du domicile incorrect lors du pointage d’arrivée
• Numéro de téléphone du domicile incorrect lors du pointage de départ
• Pointage d’arrivée de l’application Web
• Pointage de départ de l’application Web
• Début précoce
• Début tardif
• Date de visite incorrecte
• Fin précoce
• Fin tardive
• Aucun pointage de départ
• Visite de courte durée
• Visite de longue durée
• Aucune séance de travail
• Séances de travail multiples
• Mauvais employé
• Interventions inachevées
• Visite annulée
• Formulaires de visite
• Prime de visite ajoutée
• NOUVEAUTÉ : Notes de visite
• Aucun bailleur de fonds
• Chevauchement des séances de travail du client

Emplacement de pointage d’arrivée incorrect

Cette exception sera invoquée au cours du processus de vérification si la distance entre la position GPS capturée lorsqu’un fournisseur de soins pointe l’arrivée à l’aide d’un appareil mobile et l’adresse où la visite est prévue dépasse la distance autorisée configurée comme seuil pour cette exception. L’exception est également invoquée si aucune position GPS n’a été capturée au moment du pointage d’arrivée ou si le lieu de la visite n’est pas disponible. Saisissez un seuil qui correspond à la distance maximale où le pointage d’arrivée peut avoir lieu par rapport à l’adresse de visite. Les valeurs seuils sont mesurées en kilomètres (km) ou en miles (mi), en fonction de la configuration de votre entreprise dans Paramètres>Emplacement>Format de l’heure. Remarque : Ce type de règle ne considère que les pointages de départ provenant de l’application mobile.

Emplacement de pointage de départ incorrect

Cette exception sera également invoquée si la distance entre la position GPS capturée lorsqu’un fournisseur de soins pointe le départ à l’aide d’un appareil mobile et l’adresse où la visite est prévue dépasse la distance autorisée configurée comme seuil pour cette exception. L’exception est également invoquée si aucune position GPS n’a été capturée au moment du pointage de départ ou si le lieu de la visite n’est pas disponible. Saisissez un seuil qui correspond à la distance maximale où le pointage de départ peut avoir lieu par rapport à l’adresse de visite. Les valeurs seuils sont mesurées en kilomètres (km) ou en miles (mi), en fonction de la configuration de votre entreprise dans Paramètres>Emplacement>Format de l’heure. Remarque : Ce type de règle ne considère que les pointages de départ provenant de l’application mobile.

Numéro de téléphone du domicile incorrect lors du pointage d’arrivée

Cette exception sera invoquée si le système de réponse vocale dialoguée a été utilisé pour pointer l’arrivée à une visite et que le numéro de téléphone utilisé pour le pointage ne correspond pas au numéro de téléphone du domicile figurant dans le profil du client. Aucun seuil n’est requis pour ce type de règle.

Numéro de téléphone du domicile incorrect lors du pointage de départ

Cette exception sera invoquée si le système de réponse vocale dialoguée a été utilisé pour pointer le départ d’une visite et que le numéro de téléphone utilisé pour le pointage ne correspond pas au numéro de téléphone du domicile figurant dans le profil du client. Aucun seuil n’est requis pour ce type de règle.

Pointage d’arrivée de l’application Web

Cette exception sera invoquée si l’application Web a été utilisée pour pointer l’arrivée à une visite. Aucun seuil n’est requis pour ce type de règle.

Pointage de départ de l’application Web

Cette exception sera invoquée si l’application Web a été utilisée pour pointer le départ à une visite. Aucun seuil n’est requis pour ce type de règle.

Début précoce

Cette exception sera invoquée si un fournisseur de soins se présente à une visite avant l’heure de début prévue, en dépassant le nombre de minutes autorisé configuré comme seuil. Saisissez un seuil en minutes équivalant à la période pendant laquelle le pointage d’arrivée doit avoir lieu avant l’heure de début programmée de la visite.

