Aperçu de la fonctionnalité : Signatures de la visite

La fonctionnalité Signatures de la visite d’AlayaCare permet aux soignants de recueillir les signatures des clients lors des visite, ou de documenter la raison pour laquelle la signature n’a pas été recueillie, à même l’onglet des tâches de service sur les applications Web et mobile. Les renseignements concernant les signatures recueillies pourront être examinés et téléchargés à partir de l’onglet Signatures de la visite sous Documentation des soins du profil du client.

• Rôles et permissions
• Paramètres du système
• Recueillir les signatures des visiteurs sur le web
• Recueillir les signatures des visiteurs sur le mobile
• Examen des signatures des visites et impression des rapports de tâches de signature
• NOUVEAUTÉ : Impression groupée des rapports de signature de la visite par le biais des dossiers des clients

Rôles et permissions

L’ACL suivante est nécessaire pour accéder à l’onglet Signatures de la visite sur les profils des clients :

• Employé > Afficher les rapports de signature de la visite

Tous les employés qui ont accès aux tâches de service d’un client seront en mesure de compléter la tâche de signature de la visite pour les visites, à condition que la fonction de signature de la visite soit activée.

Paramètres du système

Pour configurer les paramètres du système pour les signatures de la visite, accédez à Paramètres > Paramètres du système > Paramètres de signature de la visite.

Les paramètres suivants peuvent être modifiés en fonction des préférences de votre organisation :

• Nom de la section de signature de la visite : ce champ contrôle le nom de la section qui apparaîtra dans l’onglet des tâches de service d’une visite sur les applications Web et mobile. Le nom par défaut sera Signatures de la visite.
• Nom de la signature de la visite : Ce champ contrôle le nom du champ de signature où la signature sera recueillie sur les applications Web et mobile. Le nom par défaut sera Signature du client.
• Codes de motif de la signature lors de la visite : ces codes représenteront des options à sélectionner dans la liste déroulante des codes de motif lorsqu’un fournisseur de soins n’est pas en mesure de recueillir une signature lors d’une visite. Les valeurs par défaut sont les suivantes : client physiquement incapable de signer, client ne se sentant pas bien, client refusant de signer, client absent et client endormi à la fin de la visite. Vous pouvez modifier ou supprimer ces options, ainsi qu’ajouter de nouveaux codes à la liste.
• Étiquette La signature du client peut être recueillie : cette étiquette représente le texte qui sera affiché au fournisseur de soins lorsqu’il indiquera si le client est en mesure de fournir une signature ou non. Les choix sont Oui ou Non. L’étiquette par défaut sera L’usager peut-il apposer sa signature?

Champ du contexte du formulaire : attestation de signature dans le dossier

Pour déterminer si un fournisseur de soins est tenu ou non de recueillir la signature du client lors des visites, il faut ajouter une case à cocher d’attestation de signature au dossier comme champ de contexte de formulaire dans l’onglet des données démographiques du profil du client.

Lorsque l’attestation de signature sur dossier est cochée pour un client, les employés ne seront pas invités à recueillir la signature du client lorsqu’ils pointeront l’arrivée à une visite. Si le champ n’est pas coché, la tâche de signature de la visite sera affichée dans les tâches de service que les soignants doivent accomplir pendant les visites.

Si ce champ n’a pas encore été configuré dans votre environnement, allez dans Paramètres > Contexte du formulaire et suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez Ajouter un attribut.

2. Définissez la description et la balise comme étant : possède_une_attestation_de_signature_au_dossier. Sélectionnez la case à cocher comme Type de saisie et Général comme famille. Enfin, cliquez sur OK.

3. Cochez la case sous Données démographiques du client pour le nouveau champ contextuel du formulaire.

Le champ pourra désormais être configuré dans l’onglet Données démographiques des profils de clients. Le champ sera décoché par défaut.

Recueillir les signatures des visiteurs sur le web

Si vous utilisez l’application web pour documenter les visites, la section des signatures de visite des tâches de service apparaîtra directement sous les interventions.