Début tardif

Cette exception sera invoquée si un fournisseur de soins se présente à une visite après l’heure de début prévue, en dépassant le nombre de minutes autorisé configuré comme seuil. Saisissez un seuil en minutes équivalant à la période pendant laquelle le pointage d’arrivée doit avoir lieu après l’heure de début programmée de la visite.

Date de visite incorrecte

Cette exception sera soulevée si la date à laquelle un fournisseur de soins a pointé l’arrivée à une visite ne correspond pas à la date prévue du début de la visite. Aucun seuil n’est requis pour ce type de règle.

Fin précoce

Cette exception sera invoquée si un fournisseur de soins quitte une visite avant l’heure de fin prévue, en dépassant le nombre de minutes autorisé configuré comme seuil. Saisissez un seuil en minutes équivalant à la période pendant laquelle le pointage de départ doit avoir lieu avant l’heure de fin programmée de la visite.

Fin tardive

Cette exception sera invoquée si un fournisseur de soins quitte une visite après l’heure de fin prévue, en dépassant le nombre de minutes autorisé configuré comme seuil. Saisissez un seuil en minutes équivalant à la période pendant laquelle le pointage de départ doit avoir lieu après l’heure de fin programmée de la visite.

Aucun pointage de départ

Cette exception sera soulevée si le nombre de pointages de départ et d’arrivée d’un fournisseur de soins ne correspondent pas. Aucun seuil n’est requis pour ce type de règle.

Visite de courte durée

Cette exception est invoquée si la durée enregistrée de la visite est inférieure à la durée programmée dans une mesure supérieure au pourcentage autorisé de la durée totale ou du nombre de minutes défini comme seuil. Vous pouvez choisir de fixer un seuil sous forme de pourcentage de la durée totale programmée ou sous forme de minutes. Le seuil correspond à la période maximale en deçà du temps prévu qu’une visite peut durer sans soulever d’exception.

Visite de longue durée

Cette exception est invoquée si la durée enregistrée de la visite est supérieure à la durée programmée dans une mesure supérieure au pourcentage autorisé de la durée totale ou du nombre de minutes défini comme seuil. Vous pouvez choisir de fixer un seuil sous forme de pourcentage de la durée totale programmée ou sous forme de minutes. Le seuil correspond à la période maximale au-delà du temps prévu qu’une visite peut durer sans soulever d’exception.

Aucune séance de travail

L’exception sera invoquée s’il n’y a pas de séances de travail (arrivées et départs) pour une visite. Aucun seuil n’est requis pour ce type de règle.

Séances de travail multiples

L’exception sera invoquée s’il y a plus d’une séance de travail pour une visite. Aucun seuil n’est requis pour ce type de règle.

Mauvais employé

L’exception sera invoquée si l’employé qui a pointé son arrivée ou son départ d’une visite n’est pas l’employé à qui la visite a été attribuée.

Interventions inachevées

Les utilisateurs peuvent désormais signaler les visites pour lesquelles il manque un nombre minimum d’interventions complétées (précédemment nommées « tâches de service non complétées »). Le nombre minimum d’interventions doit être configuré lors de l’utilisation de ce type de règle, comme le montre l’image ci-dessous.

Visite annulée

Auparavant, une exception était invoquée pour toutes les visites possédant des codes annulés dans le type de règle « Visite annulée ». Depuis novembre 2022, les utilisateurs peuvent désormais configurer une exception pour les visites avec des codes annulés spécifiques, et pour les visites avec des codes annulés manquants, comme le montre l’image ci-dessous. Pour toutes les options, les utilisateurs peuvent configurer l’approbation ou le rejet automatique de ces visites, ainsi que le type d’action requis (accusé de réception ou motifs).