Après avoir pointé l’arrivée à une visite, vous pourrez cliquer pour sélectionner la tâche de signature de la visite afin de recueillir la signature du client ou sélectionner la raison pour laquelle la signature n’a pas pu être recueillie. La tâche doit être terminée pour pouvoir pointer le départ de la visite.

Lorsque vous y êtes invité, sélectionnez oui ou non pour indiquer si le client est en mesure de signer pour la visite.

Si vous sélectionnez oui, un champ de signature apparaîtra dans lequel le client pourra saisir sa signature.

si vous sélectionnez non, vous devez sélectionner un code de motif pour expliquer pourquoi la signature n’a pas pu être recueillie pendant la visite.

Vous ne pourrez pointer le départ qu’une fois que la tâche Signature aura été complétée. La seule exception à cette règle est la suivante : si une signature est requise et que le fournisseur de soins utilise le système de réponse vocale dialoguée, il pourra pointer le départ sans effectuer la tâche de signature. Si tel est le cas, le code de motif Pointage de départ via le système de réponse vocale dialoguée sera sélectionné automatiquement. Ce code de motif est codé de manière fixe et ne peut pas être configuré dans les paramètres du système.

Après avoir pointé le départ, vous ne pourrez pas apporter de modifications à la tâche de signature.

Recueillir les signatures des visiteurs sur le mobile

Si vous utilisez l’application mobile pour recueillir les signatures pendant les visites, ouvrez une visite et accédez à l’onglet des tâches de service.

Après avoir pointé l’arrivée à une visite, vous pourrez appuyer pour sélectionner la tâche de signature du client sous les signatures de visite pour recueillir la signature du client ou sélectionner la raison pour laquelle la signature n’a pas pu être recueillie. Cette tâche doit être effectuée pour pointer le départ de la visite.

Lorsque vous y êtes invité, sélectionnez oui ou non pour indiquer si le client est en mesure de signer pour la visite.

Si vous sélectionnez oui, un champ de signature apparaîtra dans lequel le client pourra saisir sa signature. Cliquez sur Soumettre pour compléter la tâche Signature.

si vous sélectionnez non, vous devez sélectionner un code de motif pour expliquer pourquoi la signature n’a pas pu être recueillie pendant la visite. Cliquez sur Soumettre pour compléter la tâche Signature.

Vous ne pourrez pointer le départ qu’une fois que la tâche Signature aura été complétée.

Examen des signatures des visites et impression des rapports de tâches de signature

Pour examiner les signatures recueillies lors des visites des clients et imprimer des rapports sur les tâches de signature, accédez à l’onglet signatures des visites sous la rubrique documentation des soins dans le profil du client.

Chaque visite sera répertoriée avec un identifiant de rapport, la date et l’heure de début de la visite (selon l’heure à laquelle l’employé a pointé son arrivée pour la visite), la date et l’heure de fin de la visite (selon l’heure à laquelle l’employé a pointé son départ pour la visite), le service, le nom de l’employé, l’état de la signature (requis ou non requis selon que l’attestation de signature au dossier n’est pas cochée ou cochée) et l’acquisition de la signature (acquise, non acquise ou attestation de signature au dossier).

Si une signature était requise mais n’a pas été obtenue lors d’une visite, vous pouvez survoler l’icône   pour afficher le code de motif sélectionné par le fournisseur de soins.

Vous pouvez trier la liste des signatures de visite par date de début ou de fin de visite, par état de signature (tous, requis ou non requis), par acquisition de signature (tous, acquis ou non acquis) et par services au client.

Sélectionnez imprimer tout pour télécharger ou imprimer les rapports de tâches de signature pour toutes les visites ou sélectionnez imprimer pour les signatures de visites individuelles. Si des critères de tri sont appliqués à la liste, ils seront pris en compte si l’option Tout imprimer est sélectionnée.

Dans la fenêtre de la tâche d’impression de la signature, téléchargez le fichier au format PDF, ou imprimez le document.

Le rapport contiendra les renseignements suivants :

• Nom de l’agence : le nom de l’agence saisi dans Paramètres>Renseignements sur les agences > Renseignements généraux.
• Adresse de l’agence : l’adresse de l’agence saisie dans Paramètres>Renseignements sur l’agence>Adresse.
• Logo de l’agence : l’adresse de l’agence saisie dans Paramètres>Renseignements sur l’agence > Logo.
• Date et heure de la visite : La date et l’heure de début et de fin de la visite planifiée
• Date et heures d’arrivée/départ : Les heures d’arrivée et de départ enregistrées pour la visite.
• Nom du client : Prénom et nom du client.
• Adresse du client : Adresse du client, tirée de l’onglet Données démographiques de son profil.
• Signature du client : la signature du client recueillie pendant la visite, le cas échéant.
• État de la signature : requis ou non requis, selon que la case a l’attestation de signature sur le fichier est cochée ou non.
• Motif pour lequel la signature n’a pas été obtenue : le code de motif sélectionné si une signature n’a pas été obtenue pendant la visite ou l’attestation de signature dans le dossier si l’attestation de signature dans le dossier est cochée.
• Nom de l’employé : le nom de l’employé qui a effectué la visite.
• Service : le service client pour lequel la visite a été effectuée.
• Interventions : les interventions prévues pour la visite seront répertoriées avec une coche si elles sont requises et réalisées. Si l’intervention n’a pas pu être réalisée, le commentaire fourni sera répertorié comme note explicative.

Les renseignements seront affichés dans le modèle PDF ci-dessous :

NOUVEAUTÉ : Impression groupée des rapports de signature de la visite par le biais des dossiers des clients

Depuis janvier 2023, les administrateurs qui souhaitent imprimer des rapports de signature de visite ont accès à une fonctionnalité qui accroît leur efficacité. Un module Signatures de la visite sera accessible dans la fonctionnalité Dossiers des clients, où les utilisateurs pourront procéder à l’impression groupée des rapports de signature des visites pour un certain nombre de client dans une plage horaire donnée.

Commencer

Pour commencer, accédez à Prestation des soins > Signatures. Les rapports de signature des visites peuvent être consultés ou téléchargés au format PDF, individuellement ou en bloc, pour chaque profil de client.

Si un administrateur souhaite télécharger les rapports de signature de visite en format PDF pour plusieurs clients à la fois, il doit utiliser la fonction Dossiers des clients.

Les administrateurs doivent ensuite créer une nouvelle exportation groupée de fichiers clients en définissant les paramètres de date.

Les administrateurs doivent ensuite définir les filtres appropriés pour sélectionner les clients nécessaires à l’exportation groupée. Si les signatures de visite doivent être envoyées avec les factures à un payeur, l’administrateur peut spécifier le bailleur de fonds lors de la sélection des clients. Une fois les clients sélectionnés dans la grille de données, cliquez sur « Sélectionner les clients ».

Les administrateurs doivent ensuite ajouter les filtres appropriés pour sélectionner les visites nécessitant des rapports de signatures. Si les signatures de visites doivent être envoyées avec les factures à un payeur, l’administrateur de la facturation peut sélectionner les visites « approuvées » à l’aide du filtre « Approbation des visites ». Cela garantit que seules les visites dont la facturation a été approuvée sont accompagnées du PDF de signature de la visite correspondant dans ce lot. Une fois les visites sélectionnées, cliquez sur « Sélectionner les visites ».

Les utilisateurs devraient alors réviser et achever le lot.

Attention, le modèle standard de signature de visite peut être téléchargé via Paramètres > Modèles de documents. Le fichier ODT peut être modifier à l’aide de Libre Office. Les points de données pouvant être inclus dans le modèle sont identiques à ceux du modèle de tâche de service mentionné dans cet article.

Une fois les modifications terminées, téléchargez le modèle personnalisé dans la catégorie Signature de la visite et définissez-le comme modèle par défaut pour pouvoir l’utiliser directement pour chaque nouveau lot. Le modèle personnalisé, défini par défaut, sera également applicable pour l’impression du rapport sur le profil individuel du client, dans le module Signature de la visite.