Formulaires de visite

Une exception sera invoquée si des formulaires sont trouvés lors des visites (avec la possibilité de rechercher des formulaires ou des états spécifiques) OU s’il manque des formulaires pour la visite. Personnalisez-les pour indiquer les critères d’approbation d’une visite. Au moins l’une des deux configurations suivantes doit être définie (il peut s’agir des deux) :

• Option 1 : Signaler les visites qui ont des formulaires
  • Options
    • N’importe quel : si un ou plusieurs formulaires sont trouvés, quel que soit le formulaire, le système donnera la mention « Formulaire trouvé » à la visite et fournira la liste des noms de formulaires trouvés dans une infobulle.
    • Spécifique : si un ou plusieurs formulaires sélectionnés sont trouvés, le système donnera la mention « Formulaire trouvé » à la visite et fournira la liste des noms de formulaires trouvés à partir de la sélection dans une infobulle.
  • Signaler les visites en fonction de l'état
    1. Sans objet : Si cette option est sélectionnée, le système ne tiendra pas compte de l’état des formulaires ci-dessus avant de signaler une visite.
    2. Lorsque l’état est : ne signale une visite que lorsque les soumissions de formulaires trouvées pour une visite sont dans les états sélectionnés, en plus des critères N’importe quel et Spécifique ci-dessus. Le système marquera la visite avec la mention « État du formulaire signalé » et fournira une liste des noms et états de formulaires trouvés dans une infobulle.
    3. Lorsque l’état n’est pas : ne signale la visite que lorsque les soumissions de formulaires trouvées pour une visite n’ont aucun des états sélectionnés, en plus des critères N’importe quel et Spécifique ci-dessus. Le système marquera la visite avec la mention « État du formulaire signalé » et fournira une liste des noms et états de formulaires trouvés dans une infobulle.
• Option 2 : Signaler les visites pour lesquelles il manque des formulaires
  • Options :
    • N’importe quel : si aucun formulaire n’est trouvé pour la visite, le système donnera la mention « Formulaire trouvé » à la visite et indiquera « Aucun formulaire n’a été trouvé pour cette visite » dans une infobulle.
    • Spécifique : s’il manque des soumissions de formulaires pour un ou plusieurs des formulaires sélectionnés pour une visite, le système donnera auxdites visites la mention « Formulaire manquant » et fournira la liste des noms de formulaires manquant dans une infobulle.
    • Soumission manquante pour les formulaires ajoutés à la visite : lorsque des formulaires à remplir au cours de la visite sont ajoutés à la visite avant qu’elle ne commence, le système signalera les visites pour lesquelles il manque une soumission pour un ou plusieurs des formulaires présélectionnés. Le système signalera les visites avec « Formulaire manquant » et fournira la liste des soumissions manquantes dans une infobulle.

Exemple : si vous configurez la règle de la manière suivante avec les deux options, le système signalera les visites pour lesquelles il manque une soumission pour un ou plusieurs formulaires ajoutés à la visite ET si une soumission est présente mais n’a pas l’état Approuvé.

Prime de visite ajoutée

Une exception sera invoquée si une prime de visite est ajoutée à la visite. Aucun seuil n’est requis pour ce type de règle.

Aucun bailleur de fonds

Une exception sera invoquée si aucun financement n’est configuré pour une visite conformément à la logique du bloc de financement pour le service. Aucun seuil n’est requis pour ce type de règle.

NOUVEAUTÉ : Notes de visite

Les utilisateurs peuvent ajouter, configurer et modifier le type de règle Notes de visite, de sorte que le système puisse marquer toutes les visites assorties d’une note de visite et imposer un accusé de réception, ou l’ajout d’un motif ou d’un commentaire dans le cadre de la visite. Reportez-vous aux étapes ci-dessous pour de plus amples d’instructions.

1. Accédez à Paramètres comptables > Ensembles de règles de vérification > sélectionnez le jeu de règles à modifier ou créez-en un nouveau. Sélectionnez « + Ajouter une règle » pour ajouter un nouveau type de règle.
2. Sélectionnez « Notes de visite » et choisissez entre « Accusé de réception requis » et « Motifs requis », puis ajoutez les motifs, au besoin

Chevauchement des séances de travail du client

Cette règle permet aux clients de signaler les visites dont la séance de travail ou l’heure ajustée chevauchent la séance de travail (arrivée/départ) ou l’heure ajustée d’une autre visite pour le même client.